Всё, что менеджеру проектов нужно знать о Lean (бережливом производстве)

Как писала Каренина в письме к Мерилин, вы совсем упоролись по аджайлу и Lean.

фольклор

Обычно, когда на собеседовании пиэма спрашивают о методологиях, достаточно отбарабанить кандидатский минимум: скрам, канбан, ватерфол, обязательно с оговорками о том, что является методологией, что фреймворком и так далее.

Давайте поговорим о такой штуке как Lean, которая идёт сверх этого минимума.

Определение и история вопроса

Lean Management — философия управления компанией или проектами, направленная на оптимизацию процессов, снижение издержек и повышение продуктивности.

Бережливое производство придумали на заводе Toyota для оптимизации процессов, сокращения потерь, улучшения взаимодействия с поставщиками и других хороших вещей. Про это можно почитать в книге Джеффри Лайкера «The Toyota Way».

Американские автопромышленники, познакомившись с дао Тойота, сильно впечатлились и решили разобраться в вопросе, чтобы внедрить подобное у себя. В частности, в движухе участвовали Джеймс Вумек, Дэниел Джонс и Дэниел Рус, они запустили исследовательский проект для того, чтобы понять, можно ли смапить методологию на неяпонские производства. Тогда же родился термин lean production.

Смысл Lean – максимизировать пользу для компании и потребителя, минимизировать потери. Большая часть методов Lean сосредоточена на том, чтобы убрать все виды потерь из производства. В условиях глобальной конкуренции, подход крайне интересен. Да, в современной России это звучит странно, у нас всего девять автопредприятий с отвёрточной сборкой, но надеюсь, что так будет не всегда. Да и не автопромом единым.

Преимущества Lean

  • Минимизация издержек. Убираем ненужные и вредные процессы, минимизируем ошибки, брак и движения, не приносящие ценности. Если всё это сделать, высвободится много ресурсов, которые можно пустить на что-нибудь полезное.
  • Максимизация скорости работы. Убрали лишнего — заработали быстрее.
  • Максимизация качества. В методологии есть подходы, способные значительно повысить качество продукции, а значит, авторитет производства.
  • Максимизация удовлетворённости клиентов. То, что мы производим, нужно ещё и продать, Lean этому всячески содействует.

Пять принципов бережливого производства

Определить ценность продукта

В первую очередь нужно определить заинтересованные стороны. В ряде случаев ими будут внутренние потребители из вашей компании (если вы делаете то, что я называю «сантехникой»), но чаще это всё же внешний корпоративный заказчик или обычные пользователи, которым предполагается продукт покупать.

В этом вам поможет формирование УТП — уникальное торговое предложение. Его нужно сформулировать, а потом искать матчи среди потенциальных клиентов.

УТП формулируется по следующей схеме: «Мы предлагаем (продукт или услуга), чтобы (наша целевая аудитория) могла решить (подставить проблему), и получить (уникальное преимущество), что сделает жизнь (выгода)».

Составить текущий поток производства ценности

Нужно составить карту потока ценностей — value stream mapping, или VSM. Она визуализирует текущий рабочий процесс и его идеальную версию от начала проекта до его завершения.

value stream mapping example
Пример карты потока ценности с lucidchart.com

Делают два варианта VSM: идеальный и реальный. Затем их сравнивают и оценивают, где в реальной картине мира появляются потери.

Составить улучшенный процесс производства ценности

Первые два шага представляют собой что-то вроде аудита текущего состояния дел на производстве. Дальше надо запланировать улучшения.

Нужно очень чётко понимать, что именно представляет собой основная ценность вашего продукта и сосредоточиться именно на ней.

Есть смысл логически разбить путь получения ценности на контрольные точки и отслеживать потери в них.

Предположим, у вас одинэсный франч. И вы выявили проблему — много жалоб из-за того, что зумеры-сотрудники часто опаздывают к заказчикам, они нервничают. Можно попытаться завернуть гайки дисциплины, введя штрафы (большинство российских работодателей поступят именно так), а можно напротив, заложить в стоимость часа стоимость такси до клиента1. В общем, нужно выработать план по устранению потерь.

Создать «вытягивающую» систему

Вытягивание — штука пришедшая из материальных производств, но его можно применять и в диджитале.

В системе с вытягиванием каждое последующее подразделение является «заказчиком» предыдущего и в его интересах как можно быстрее и равномернее получать результаты его производства.

А вытягивание означает производство на опережение спроса — но только того, что действительно необходимо целевому потребителю. И новый этап создания ценности никогда не начинается до сигнала о завершении предыдущего этапа.

В примере с франчем всё более-менее прозрачно, у нас компания-заказчик одинэсных услуг будет вытягивать внедренца на такси.

Постоянно совершенствовать работу над проектами

Главный принцип Lean хорошо соотносится с одним из моих главных рабочих принципов — процесс улучшений необязательно должен быть быстрым, зато он должен быть непрерывным и методичным.

Во многом необходимость постоянных улучшений диктуется постоянно изменяющейся средой и требованиями заказчиков.

Предположим, мы во франче решили проблему с опозданиями, но появилась новая проблема — внедренцы часто оказываются в ситуации, когда у них нет с собой нужной софтины, образца конфигурации или ещё какого-то инструмента. Тут же принимаем решение — выложить на сервере компании постоянно обновляемый образ флешки внедренца, а также даём возможность, залогинившись корпоративной учёткой, скачать любой компонент этого набора через интернет.

Методы и инструменты Lean

Цикл Деминга (PDCA, Plan-Do-Check-Act)

Инструмент непрерывного улучшения работы, который можно применить к разным организационным процессам. Суть в том, что участники идентифицируют проблемы, находят решения, следят за их эффективностью и при необходимости корректируют процесс. Достаточно простой инструмент, как и все реально работающие штуки.

Прочтите мою статью о цикле Деминга.

Lean Six Sigma (DMEDI)

Модель шести сигм очень похожа на цикл Деминга, но концентрируется именно на отклонениях.

Тут вам понадобятся формальные проектные метрики, которыми вы будете измерять результат. И в рамках модели вы будете исследовать, какие происходят отклонения в этих метриках и почему, ну и как это исправить.

Карта потока ценности (VSM)

Описан выше. Визуализация здорово помогает думать и анализировать.

Диаграммы Ганта

Говорят, что они устарели, но эти таблицы с колбасками всё ещё активно применяются и умирать не хотят. Штука подходит для верхнеуровневого контроля этапов. Для контроля отдельных задач есть смысл использовать канбан-доски.

Ганты можно рисовать в Экселе, скачать специальный шаблон. Но всё же удобнее это делать в специализированном софте. Для винды доминирует Microsoft Project, лучшее решение для мака, на мой взгляд — Merlin Project, в нём эти диаграммы выглядят сильно приятнее.

Канбан-доски

Канбан-доска интересна тем, что на ней визуально видно, на каком этапе сложного процесса у вас происходят затыки.

Прочтите мою статью о канбане.

Диаграмма «рыбий скелет»

Или диаграмма Исикавы. Позволяет провести глубокий анализ главных и вторичных причин проблем — а ещё выявить потенциальные риски.

Прочтите мою статью о диаграмме Исикавы.

Заключение

В общем, методологии, пришедшие из чадящих и громыхающих цехов, вполне применимы в диджитале, людьми в чёрных худи. Следуйте принципам бережливого производства, применяйте инструменты и постоянно улучшайте.

В целом, это всё, что менеджеру проектов нужно знать о Lean и бережливом производстве.


  1. Посчитав, не разойдётся ли ваша экономика в этом случае. Как детально считать экономику проектов, рассмотрю в следующих постах. ↩︎

Опубликовано

в

,

от


Подпишитесь на рассылку новых постов, чтобы их не пропускать:

Предыдущий пост
Владимир Бычко отвечает на вопросы с интервью для проверки софт-скиллз.…