Руководитель проектного офиса

Некоторые прожекты разочаровываются в профессии и мутируют в кого-то, вроде тимлидов. Кто-то хочет определять не «как», а «что» и мутирует в продакта. Но есть люди, выбравшие менеджерский путь и желающие пройти его в основном направлении, в конце которого — должность руководителя проектного офиса. Дальше уже только топ-менеджмент.

Давайте разбираться, кто такой руководитель проектного офиса, как он руководит и с какими целями, но для начала вы можете прочесть статью о том, что же такое вообще, проектный офис.

Кто такой руководитель проектного офиса

Это руководитель, который определяет стратегию компании по управлению проектами и является функциональным руководителей менеджеров проектов, либо (в более крупных проектных офисах) портфелей и программ. Всего под контролем этого руководителя может быть до нескольких сотен проектов. Иногда проектный офис делает только один портфель проектов и этот самый портфолио-менеджер одновременно является руководителем проектного офиса.

Обязанности руководителя проектного офиса

• Выбор готовых или выработка гибридных методологий управления проектами, разработка корпоративных стандартов ведения проектов.
• Кадровая работа. Наём новых руководителей проектов.
• Определение KPI для проектов, создание системы KPI для руководителей проектов.
• Систематизация разрозненных проектов, над которыми работает компания, объединение их в портфели и программы.
• Выбор и внедрение инструментов управления проектами. Сюда относятся всевозможные таск-менеджеры, рисовалки гантов, канбан-доски.
• Выработка ролевой системы проектного офиса. Какие будут должности, кто за что будет отвечать.
• Выстраивание системы коммуникаций пиэмов с внешними или внутренними заказчиками и упорядочивание этих коммуникаций. Квинтессенция пиэмов перед заказчиками, квинтэссенция заказчиков перед пиэмами.
• Мониторинг состояния дел на проектах, принятие оперативных решений, если такие необходимы.
• Верхнеуровневый риск-менеджмент, помощь пиэмам с контролем ключевых проектных рисков.
• Менторинг пиэмов.

Требования к руководителю проектного офиса

Позиция, хоть и не является С-левел, требует довольно широкого круга навыков и компетенций.

• Опыт управления проектами разного типа и объёма. Чем больше повидал кандидат в бытность рядовым пиэмом, тем лучше. У лучших кандидатов в портфолио есть и десктопный софт, и веб-приложения, и обычные сайты-лендинги-визитки, и андроид-айос, и телеграм-боты. Даже если у компании есть узкая специализация, чем эрудированнее и насмотреннее кандидат, тем лучше.
• Опыт управления портфелем проектов. Если у кандидата есть опыт руководства руководителями и управления хотя бы минимальным портфелем проектов, его можно рассматривать.
• Хорошие теоретические знания различных проектных методологий, методик, фреймворков. Кандидатский минимум — скрам-канбан-ватерфол. Желательно знать и менее распространённые и даже экзотические.
• Работа с KPI. Так как офис проектный, а не продуктовый и мы говорим не о хед оф продакт, требования предъявляются, в основном, к знанию проектных метрик. Во многом, работа руководителя портфеля и проектного офиса сводится к построению системы метрик, сбора этих метрик и принятия решения на основе метрик.
• Хорошие навыки финансового планирования. От руководителя проектного офиса могут требовать разное, но почти всегда требуют маржинальности. Проекты должны приносить прибыль, проектный офис должен приносить деньги. Если не говорить о госах, конечно, это другая планета. Выстроить схему контроля маржинальности, научить пиэмов ей пользоваться так, чтобы она строила корректные отчёты. Либо, если не умеет, уметь объяснить пиэмам, как строить нужные отчёты руками и уметь свести эти отчёты в большую страшную эксельку.
• Умение проводить исследования. Например, быстро оценить несколько таск-трекинговых систем и принять аргументированное решение, какую внедрять у себя¹. Решение имеет далеко идущие последствия, поэтому его нельзя принимать только на основании личных предпочтений, нужен трезвый объективный взгляд.
• Умение планировать, в том числе в долгосрок. Нужно уметь построить роадмап проектного офиса на год, а лучше дольше.
• Умение работать в условиях постоянных изменений и если необходимо, быть драйвером изменений. Как собственно инициированных, так и прилетевших от топ-менеджмента. Россию штормит, у всех всё всегда меняется, застывшие руководители никому не нужны.
• Умение коммуницировать и разруливать конфликты. Если подчинённый пиэм не может разрулить конфликт с заказчиком или командой, он пойдёт к руководителю проектного офиса с эскалацией и тот должен уметь помочь.
• Умение управлять стейкхолдерами, выстраивать с ними отношения.
• Продвинутые умения упорядочивать неопределённое и снимать неопределённость. Важнейший навык пиэма, руководитель проектного офиса должен обладать им просто на космическом уровне.

Зачем становиться руководителем проектного офиса

Я всегда говорю, что рост по грейду необязателен, можно до пенсии быть джуниор прожектом и испытывать по этому поводу никакого дискомфорта. Но если вы решите дойти до этой карьерной вехи, вы получите:

• Научитесь преобразовывать оргструктуры подразделений и вообще, освоите ремесло организационной трансформации.
• Будете востребованы на рынке труда. Среди рядовых пиэмов огромная конкуренция. Опытные руководители проектных офисов редки.
• Сможете свичнуться в соседнюю область, знания такого руководителя применимы не только в айти, но и других сферах: консалтинг, банки, телеком.
• Вы будете реально влиять на результаты работы компании. От ваших действий будет зависеть многое.
• Получите возможность выстраивать команду под себя. На рынке огромное количество безработных пиэмов, в том числе с солидным опытом, вы вольны выбрать наиболее подходящих под свой стиль управления.
• Зарплата. Если вы правильно относитесь к деньгам, к возрасту, в котором вы полностью дозреете до этой должности, деньги перестанут быть для вас проблемой, но зарабатывать 400-500 тыс. руб. в мес. на руки (с учётом премий) довольно приятно.

Какие недостатки у профессии руководителя проектного офиса

Сначала небольшая цитата:

Лирическое отступление – меня всегда умиляют объявления о поиске кандидатов с примерно такими обязательными требованиями: «Срочно требуется руководитель проекта. Обязателен опыт организации и оптимизации производства сухого молока, а также внедрение Lean 6 сигма, знание Aris, Business Studio, Visio. Опыт работы с сухим молоком серии AGV11s приветствуется, плюсом для кандидата является знание итальянского языка. Ненормированный рабочий день, корпоративный транспорт до офиса (Мытищи). Заработная плата от 90 тыс. руб. Уютный офис, кофе и печенье бесплатно».

e-xecutive.ru

• Цитата не шуточная. До сих пор есть генеральные директора, искренне убеждённые, что любой сотрудник его компании должен прям детально разбираться именно в его сорте шпингалетов. Как правило, они закрывают вакансии даже не месяцами, а годами. Вы можете попасть на собеседование к такому, это не добавит хороших эмоций.
• Недостаток ресурсов. Высшее руководство может оказаться любителями экономить буквально на всём и «резать косты». Большинство топов на вопрос: «Что вы будете делать, если мы вас наймём?», отвечает: «Делать то, что скажет генеральный директор и резать косты». Готовьтесь выбивать нормальные бюджеты.
• Отсутствие поддержки со стороны топ-менеджмента. Если не сложится «химия» с кем-то из руководства, работать будет трудно. Софты для РПО важны.
• Отсутствие понимания ценности ПМО. Если гендир внедрил проектный офис просто потому, что услышал об этом на тренинге, но глубоко в тему не погрузился, новая игрушка ему может надоесть и у вас снова начнутся проблемы.

---

1. Когда я работал в «Девхабе», помимо функции пиэма, выполнял работу методолога и однажды предложил команде пиэмов попробовать Merlin Project в качестве инструмента для построения гантов. Оценить плюсы-минусы, может быть, он будет в работе более удобным, чем имеющийся инструмент. Получил гору непонимания и не получил поддержку у руководства. Сейчас знаю точно — так делать нельзя. Самому оценить инструменты и волевым решением внедрить самый подходящий. ↩︎