
A capillo usque ad ungues
Для того, чтобы управлять множеством проектов и принимать осознанные, обоснованные решения, нужно уметь анализировать эффективность проекта в цифрах. Наверное, когда-нибудь я разберусь, как на практике применять метод освоенного объёма, но в этой статье будут штуки попроще.
Что такое анализ эффективности проектов и зачем он нужен
- Определяем фактические результаты работы сотрудников команды проекта.
- Выявляем точки роста.
- Проверяем, насколько правильно распределены роли.
- Обнаруживаем расхождение фактического состояния с плановым.
На основании того, что накопаем в ходе этого анализа, можно будет принять следующие решения:
- Перераспределение ресурсов. Да, девять женщин ребёнка за месяц не родят, но иногда докинуть ресурсов на проект может быть эффективным решением.
- Улучшение процедур планирования. Самый простой вариант — определение поправочных коэффициентов, которые можно применять к данным оценок сроков.
- Определение наиболее хорошо работающие конкретно в вашей компании приёмы проектного менеджмента. Я когда-то писал о важности анализа успехов, что успехи нужно анализировать так же, как провалы, это про него.
- Улучшение процедуры принятия решений.
Методы анализа эффективности проектов
В целом, есть три работающих подхода (загляните в статью о проектном треугольнике):
- Финансовый анализ. Компании существуют, чтобы зарабатывать и приносить прибыль, поэтому данные о маржинальности проекта для нас определяющие. Нужно хорошо понимать, как расходуется бюджет на разных этапах, какие происходят поступления и в каком объёме.
- Временной анализ. Зачастую дедлайны проектов привязываются к конкретным датам. При помощи временного анализа можно определить, с должной ли скоростью движется проект, всё ли мы успеваем.
- Анализ содержания. Делаем ли мы именно то, что ожидает от нас заказчик и на самом ли деле это то, что решит его реальные бизнес-проблемы.
Критерии эффективности
Успешным можно считать проект, который соответствует этим критериям:
- Попадание в бюджет. Сколько запланировали, столько потратили. Если потратили больше, вовремя пересогласовали бюджет.
- Попадание в сроки. Когда планировали сдать, тогда и сдали. Если поняли, что не успеваем, вовремя пересогласовали дедлайн.
- Попадание в качество. Сумели вычистить все дефекты в основном потоке и всё приоритетное в альтернативных потоках.
- Удовлетворённость заказчика. Очень важный критерий. Иногда проект может провалиться с точки зрения бюджета, сроков и качества, а заказчик остался удовлетворённым и планирует ещё заказывать нам проекты.
- Удовлетворённость команды. Люди не потеряли мотивацию, никто не уволился, все довольны руководителем проекта, готовы делать новые проекты с этой компанией.
Метрики эффективности проекта
IRR: Внутренняя норма доходности
Штука позволяет понять, насколько проект привлекателен для инвесторов. С помощью этой метрики можно подсчитать, какой процент прибыли способен принести проект при его полной реализации. Может быть такое, что значение этой метрики меньше, чем расширение текущего производства или вообще, выгоднее положить деньги на депозит.
Давайте разбираться, как посчитать эту метрику.
IRR=DR_1\times\frac{NPV(DR_1)}{NPV(DR_1)-NPV(DR_2)}\times(DR_2-DR_1)
Где:
- IRR — Внутренняя норма доходности.
- DR — ставка дисконтирования
- NPV — чистая текущая стоимость проекта (см. ниже).
Для подсчета IRR нужно знать:
- ставку дисконтирования;
- NPV.
Ставка дисконтирования. Это ставка, которую инвестор планирует получить от альтернативного дохода. Для расчета IRR нужны две ставки дисконтирования — низкая и высокая.
NPV. Это чистая текущая стоимость проекта. Математически NPV — это сумма дисконтированных денежных потоков, к которым относятся амортизация и разница между выручкой и расходами.
Разбираем на примере:
Предприниматель хочет открыть новую точку и вложить в неё 3 000 000 ₽ или положить деньги на депозит под 18 % годовых. Предположим, что первая ставка дисконтирования — 10 %, значение NPV при ней — 200 000 ₽, вторая ставка дисконтирования — 15 %, а NPV при ней равен −50 000 ₽.
Тогда по формуле IRR = 10 % × (200 000 ₽ / (200 000 ₽ − (−50 000 ₽))) × (15 % − 10 %) = 14 %.
Значение IRR показывает, что вложиться в точку менее выгодно, чем разместить деньги на депозите. Предпринимателю следует либо снизить расходы и увеличить ожидаемую выручку, либо отказаться от проекта в пользу более прибыльного и менее рискованного банковского вклада.
В целом, применяя эту формулу, вы уже сможете принимать решения осознанно.
IRR ещё зависит от вида бизнеса. В консервативных отраслях эта метрика может составлять 10-15 %, в быстрорастущих 20 % и больше.
Payback Period: время до выхода на окупаемость
В целом, назначение метрики понятно из названия. Инвесторы зачастую не хотят долго ждать и отдают предпочтение проектам, которые выходят на окупаемость и начинают приносить прибыль в короткие сроки.
Payback Period измеряется в периодах, обычно в годах. Чем этот показатель меньше, тем быстрее инвестиции окупятся.
Для вычисления Payback Period нужно:
- Рассчитать ежегодную или ежемесячную прибыль, которую генерирует проект.
- Суммировать доходы начиная с первого периода до тех пор, пока сумма накопленных потоков не превысит начальные инвестиции.
Payback Period имеет свои ограничения, так как не учитывает инфляцию и стоимость капитала.
Для оценки срока окупаемости нужно знать начальные вложения, среднемесячный чистый денежный поток и ставку дисконтирования.
Начальные вложения. Для того, чтобы стартовать какой-то материальный бизнес, нужно изначально вложить некоторую сумму, зачастую довольно значительную. Помещение, оборудование, лицензионные отчисления, зарплаты на первое время.
Среднегодовой или среднемесячный чистый денежный поток. Тут всё просто. Вычитаем из доходов расходы и получаем эту чиселку.
Ставка дисконтирования — показатель, который учитывает обесценивание денег с течением времени, а также возможные риски. Ставку дисконтирования берут в процентах годовых. Базово она включает в себя три компонента:
- Ключевую ставку Центробанка. На январь 2025 года это 21 % годовых.
- Коэффициент риска инвестиций. В зависимости от продукта и сферы бизнеса эта цифра варьируется от 1 до 10 % годовых. Самый низкий показатель — у бизнеса в развитой и предсказуемой сфере, например в розничной торговле. Самый высокий — при запуске инновационного продукта, на который еще нет сформированного спроса. Для примера возьмем средний показатель 5%.
- Процент упущенной прибыли. Для этого инвестору нужно сравнить доходность проекта, куда он вкладывается, с доходностью альтернативного варианта. Например, банковский вклад под 6% годовых или покупка гособлигаций под 8—10% годовых.
Сумма этих показателей и будет ставкой дисконтирования. Например, 13% + 5% + 6% = 24%. То есть на столько процентов вложенные в сентябре 2023 года деньги будут стоить дешевле через год с учетом инфляции и рисков.
Как же рассчитывается эта метрика в реальном бизнесе? Есть два метода, статический и динамический.
Статический метод
Работает, когда нужно оценить что-то краткосрочное (1-3 года), без учёта влияния инфляции. Хотя, в современной РФ с галопирующей инфляцией, подход становится неочевидным.
Чтобы расчеты по простому методу были наиболее корректными, должны соблюдаться три условия:
- Деньги вкладываются один раз на старте проекта.
- Доходы и расходы равномерные от месяца к месяцу, то есть ежемесячная прибыль примерно одинаковая.
- Если с помощью простого метода сравнивают несколько бизнес-проектов, у них должен быть одинаковый срок существования.
Формула такая:
PBP = \frac{IA}{AMCF}
Где:
- PBP — Payback Period.
- IA — сумма инвестиций.
- AMCF — Среднемесячный чистый денежный поток.
Динамический метод
Динамический метод на английском звучит как Discounted Payback Period, или DPBP. В отличие от простого, этот метод учитывает возможные риски и то, что в реальности доход поступает неравными частями. При расчете окупаемости по динамическому методу используется коэффициент дисконтирования. Благодаря этому динамический метод считается более точным и подходит для оценки любых бизнес-проектов.
Формула расчета окупаемости с учетом ставки дисконтирования:
DPBP = \frac{IA}{DAMK}
Где:
- DPBP — Дисконтированный период возврата.
- IA — Сумма инвестиций.
- DAMK — Дисконтированный среднемесячный денежный поток.
У вас возникает резонный вопрос, как посчитать DAMK. Вот так:
DAMK = \frac{CCF}{(1+DR)^{p}}
Где:
- CCF — Чистый денежный поток.
- DAMK — Дисконтированный среднемесячный денежный поток.
- DR — Ставка дисконтирования.
- p — Номер периода.
Резюме:
- Срок окупаемости — ключевая метрика, нужная на старте проекта. С её помощью можно оценить, как быстро отобьются инвестиции и принять обоснованное решение, инвестировать ли в данный проект.
- Для расчета окупаемости и оценки точки безубыточности нужно подготовить данные: сумму начальных вложений, сумму ожидаемых доходов и рассчитать ставку дисконтирования. Как это сделать — приведено выше.
- Статический метод не учитывает влияние инфляции. Он подойдет, к примеру, если нужно быстро рассчитать срок возврата инвестиций для краткосрочных проектов — до 1—3 лет.
- В динамическом методе учитывается коэффициент дисконтирования. Поэтому можно оценить срок окупаемости более точно: метод учитывает возможные риски и то, что в реальности доход поступает неравномерно.
CPI: индекс эффективности затрат
Метрика измеряется путём деления фактической стоимости проекта на его плановую стоимость.
CPI = \frac{EV}{AC}
Где:
- CPI — индекс эффективности затрат.
- EV — фактическая стоимость проекта.
- AC — плановая стоимость проекта.
Интерпретация:
- CPI < 1: Если CPI меньше единицы, то доход меньше потраченной суммы. Другими словами, мы можем сказать, что проект превысил бюджет.
- CPI > 1: Если CPI больше единицы, то доход превышает потраченную сумму. Другими словами, мы можем сказать, что проект находится в рамках бюджета.
- CPI = 1: Если CPI равен единице, то доходы и расходы равны. Это может указывать на то, что проект выполняется точно в соответствии с запланированным бюджетом.
Давайте на примере:
Учитывая, что проект должен быть завершен через 12 месяцев, бюджет проекта составляет 100 000 ₽.
Прошло шесть месяцев, и было потрачено 60 000 ₽, но при более тщательном рассмотрении оказывается, что на сегодняшний день выполнено только 40 % от общего объема работ.
Найдите индекс эффективности затрат для этого проекта и сделайте вывод, находитесь ли вы в рамках бюджета или перевыполняете бюджет.
Фактические затраты (AC) = 60 000 ₽
Плановое значение (PV) = 50 % от 100 000 ₽
= 50 000 ₽
Полученная стоимость (EV) = 40 % от 100 000 ₽
= 40 000 ₽
Индекс эффективности затрат (CPI) = Полученная стоимость / Фактическая стоимость
= 40 000 / 60 000
= 0.67
Следовательно, индекс эффективности затрат равен 0,67
Вывод: проект сейчас превышает бюджет.
SPI: индекс эффективности графика
Это один из показателей эффективности, который показывает, как продвигаются проекты относительно намеченных графиков. Иными словами, укладываемся мы в график или проект опаздывает.
SPI = \frac{EV}{PV}
Где:
- SPI — индекс эффективности графика.
- EV — Полученная стоимость.
- PV — Плановая стоимость.
Разбираемся, как их подсчитать.
Рассчитайте полученную стоимость завершенной работы
Вы можете рассчитать полученную стоимость выполненной работы, подсчитав количество задач проекта, которые вы выполнили в течение запланированного периода. Эти задачи могут быть единицами продукции, вехами проекта или конкретными целями, которые говорят вам, когда вы полностью завершите работу над задачей. Используя предыдущий пример, если команда по разработке продукта завершает и выпускает 25 000 новых продуктов в течение установленного графика проекта, полученная стоимость равна 25 000.
Определите запланированную стоимость
Чтобы рассчитать SPI, команде необходимо знать плановую стоимость проекта. Например, команда разработчиков продукции может планировать выпустить 50 000 новых продуктов за определенный период. Это означает, что плановая стоимость команды в начале проекта составляет 50 000.
Разделить полученную стоимость на запланированную стоимость
Теперь, имея все значения в формуле, вы можете разделить заработанную стоимость на запланированную стоимость, чтобы получить SPI. Например, если предположить, что команда по разработке продукта завершает 25 000 из запланированных 50 000 единиц, команда может подставить заработанные и запланированные значения в формулу SPI:
SPI = 25 000 / 50 000 = 0,5
Это будет означать, что прогресс команды выполнен на 50 %.
Оценить SPI
- SPI > 1: Это означает, что проект опережает график и хорошо выполняется.
- SPI < 1: Это означает, что проект отстает от графика и требует корректирующих действий для улучшения производительности.
- SPI = 1: Это означает, что проект идет по графику и соответствует запланированному прогрессу.
Практические инструменты для оценки эффективности проекта
Инструментов множество, чаще всего используются вот такие:
- Диаграмма Ганта. Ватерфольный инструмент. Один из старейших способов представления проекта в виде иерархии работ, наложенных на расписание. Современный программный пакет, вроде Merlin Project, покажет цветом колбасок, укладываетесь вы в расписание или отстаёте от него. Нужно только корректно вводить инфу о фактических затратах.
- Канбан-доска. Канбанский инструмент. Читайте статью о канбане.
- График Берндаун. Скрамовский инструмент. Это, кстати, ответ на вопрос работодателя: «Как в процессе итерации посмотреть, укладываемся ли мы в планы». Наблюдаем скорость сгорания задач, делаем выводы.
Заключение
В общем, применяйте современные инструменты, отслеживайте метрики и вы будете точно знать, насколько эффективен ваш проект. Вся статья выше — часть большого мануала по управлению проектным офисом и относится к «верхним» уровням проектного менеджмента.