Мониторинг проекта

Одна из важнейших обязанностей пиэма — мониторинг работ над проектом. Всегда держать руку на пульсе и понимать, укладываемся мы в расписание, опережаем его (ну а вдруг?) или опаздываем и если опаздываем, то насколько.

Давайте разберём подходы к мониторингу проектов.

Что такое мониторинг проекта

Под мониторингом проекта обычно понимается наблюдение за ходом работ над проектом. Это нужно, чтобы анализировать промежуточные и итоговые результаты, а также оценивать, насколько члены вашей команды справляются с задачами. Если это делать, можно вовремя обнаружить сложности и принять меры по их решению.

Давайте вспомним диаграмму мониторинга и контроля проекта из PMBOOK:

Как выполняется мониторинг проекта

Давайте разберёмся с объектами мониторинга. Иными словами, какие данные стоит собирать:

• Прогресс каждой задачи. Относительно простая измеряшка. Изначальная оценка задачи, затраченное время, оставшееся время. Вполне может быть, что задача оценена в 4 часа, затрачено 2, осталось 8. Это нормально.
• Информация о финансовом состоянии проекта. Особенно актуально для аутсорсной разработки, там капкан маржи захлопнут на яйцах пиэма достаточно плотно. Надо постоянно держать под контролем, сколько потратили, сколько заработали. P&L вам в руки.
• Качество выполняемой работы. Тут вам помогут метрики:
  • Change Failure Rate — количество багов на релиз;
  • Time to Restore Service — время на фикс бага в проде.
• Существующие риски и проблемы. Хотя бы раз в неделю вы должны думать о плохом. Здорово подключать к этим размышлениям команду. Мониторить, сработали ли риски, уже записанные в реестр, а также, какие новые риски появились.
• Ведение информационной базы по проекту. В каждой компании свой набор проектных артефактов, чаще всего, они актуализируются в ходе процесса мониторинга.
• Управление изменениями. Триггеры, срабатывание которых может указывать на то, что параметры проекта изменились, тоже выявляются в ходе процессов мониторинга.

Какие инструменты используются для мониторинга проекта

Вообще, надо сочетать ручной и автоматизированный мониторинг. Однако, по большей части, вкалывать должны роботы, человек должен быть счастлив.

Для проведения мониторинга обычно используются следующие инструменты:

• Программы управления задачами. Можно использовать штуки, вроде Прожекта, но мне не очень понятно, как автоматизированно забирать данные о трудозатратах. Самое удобное решение, что я видел — плагин Big Picture к Джире, с его помощью вы сможете строить диаграммы Ганта на основании существующих тасков и видеть прогресс прямо на диаграмме.
• Системы отчетности. В программах по сбору отчетов можно собирать данные об итогах отдельных этапов в удобном формате и сравнивать их с планируемыми показателями. Постоянный сбор отчетов в режиме реального времени позволяет вовремя оценить риски и устранить их.
• Программы управления рисками. Конечно, они за вас риски не выявят, зато способны облегчить составление реестра, количественный и качественный анализ рисков.
• Инструменты контроля качества. Тут всевозможная QA-аналитика. Попросите своего QA-Lead помочь с этим.

Какие этапы мониторинга проекта можно выделить

Мониторинг проекта проводится следующим образом:

• Определение ключевых показателей. Если процессы не измеряются, процессов нет. На старте проекта вы должны определиться с ключевыми показателями проекта. В качестве показателей можно использовать временные рамки каждой задачи, ограничения бюджета, метрики качества работы. Важно помнить, что все показатели должны быть количественными и четко определенными, чтобы сравнение и мониторинг стали возможными.
• Сбор данных. По ходу проекта вы собираете и сохраняете количественные данные. Сбор информации может заключаться в постоянной отчетности сотрудников, в анкетировании клиентов или в отслеживании прогресса через специализированное программное обеспечение. Я придерживаюсь позиции, что контроль должен быть, по возможности, малоинвазивным, то есть, большая часть отчётов должны собираться автоматически, на основании данных из таск-трекера и гита.
• Анализ полученной информации. Собирать данные недостаточно, надо с ними что-то делать. Хотя бы простой план-фактный анализ. Находим отклонения, принимаем решения.
• Коррекция работы команды при необходимости. Если по результатам мониторинга вы видите проблемы, должны принимать управленческие решения, которые эти проблемы исправят. Где-то выделить дополнительный бюджет, где-то полечить добрым словом, где-то добавить ресурсы.