Даже люди, не имеющие отношения к проектному управлению, наверняка хоть раз в жизни слышали выражение «проектный офис» или «директор проектного офиса». Давайте разберёмся, что это за сущность, зачем она нужна и какая от неё польза как компании, так и рядовому руководителю проектов.
Руководить классическим проектным офисом мне, к сожалению, не доводилось, но вот работать в составе такого подразделения — ещё как.
Управление проектами похоже на жонглирование тремя мячами: временем, стоимостью и качеством. Управление программами похоже на труппу цирковых артистов, стоящих в кругу, каждый из которых жонглирует тремя мячами и время от времени обменивается ими.
Джошуа Рейсс
Британский писатель, академик, изобретатель и предприниматель.
Определения
Давайте разбираться с определениями.
Что такое проект, все более-менее выучили. Ограниченное по времени, стоимости, содержанию предприятие, нацеленное на получение уникального результата (в айти это обычно продукт).
Программа проектов — группа проектов, связанных по какому-либо принципу, связывание сделано по причине того, что управлять этой группой как единым целым, выгодно и рационально. Признак связывания может различаться от программе к программе, это может быть общий бюджет, общее управление рисками, общий заказчик. Обычно у программы есть какая-то цель.
Портфель проектов — это тоже группа проектов, но у них может не быть единой цели, зато тоже есть приоритизация и централизованное управление. В портфель могут входить не только проекты, но и программы.
Проектный офис — это подразделение, основными задачами которого является централизация и структурирование управления проектами в компании.
Я люблю повторять, что хороший руководитель в бизнесе мало чем отличается от хорошего научного руководителя — он должен не мешать и помогать методически. Эти две вещи в достаточной мере характеризуют проектный офис.
На самом деле, проектный офис необязателен. В компании могут существовать проекты, программы, портфели без проектного офиса. Более того, администратор, замкнувший на себя распределение ресурсов и бюджетов и вооружившийся экселем, которым изводит менеджеров проектов, руководителем проектного офиса автоматически не становится.
Основная цель проектного офиса — структурирование управления проектами. Его создание не структурирует проекты автоматически, но с его помощью можно сделать так, чтобы проекты делались стандартизированно, единообразно и рационально.
Виды проектных офисов
А он бывает разных видов? — спросите вы. Да, их можно выделить три вида.
Поддерживающий проектный офис
В основном, занимается предоставлением шаблонов документов, методологических подходов, может вести базу постмортемов, собирать какую-то статистику. Но на проекты особо не влияет и существует больше потому, что кому-то из топ-менеджеров на конференции рассказали, что должен быть проектный офис, он нанял консультантов, они написали бумажки и уехали. Толку от него немного.
Контролирующий проектный офис
Это подразделение включает в себя особенности предыдущего, но помимо их, ещё и является центром экспертизы и контроля. Это эти люди требуют у вас бесконечные эксельки с отчётностью. Также специалисты контролирующего проектного офиса могут помогать пиэмам с принятием сложных решений. Зачастую принимает верхнеуровневые решения о распределении ресурсов. Это уже более серьёзное подразделение, заставляющее с собой считаться.
Управляющий проектный офис
Это уже совсем серьёзное подразделение, напрямую управляющее проектами, распределяющее пиэмов, плотно контролирующее и вмешивающееся в работу. Может также отвечать за реализацию верхнеуровневой корпоративной стратегии. Может принимать решения о соответствии или несоответствии данного проекта стратегии компании, отказываться от проектов и инициировать новые.
Функции проектного офиса
Давайте разберёмся, чем конкретно должен заниматься сколько-нибудь серьёзный проектный офис.
- Ресурсный менеджмент. В крупных компаниях — отдельная дисциплина и отдельная должность ресурсного менеджера, который, помимо непосредственно распределения пиэмов, ещё и отвечает за их индивидуальные карьерные треки, мотивацию и общее состояние. Специалисты, хорошо умеющие это делать, весьма редки, тут нужны основательные софты.
- Управление зависимостями между проектами, программами и портфелями. Столкнулся с ситуацией, когда для одного заказчика делается группа проектов с ПО, которое частично пересекается функционально. Тут без архитектора, ведающего всем аккаунтом, не обойтись. Но есть не только технические, но и организационные и смысловые связи, которые нужно отслеживать и контролировать.
- Обучение пиэмов проектным практикам и последующая аттестация. Хотя бы минимальная система грейдов «джун-мидл-сениор-лид-хед» должна быть. И хорошо бы иметь формальные критерии для таких аттестаций. Вот тут-то и поможет проектный офис.
- Работа с информационной системой для управления проектами. Даже базовый Microsoft Project для нормальной работы требует определённой информационной организации. В довесок могут идти рядом лежащие системы для стаффинга, расчёта P&L, различные онлайн-калькуляторы. Покупкой, настройкой, а если надо, то и разработкой этого ПО тоже занимается проектный офис.
- Контроль за правильностью применения методологий. Совершенно необязательно работать по чистому скраму или PMI, вполне можно миксовать методологии, но очень важно, чтобы методологии следовали все пиэмы. И за этим тоже следит проектный офис.
- Методологическая поддержка пиэмов. Помощь добрым словом в затруднительных ситуациях.
- Аудит проектов. Контролировать, чтобы вовремя выявить, что один или несколько проектов пошли вразнос. Вовремя принимать меры.
- Консолидация информации о проектах для топ-менеджмента. То, чему я всегда хотел научиться :-) Это по снятие метрик (желательно, автоматическое), превращение в красивые отчёты или даже дашборды, по которым можно понять общее состояние проектов в компании и детали каждого отдельного проекта.
- Приоритизация проектов. Очень важно уметь определять, какие проекты более важны, какие менее. Руководство проектного офиса обычно располагает нужной информацией.
- Ведение различных баз. База постмортемов, типовых рисков, шаблоны ИСР и других штуковин.
- Разработка шаблонов проектных документов. Паспорт проекта, коммуникационный план, реестр рисков и прочее.
- Развитие методологий, изучение лучших практик. Мне как-то раз руководитель поставил в вину, что я потратил рабочее время на изучение курса по управлению проектами без конкретной цели. Вот проектный офис должен выделять время и на то, чтобы гуглить, находить новые подходы, лайфхаки, изучать новые курсы, в общем, охотиться на новинки.
Как внедрить проектный офис
В первую очередь, вы должны понять, зачем именно вам проектный офис и какие функции из предыдущего раздела вы хотите с его помощью организовать. Если внедрять проектный офис только потому, что он есть у всех серьёзных айти-компаний, можно только потратить ресурсы впустую.
Нужно заручиться поддержкой топ-менеджмента. У меня была очень грустная практика работы в новой компании без поддержки руководства. Я грустненько писал методологию, составлял шаблоны, показывал всё это коллегам, они говорили, что всё это очень интересно, надо будет потом внедрить. Инициатива должна, всё же, идти с самого верха.
Не пытаться изобретать велосипед. Руководить проектным офисом должен всё же, самый повидавший виды руководитель, знакомый с предметной областью. Стандартные, много раз обкатанные подходы и методологии прекрасно сработают в вашей компании, нужно только грамотно и системно их скомбинировать.
Можно идти поэтапно. Начать с объединения проектов в программы, потом внедрить портфельный подход и, обкатав всё это на практике, создать проектный офис, тогда всё будет предельно гармонично.
Какой минимальный набор действий для создания простейшего PMO? Можно, например, вот так:
- Определитесь с мотивацией руководителей проектов.
- Соблюдение финансовых критериев успешности проектов.
- Соблюдение критериев по срокам реализации для проектов.
- Соблюдение требований по срокам заключения договоров.
- Определитесь с шаблонами всех документов, которые будут использоваться на проектах.
- Выработать базовые стандарты для ведения проектов. Тут PMBOK в помощь.
- Всех собрать, объявить о создании проектного офиса и внедрении стандартов. Объяснить, зачем это нужно. Проектов стало много, без PMO мы не справимся.
- Выделить первых сотрудников проектного офиса, которые бы следили за соблюдением стандартов. Можно выбрать их из числа наиболее системных пиэмов.
- Определиться с централизованным хранилищем документов и стандартам именования папок и файлов.
- Определиться с софтом для управления проектами и всякими рядом лежащими активностями.
- Назначить периодическое совещание, посвящённое обсуждению внедрения стандартов.
Выводы
В целом, проектный офис способен структурировать, упорядочить и улучшить работу по управлению проектами. Есть множество видов проектных офисов, есть набор функций. Именно вам могут быть нужны не все. Как обычно, нужно включать голову и делать это подразделение эффективным именно в вашей организации.
Ещё раз. Администратор с экселем — это не проектный офис. Ресурсный менеджер — это не проектный офис. А о том, что же такое проектный офис, читайте выше.
