Проектный офис

Даже люди, не имеющие отношения к проектному управлению, наверняка хоть раз в жизни слышали выражение «проектный офис» или «директор проектного офиса». Давайте разберёмся, что это за сущность, зачем она нужна и какая от неё польза как компании, так и рядовому руководителю проектов.

Руководить классическим проектным офисом мне, к сожалению, не доводилось (только портфелем), но вот работать в составе такого подразделения — ещё как.

Определения

Давайте разбираться с определениями.

Что такое проект, все более-менее выучили. Ограниченное по времени, стоимости, содержанию предприятие, нацеленное на получение уникального результата (в айти это обычно продукт).

Программа проектов — группа проектов, связанных по какому-либо принципу, связывание сделано по причине того, что управлять этой группой как единым целым, выгодно и рационально. Признак связывания может различаться от программе к программе, это может быть общий бюджет, общее управление рисками, общий заказчик. Обычно у программы есть какая-то цель.

Портфель проектов — это тоже группа проектов, но у них может не быть единой цели, зато тоже есть приоритизация и централизованное управление. В портфель могут входить не только проекты, но и программы.

Проектный офис — это подразделение, основными задачами которого является централизация и структурирование управления проектами в компании.

Я люблю повторять, что хороший руководитель в бизнесе мало чем отличается от хорошего научного руководителя — он должен не мешать и помогать методически. Эти две вещи в достаточной мере характеризуют проектный офис.

На самом деле, проектный офис необязателен. В компании могут существовать проекты, программы, портфели без проектного офиса. Более того, администратор, замкнувший на себя распределение ресурсов и бюджетов и вооружившийся экселем, которым изводит менеджеров проектов, руководителем проектного офиса автоматически не становится.

Основная цель проектного офиса — структурирование управления проектами. Его создание не структурирует проекты автоматически, но с его помощью можно сделать так, чтобы проекты делались стандартизированно, единообразно и рационально.

Виды проектных офисов

А он бывает разных видов? — спросите вы. Да, их можно выделить три вида.

Поддерживающий проектный офис

В основном, занимается предоставлением шаблонов документов, методологических подходов, может вести базу постмортемов, собирать какую-то статистику. Но на проекты особо не влияет и существует больше потому, что кому-то из топ-менеджеров на конференции рассказали, что должен быть проектный офис, он нанял консультантов, они написали бумажки и уехали. Толку от него немного.

Контролирующий проектный офис

Это подразделение включает в себя особенности предыдущего, но помимо их, ещё и является центром экспертизы и контроля. Это эти люди требуют у вас бесконечные эксельки с отчётностью. Также специалисты контролирующего проектного офиса могут помогать пиэмам с принятием сложных решений. Зачастую принимает верхнеуровневые решения о распределении ресурсов. Это уже более серьёзное подразделение, заставляющее с собой считаться.

Управляющий проектный офис

Это уже совсем серьёзное подразделение, напрямую управляющее проектами, распределяющее пиэмов, плотно контролирующее и вмешивающееся в работу. Может также отвечать за реализацию верхнеуровневой корпоративной стратегии. Может принимать решения о соответствии или несоответствии данного проекта стратегии компании, отказываться от проектов и инициировать новые.

Функции проектного офиса

Давайте разберёмся, чем конкретно должен заниматься сколько-нибудь серьёзный проектный офис.

1. Ресурсный менеджмент. В крупных компаниях — отдельная дисциплина и отдельная должность ресурсного менеджера, который, помимо непосредственно распределения пиэмов, ещё и отвечает за их индивидуальные карьерные треки, мотивацию и общее состояние. Специалисты, хорошо умеющие это делать, весьма редки, тут нужны основательные софты.
2. Управление зависимостями между проектами, программами и портфелями. Столкнулся с ситуацией, когда для одного заказчика делается группа проектов с ПО, которое частично пересекается функционально. Тут без архитектора, ведающего всем аккаунтом, не обойтись. Но есть не только технические, но и организационные и смысловые связи, которые нужно отслеживать и контролировать.
3. Обучение пиэмов проектным практикам и последующая аттестация. Хотя бы минимальная система грейдов «джун-мидл-сениор-лид-хед» должна быть. И хорошо бы иметь формальные критерии для таких аттестаций. Вот тут-то и поможет проектный офис.
4. Работа с информационной системой для управления проектами. Даже базовый Microsoft Project для нормальной работы требует определённой информационной организации. В довесок могут идти рядом лежащие системы для стаффинга, расчёта P&L, различные онлайн-калькуляторы. Покупкой, настройкой, а если надо, то и разработкой этого ПО тоже занимается проектный офис.
5. Контроль за правильностью применения методологий. Совершенно необязательно работать по чистому скраму или PMI, вполне можно миксовать методологии, но очень важно, чтобы методологии следовали все пиэмы. И за этим тоже следит проектный офис.
6. Методологическая поддержка пиэмов. Помощь добрым словом в затруднительных ситуациях.
7. Аудит проектов. Контролировать, чтобы вовремя выявить, что один или несколько проектов пошли вразнос. Вовремя принимать меры.
8. Консолидация информации о проектах для топ-менеджмента. То, чему я всегда хотел научиться :-) Это снятие метрик (желательно, автоматическое), превращение в красивые отчёты или даже дашборды, по которым можно понять общее состояние проектов в компании и детали каждого отдельного проекта.
9. Приоритизация проектов. Очень важно уметь определять, какие проекты более важны, какие менее. Руководство проектного офиса обычно располагает нужной информацией.
10. Ведение различных баз. База постмортемов, типовых рисков, шаблоны ИСР и других штуковин.
11. Разработка шаблонов проектных документов. Паспорт проекта, коммуникационный план, реестр рисков и прочее.
12. Развитие методологий, изучение лучших практик. Мне как-то раз руководитель поставил в вину, что я потратил рабочее время на изучение курса по управлению проектами без конкретной цели. Вот проектный офис должен выделять время и на то, чтобы гуглить, находить новые подходы, лайфхаки, изучать новые курсы, в общем, охотиться на новинки.

Как внедрить проектный офис

В первую очередь, вы должны понять, зачем именно вам проектный офис и какие функции из предыдущего раздела вы хотите с его помощью организовать. Если внедрять проектный офис только потому, что он есть у всех серьёзных айти-компаний, можно только потратить ресурсы впустую.

Нужно заручиться поддержкой топ-менеджмента. У меня была очень грустная практика работы в новой компании без поддержки руководства. Я грустненько писал методологию, составлял шаблоны, показывал всё это коллегам, они говорили, что всё это очень интересно, надо будет потом внедрить. Инициатива должна, всё же, идти с самого верха.

Не пытаться изобретать велосипед. Руководить проектным офисом должен всё же, самый повидавший виды руководитель, знакомый с предметной областью. Стандартные, много раз обкатанные подходы и методологии прекрасно сработают в вашей компании, нужно только грамотно и системно их скомбинировать.

Можно идти поэтапно. Начать с объединения проектов в программы, потом внедрить портфельный подход и, обкатав всё это на практике, создать проектный офис, тогда всё будет предельно гармонично.

Какой минимальный набор действий для создания простейшего PMO? Можно, например, вот так:

1. Определитесь с мотивацией руководителей проектов.
   • Соблюдение финансовых критериев успешности проектов.
   • Соблюдение критериев по срокам реализации для проектов.
   • Соблюдение требований по срокам заключения договоров.
2. Определитесь с шаблонами всех документов, которые будут использоваться на проектах.
3. Выработать базовые стандарты для ведения проектов. Тут PMBOK в помощь.
4. Всех собрать, объявить о создании проектного офиса и внедрении стандартов. Объяснить, зачем это нужно. Проектов стало много, без PMO мы не справимся.
5. Выделить первых сотрудников проектного офиса, которые бы следили за соблюдением стандартов. Можно выбрать их из числа наиболее системных пиэмов.
6. Определиться с централизованным хранилищем документов и стандартам именования папок и файлов.
7. Определиться с софтом для управления проектами и всякими рядом лежащими активностями.
8. Назначить периодическое совещание, посвящённое обсуждению внедрения стандартов.

Чек-лист по формированию портфеля проектов

Уже после публикации этой статьи мне попал в руки неплохой чек-лист по формированию портфеля. Считаю, что он относится к теме и есть смысл его здесь разместить.

Что сделать	Что будет, если это не сделать
Составить список всех проектов портфеля, убедиться, что статус проектов актуален.	Риск потери контроля, риск запланировать работы по неактуальным проектам.
Составить реестр заинтересованных лиц по каждому проекту портфеля.	Упустите заинтересованных лиц, как следствие, упустите важные требования.
Оценить важность каждого проекта для бизнеса, приоритизировать портфель.	Задержки в разработке важных проектов из-за неверных приоритетов, потеря фокуса.
Разработать базовый план по каждому проекту, определиться с треугольником.	Неправильное планирование проектов, проблемы с управлением ожиданиями.
Убедиться, что у каждого проекта есть руководитель и что команды укомплектованы.	Некорректная реализация проектов из-за несоответствия квалификации сотрудников проектных команд, потеря контроля над проектами.
Составить реестр рисков по каждому проекту, проработать риски, выработать планы митигации.	Срабатывание упущенных из внимания рисков, потеря доверия заказчиков.
Разработать систему отчётности руководителей проектов и коммуникационную схему между руководителями и специалистами связанных проектов.	Неправильное выполнение работ из-за дискоммуникаций.
Оценить бюджет каждого проекта.	Нехватка денег для реализации проектов.
Разработать систему мониторинга и контроля проектов.	Непредвиденные задержки при разработке проектов, потеря контроля.
Регулярно проводить обзоры проектов портфеля для принятия стратегических решений.	Непредвиденные задержки при разработке проектов, потеря контроля.

Выводы

В целом, проектный офис способен структурировать, упорядочить и улучшить работу по управлению проектами. Есть множество видов проектных офисов, есть набор функций. Именно вам могут быть нужны не все. Как обычно, нужно включать голову и делать это подразделение эффективным именно в вашей организации.

Ещё раз. Администратор с экселем — это не проектный офис. Ресурсный менеджер — это не проектный офис. А о том, что же такое проектный офис, читайте выше.