На аттестации одним из вопросов ко мне было: «Что будешь делать, если тебе достанется проект, на котором вообще, всё плохо». Иными словами, как пиэм может справиться с кризисом. Я ответил, что в первую очередь, пойду к заказчику или руководству (в зависимости от того, внешний проект или внутренний) и выясню, есть ли у компании бюджет на выруливание этого проекта. Может быть, проект не особо важен и будет рациональнее его похоронить, зафиксировав убытки, а не вытаскивать. Потом проработаю ожидания и сделаю план.
Сегодня я хотел бы разобрать тему более подробно и системно.
Не влезать в кризисные проекты
Лучшим решением по антикризисному менеджменту будет не влезать в такие проекты вообще. Потому что работа эта крайне нервная, нестабильная, неблагодарная и сложная. Мы обычно не несём материальной ответственности за проект, но компенсировать похеренное из-за стресса здоровье вам тоже никто не будет. Это будет действием номер ноль. Однако, если ваши нервы крепки, а софт и хард-скиллы прокачаны, давайте разбираться.
Оценить ситуацию
Первое действие я назвал правильно. Выясните, есть ли у проекта спонсор и есть ли у спонсора бюджет. Готов ли он поддерживать вас в деле спасения этого проекта или на самом деле, этот проект никому не нужен и его просто жалко бросить.
Выяснить, в каком состоянии заказчик. Заинтересован ли в завершении проекта, готов ли работать дальше. Какие у него ожидания и требования к результату ваших потуг.
В каком состоянии команда? Особенно, ведущий аналитик, тимлид, техлид. Насколько они вымотаны и демотивированы, готовы ли продолжать или их лучше ротировать. Всегда хочется сохранить изначальную команду, но честное слово, выгоревших лучше ротировать на другие проекты, пока они не уволились, и назначить новых специалистов, так вероятность вырулить проект выше.
Треугольник. Что у нас с балансом сроков, денег, содержимого, как дела с качеством?
Создать план
- Зафиксируйте вместе со спонсором и заказчиком новые цели проекта и видение результата. Сделайте документ, покажите им, обсудите, закрепите письмом. Это самый первый и самый важный пункт планирования.
- Определите стратегию борьбы с причинами, из-за которых кризис возник. Или обхода этих причин.
- Создайте кадровый план. Как улучшить мотивацию имеющихся сотрудников, какие новые сотрудники вам нужны. Есть ли в штате компании такие сотрудники или потребуется аутстаффер.
- Создайте новый план проекта с вехами. В «Девелонике» мы используем Миро, рисуем на доске прямоугольники итераций, пишем даты этих итераций, раскладываем по ним стикеры с задачами. Красим стикеры в разные цвета, в зависимости от статуса. Это довольно удобно. Имеет смысл пересчитать проектный треугольник.
- Обновите проектные документы. Паспорт проекта, ИСР-ку, коммуникационный план, реестр рисков, P&L, ресурсный план.
- Согласуйте свои планы с руководством и заказчиком.
- Проведите новый кикофф с командой.
Действовать
- Мониторьте риски чаще и плотнее, чем обычно. Отслеживайте триггеры, реагируйте.
- Восстанавливайте доверие заказчика и руководства. Делайте краткосрочные коммитменты, выполняйте обещания. Так вы восстановите репутацию предыдущего пиэма, загнавшего проект в кризис. Или свою, если исправляете собственную катастрофу.
- Постарайтесь предоставить заказчику быстрые результаты. Реализуйте простую фичу и покажите заказчику. Результаты действуют лучше слов.
- Осознанно относитесь к работе команды. Следите за тем, чтобы хватало компетенций, было ограниченное количество источников задач, внутренних коммуникаций. Понимают ли члены команды механизмы принятия решений.
- Коммуникации. Если не было дейликов, назначьте их. Если работаете удалённо, соберитесь с командой для совместной работы в течение нескольких дней оффлайн в офисе или коворкинге.
- Не забывайте об управлении ожиданиями заказчика. Держите его в курсе дел.
- Не ленитесь, быстро реагируйте на события, будьте проактивным.
Принять меры, чтобы кризис не повторился
Напишите постмортем с описанием всех извлечённых уроков. Проведите встречу с другими менеджерами проектов, чтобы рассказать о своём опыте.
Ведите список негативных черт проекта, которые потенциально могут привести к кризису. Например:
- Спонсор или заказчик не заинтересованы в успехе проекта. Это прям главный красный флаг.
- Заказчик игнорирует ваши письма, медленно отвечает, уклоняется от принятия решений. Особенно характерно для госов.
- Каждый чих руководителя проектов должен сопровождаться согласованием одиннадцати руководителей и написанием шести разных отчётов. При этом руководство употребляет фразы про «маленький бизнес», в котором пиэм «владелец».
- Не ведётся операционный план. Хотя бы в виде доски в Миро.
- Нет взаимодействия с конечными пользователями продукт. Это скорее продактовский «красный флаг», но имейте в виду, что это тоже очень важно. Нет ничего хуже, чем выпустить вовремя и в рамках бюджета ненужный продукт.
- «Замороженность» всех отрезков «треугольника». Нет даже минимального простора для управленческих манипуляций.
- Демотивированная команда с текучкой, особенно среди ключевых сотрудников.
У меня ещё есть пост с чертами проекта, который точно провалится.
Повторюсь, справляться с кризисами — нервная, сложная и неблагодарная работа. Но имея определённую сноровку и обладая определённой системностью, на этом можно сделать карьеру.
