Как вывести проект из кризиса

На аттестации одним из вопросов ко мне было: «Что будешь делать, если тебе достанется проект, на котором вообще, всё плохо». Иными словами, как пиэм может справиться с кризисом. Я ответил, что в первую очередь, пойду к заказчику или руководству (в зависимости от того, внешний проект или внутренний) и выясню, есть ли у компании бюджет на выруливание этого проекта. Может быть, проект не особо важен и будет рациональнее его похоронить, зафиксировав убытки, а не вытаскивать. Потом проработаю ожидания и сделаю план.

Сегодня я хотел бы разобрать тему более подробно и системно.

Не влезать в кризисные проекты

Лучшим решением по антикризисному менеджменту будет не влезать в такие проекты вообще. Потому что работа эта крайне нервная, нестабильная, неблагодарная и сложная. Мы обычно не несём материальной ответственности за проект, но компенсировать похеренное из-за стресса здоровье вам тоже никто не будет. Это будет действием номер ноль. Однако, если ваши нервы крепки, а софт и хард-скиллы прокачаны, давайте разбираться.

Оценить ситуацию

Первое действие я назвал правильно. Выясните, есть ли у проекта спонсор и есть ли у спонсора бюджет. Готов ли он поддерживать вас в деле спасения этого проекта или на самом деле, этот проект никому не нужен и его просто жалко бросить.

Выяснить, в каком состоянии заказчик. Заинтересован ли в завершении проекта, готов ли работать дальше. Какие у него ожидания и требования к результату ваших потуг.

В каком состоянии команда? Особенно, ведущий аналитик, тимлид, техлид. Насколько они вымотаны и демотивированы, готовы ли продолжать или их лучше ротировать. Всегда хочется сохранить изначальную команду, но честное слово, выгоревших лучше ротировать на другие проекты, пока они не уволились, и назначить новых специалистов, так вероятность вырулить проект выше.

Треугольник. Что у нас с балансом сроков, денег, содержимого, как дела с качеством?

Создать план

1. Зафиксируйте вместе со спонсором и заказчиком новые цели проекта и видение результата. Сделайте документ, покажите им, обсудите, закрепите письмом. Это самый первый и самый важный пункт планирования.
2. Определите стратегию борьбы с причинами, из-за которых кризис возник. Или обхода этих причин.
3. Создайте кадровый план. Как улучшить мотивацию имеющихся сотрудников, какие новые сотрудники вам нужны. Есть ли в штате компании такие сотрудники или потребуется аутстаффер.
4. Создайте новый план проекта с вехами. В «Девелонике» мы используем Миро, рисуем на доске прямоугольники итераций, пишем даты этих итераций, раскладываем по ним стикеры с задачами. Красим стикеры в разные цвета, в зависимости от статуса. Это довольно удобно. Имеет смысл пересчитать проектный треугольник.
5. Обновите проектные документы. Паспорт проекта, ИСР-ку, коммуникационный план, реестр рисков, P&L, ресурсный план.
6. Согласуйте свои планы с руководством и заказчиком.
7. Проведите новый кикофф с командой.

Действовать

1. Мониторьте риски чаще и плотнее, чем обычно. Отслеживайте триггеры, реагируйте.
2. Восстанавливайте доверие заказчика и руководства. Делайте краткосрочные коммитменты, выполняйте обещания. Так вы восстановите репутацию предыдущего пиэма, загнавшего проект в кризис. Или свою, если исправляете собственную катастрофу.
3. Постарайтесь предоставить заказчику быстрые результаты. Реализуйте простую фичу и покажите заказчику. Результаты действуют лучше слов.
4. Осознанно относитесь к работе команды. Следите за тем, чтобы хватало компетенций, было ограниченное количество источников задач, внутренних коммуникаций. Понимают ли члены команды механизмы принятия решений.
5. Коммуникации. Если не было дейликов, назначьте их. Если работаете удалённо, соберитесь с командой для совместной работы в течение нескольких дней оффлайн в офисе или коворкинге.
6. Не забывайте об управлении ожиданиями заказчика. Держите его в курсе дел.
7. Не ленитесь, быстро реагируйте на события, будьте проактивным.

Принять меры, чтобы кризис не повторился

Напишите постмортем с описанием всех извлечённых уроков. Проведите встречу с другими менеджерами проектов, чтобы рассказать о своём опыте.

Ведите список негативных черт проекта, которые потенциально могут привести к кризису. Например:

1. Спонсор или заказчик не заинтересованы в успехе проекта. Это прям главный красный флаг.
2. Заказчик игнорирует ваши письма, медленно отвечает, уклоняется от принятия решений. Особенно характерно для госов.
3. Каждый чих руководителя проектов должен сопровождаться согласованием одиннадцати руководителей и написанием шести разных отчётов. При этом руководство употребляет фразы про «маленький бизнес», в котором пиэм «владелец».
4. Не ведётся операционный план. Хотя бы в виде доски в Миро.
5. Нет взаимодействия с конечными пользователями продукт. Это скорее продактовский «красный флаг», но имейте в виду, что это тоже очень важно. Нет ничего хуже, чем выпустить вовремя и в рамках бюджета ненужный продукт.
6. «Замороженность» всех отрезков «треугольника». Нет даже минимального простора для управленческих манипуляций.
7. Демотивированная команда с текучкой, особенно среди ключевых сотрудников.

У меня ещё есть пост с чертами проекта, который точно провалится.

Повторюсь, справляться с кризисами — нервная, сложная и неблагодарная работа. Но имея определённую сноровку и обладая определённой системностью, на этом можно сделать карьеру.