Deus magnus et potens, et terribilis
Название должности руководителя проекта звучит серьёзно и солидно. Производит впечатление на окружающих. Но на деле мы все страшно зависимые люди. Зависимые от расположения более вышестоящего начальства, которое может носить менее звучные названия должностей. Поэтому стейкхолдерами нужно управлять.
Это не очень сложно.
А знаете, откуда произошло это слово? Изначально стейкхолдерами называли колонистов. Они захватывали земли и огораживали их деревянными кольями («кол» по-английски — stake). Из-за этого негативного значения некоторые даже считают, что слово нужно запретить.
Давайте разбираться с этим аспектом менеджмента проектов. Вот вам оглавление:
Зачем нужно управление стейкхолдерами
Давайте сначала разберёмся, зачем в целом, нужна эта группа процессов.
Учитывать интересы и потребности
Понимаете интересы и потребности стейкхолдеров — понимаете, как с ними работать так, чтобы все были удовлетворены и никто ненароком не загубил ваш проект.
Определять приоритеты и распределять ресурсы
Да, приоритетами обычно занимается ваш продакт, но может сложиться так, что определять, в каком порядке делать крупные блоки проекта, куда бросить основную часть ресурсов, придётся вам. Учёт интересов стейкхолдеров — лучший ваш помощник в этой ситуации.
Управлять коммуникациями
Коммуникационный план — один из важнейших проектных артефактов. Изрядную часть коммуникаций будет занимать общение именно со стейкхолдерами. Вы должны знать, общение по каким каналам им наиболее удобно.
Управлять конфликтами и рисками
Знаем своих стейкхолдеров — предвидим конфликты и риски. А предвидение — уже половина управления.
Выявление стейкхолдеров
Стейкхолдерами или, по-русски, заинтересованными лицами называются люди (как правило, из руководства), которых проект затрагивает или не затрагивает, но они могут на него существенно повлиять.
Можно, конечно, на работу со стейкхолдерами забить и пустить дело на самотёк. Но в этом случае вы будете совершенно не готовы к ситуации, когда кто-то из них таки повлияет на ваш проект, да так, что ваше нахождение на должности окажется под угрозой.
Я в заголовке поста написал «управление стейкхолдерами». В этом есть небольшое лукавство, вряд ли вы сможете управлять топ менеджером или, вообще, генеральным директором компании, но управить их влиянием на проект вполне реально.
В целом, процедура выявления стейкхолдеров может вызывать вопросы только в очень больших компаниях. В средних и мелких сразу более-менее ясно, кто может на проект повлиять.
Проанализируйте, какие группы лиц и отдельные лица имеют интерес к вашему проекту и влияние на него, составьте список. В список внесите ФИО, должность, причину интереса к проекту, обоснование влияния на проект и всю остальную информацию, которую посчитаете важной.
А теперь ломающие новости. Заинтересованные лица могут быть ещё и внешние. На ваш проект может повлиять какое-нибудь государственное ведомство, пользователь-лидер мнений или СМИ. И их тоже нужно учитывать при выявлении стейкхолдеров.
Приоритизация стейкхолдеров
Нужно построить матрицу 2 на 2, по влиянию на проект и интересу к проекту. Ну и вписать туда стейкхолдеров.
| Влияние высокое | Влияние низкое | |
|---|---|---|
| Интерес высокий | Активно взаимодействуем | Информируем о проекте |
| Интерес низкий | Информируем о проекте | Отслеживаем, не изменились ли параметры |
Ещё один важный момент. Информация эта довольно чувствительная, поэтому будет лучше, если данная таблица будет лежать не в общей папке проекта, а на вашем личном компе.
Интерес высокий, влияние высокое
Это самые важные стейкхолдеры. Сюда, например, при правильной организации дел, должен относиться спонсор проекта. С ними взаимодействуем максимально плотно, периодически проводим встречи, шлём статусы, приглашаем на ключевые митинги с заказчиком, просим помощи в случае затруднений.
Интерес низкий, влияние высокое. Интерес высокий, влияние низкое
Это вторая по важности категория стейкхолдеров. Их мы только информируем о ходе проекта, но не забываем это делать. Рассылка статусов раз в неделю — хорошее решение.
Интерес низкий, влияние низкое
Эта группа нужна для того, чтобы отслеживать людей, положение которых в компании может измениться и они могут перейти в две предыдущие группы. Был сотрудник ведущим специалистом департамента, его внезапно повысили до заместителя директора или главы департамента и ваш проект его ВНЕЗАПНО заинтересовал. Такое бывает, лучше это держать под контролем.
Как комплексно управлять стейкхолдерами
Давайте подытожим, сведём в систему все методы управления стейкхолдерами или работы с ними.
Анализировать интересы
Нужно уметь определять, что именно нужно вашим стейкхолдерам, какие у них потребности. Для этого нужна высокая персональная вовлечённость. Как правило, это приходит с опытом, как работы в данной компании, так и в принципе, в рамках этой предметной области.
Разработать систему коммуникаций
Такой инструмент как коммуникационный план — ваш лучший друг. Найдите самые лучшие способы общения со всеми группами заинтересованных лиц. С кем-то нужны личные встречи, для других достаточно подробных отчётов, кому-то хватит общих отчётов, четвёртых можно уведомлять экранами «Что нового?» в приложении, с пятыми надо проводить тренинги. Действуйте, исходя из типа группы.
Инициировать совместные встречи
Несмотря на предыдущий пункт, на всю систему информирования, стоит всё же время от времени проводить очную встречу с несколькими группами стейкхолдеров. Хотя бы раз в полгода-год.
Брать обратную связь
Не забывать опрашивать стейкхолдеров, насколько они удовлетворены общением с вами и проектом, нужно ли что-нибудь улучшить. По этой обратной связи, оценивать эффективность своей работы со стейкхолдерами. Всё это очень важно.
Резюме
- Стейкхолдер — это физическое или юридическое лицо, имеющее интерес к проекту и способное на него повлиять, положительно или отрицательно.
- Стейкхолдеры могут быть вовлечены, а могут просто влиять.
- Грамотное управление стейкхолдерами и работа с ними, сильно облегчат жизнь руководителя проектов.
В целом, это всё, что руководителю проектов нужно знать об управлении стейкхолдерами.
1
1
