Всё, что менеджеру проектов нужно знать об ИСР

by Владимир Бычко

Изображение с диска «Реклама и коллаж», автор Lynn Stephenson

Несмотря на то, что проектами можно считать и простенькие активности, состоящие из трёх-четырёх работ, в реальных проектах их обычно сильно больше. Даже для простенького мобильного приложения можно выделить до сотни конечных работ. Для их представления нужна ИСР, иерархическая структура работ или, по-английски, WBS, work breakdown structure. В этой статье подробно разберём все аспекты подготовки этого проектного артефакта.

В целом, всё просто. Проект разбивается на отдельные работы до тех пор, пока не получатся атомарные задачи. Насколько мелкими должны быть конечные задачи? В каждой компании свой подход к этому. Кто-то требует, чтобы задача умещалась в 8 часов. Кому-то достаточно, чтобы задачу мог выполнить один сотрудник.

Вы можете создавать ИСР и для личных дел, включающих много аспектов. Вот, например, ИСР, которую я составил, когда переезжал на новую квартиру:

Я использовал Minjet MindManager для составления этой карты. Так удалось не упустить ни одного аспекта переезда. Значком мигалки помечены крайне важные работы, но можно использовать и более продвинутую приоритизацию.

Что же касается «взрослых» проектов, термин был впервые употреблён в 1993 году в США.

Теория

Графическое представление ИСР выглядит нагляднее, чем обычный список, благодаря возможности сворачивать и разворачивать узлы структуры.

ИСР позволяет более правильно организовывать работу над проектом, даёт представление об объёме работ, повышает прозрачность управления. Команда, имеющая доступ к ИСР, лучше понимает, как решение каждой из задач поможет достичь проектных целей.

Декомпозиция работ в дальнейшем сильно облегчит вам планирование, оценку загруженности команды, распределение задач между исполнителями. Добавив туда информацию о плановых трудозатратах, вы сможете верно оценить сроки. Имея ИСР перед глазами, вы сможете эффективней выделить ключевые риски и посчитать стоимость проекта. Вам станет понятно, на какие этапы вам хватает имеющихся сотрудников, а для каких нужны дополнительные силы.

Также ИСР позволит выявить связи между работами.

Обычно её создают во время инициации и уточняют в процессе планирования. После вам лишь останется держать её в актуальном состоянии.

Важные принципы составления ИСР

Иерархическая структура работ проекта строится на следующих принципах:

  • Включать только работы, реально значимые для достижения целей проекта. Посторонние задачи не включать.
  • Не дублировать задачи и не детализировать слишком уж сильно.
  • У каждого дочернего пункта только один родительский.
  • Детализировать до работ, которые может выполнить один исполнитель. Не допускать пунктов, для исполнения которых нужно несколько сотрудников.
  • Самые верхнеуровневые работы должны быть достаточно автономными.
  • Каждый пункт следует снабдить ссылкой на требования, но это можно сделать и позже, в процессе подготовки требований.
  • Избегать глаголов, больше существительных.

Алгоритм создания ИСР

Можно создавать ИСР в одно лицо, но я обычно привлекаю аналитика на начальных этапах и лидов компонентов (фронт, бэк) на более поздних (для нормальной декомпозиции). В целом же, порядок таков:

  1. Идентифицировать конечную цель проекта, по идее, это должен быть некий уникальный продукт. И разместить эту цель в корне иерархии.
  2. То, что мы сделали на предыдущем этапе, декомпозировать на понятные и достижимые компоненты первого уровня. И разместить их на первом уровне.
  3. По тому же принципу сформировать второй, третий уровень. Четвёртый — это уже многовато, если вы задумались о четвёртом уровне, может быть, стоит разбить проект на подпроекты?
  4. Назначить ответственных за каждую работу.
  5. Готово, вы восхитительны ♥️

Крайне важно, чтобы работы были смартовыми.

Крайне важно сделать систему кодировок работ. 1 для корня, 1.1 для первого уровня, 1.1.1 для второго и так далее.

Формы представления ИСР

Если это (требования, отчёт, план) не помещается на одной странице – никто этого не поймёт.

Марк Ардис

Stevens Institute of Technology

Очень важно, чтобы ИСР удобно и читабельно отображалась. Мне известны следующие форматы представления:

  • Контурная структура. Просто список с уровнями. Самая простая в разработке и самая неудобная для просмотра структура.
  • Иерархическая таблица. Делается в экселе или гуглодоках. В первом столбце корень, во втором — первый уровень, во втором — второй. Когда уровни заканчиваются, в таблицу можно занести ответственных оценку и всё, что пожелаете. Тоже относительно просто делается, в использовании немного удобнее предыдущего варианта.
  • Древовидная структура. Делается в программах для деловой графики, Visio для обладателей компа на винде, Draw.io для всех остальных. Или можно использовать софт для майндмапов. Графически представляем все уровни, появляется возможность сворачивать и разворачивать узлы. Это уже совсем удобная штуковина.
  • Диаграмма Ганта. Это следующий этап работы. ИСР с проставленными ответственными, связями, оценкой сроков. Обычно делается в Microsoft Project. Я когда-то делал в Merlin Project.

В целом, это всё, что пиэму нужно знать об ИСР.