Как ставить задачи так, чтобы подчинённые их выполняли

by Владимир Бычко

Изображение с unsplash.com, автор Luis Villasmil

Как у начинающих, так и у опытных руководителей бывает проблема. Они, вроде, грамотно ставят задачи подчинённым, но те всё время их факапят. То забудут что-то сделать, то сделают, но не так. Приходится буквально стоять у них над душой, тратя на этот микроменеджмент много времени.

Если немного изменить свою манеру постановки задач, с проблемой справиться можно. Крайне безответственных людей не так уж много, основную массу подчинённых вполне реально натренировать выполнять всё качественно и в срок. Полетели.

Увеличить трудоёмкость постановки задач

Нужно уделять больше времени постановке задач. Между тем, как много времени и внимания вы уделяете постановке задачи и тем, насколько качественно её выполнят, есть прямая связь. У руководителя часто нет времени на нормальную постановку, поэтому он просто небрежно бросает задачу в подчинённого, надеясь, что тот сам разберётся. Не уточняет, какие предпосылки у задачи, кто заинтересован в результате, почему она важна. Зачастую даже забывает сказать, к какому сроку её нужно выполнить. Руководителю кажется, что он такой халтурной постановкой экономит время, но на самом деле, он только добавляет себе работы в будущем.

Если ставите задачу, делайте это качественно, тратьте на это время, добивайтесь от подчинённого реального понимания задачи.

Убедиться, что сотрудник, действительно, понял задачу

Тут всё более-менее просто. Попросите сотрудника своими словами пересказать, что именно вы от него хотите. На этом этапе можно легко и дёшево отсечь всякие когнитивные искажения и ошибки восприятия.

Если задача объёмная, попросите сотрудника быстренько накидать список шагов, которые он предпримет для выполнения. Это тоже отличная практика. Тут есть ещё один скрытый плюс — люди с большей охотой выполняют задачи, которые спланировали самостоятельно.

Ставить задачи письменно

Однажды мне довелось работать на чувака, который говорил, что даже если он просто вскользь бросил какую-то мысль, я должен это воспринимать как задачу. Это совершенно кошмарный подход. Большинство сотрудников нормально так загружены, у них и так очередь задач. Если вы такого человека попросите сделать что-то устно, он сделает это, только если сам имеет привычку записывать все задачи. В остальных случаях он просто о ней забудет.

Не дайте сотруднику такую возможность. Все задачи ставьте только письменно, лучше в каком-нибудь таск-трекере на свой вкус. Тогда забыть о такой задаче у подчинённого не получится. Кроме того, эта мера усиливает самую первую инструкцию из этой статьи — ставя задачу письменно, вы структурируете собственное мышление и делаете постановку более качественно. Если таск-трекера по какой-то причине нет, напишите хотя бы имейл.

В целом, обсуждать задачи устно норм. Но в письменной форме задача обязательно должна присутствовать. Устное общение только подкрепляет задачу.

Напоминать и требовать

Вообще, напоминаниями должен заниматься таск-трекер. Но если задача действительно важная и вы лично напомните сотруднику о том, что её нужно делать, эффект будет больше и сильнее. Помните о том, что существует начальный, промежуточный и конечный контроль. В этой части статьи речь о промежуточном. Если поставили задачу подготовить документ к концу недели, обязательно в среду напомните.

Необходимость напоминать и требовать часто вызывает у руководителей психологическое сопротивление. Но его нужно преодолеть и напоминать не забывать. Это часть работы руководителя и пока всех работников не заменили нейросети, ей придётся заниматься.

Если вы будете доброжелательно, но настойчиво напоминать о задачах, у подчинённых постепенно выработается правильное отношение к вашим задачам и они будут выполнять их более дисциплинированно. Сотрудники поймут, что им проще выполнить задачу, чем продолбать, вы всё равно, не забудете и не слезете.

Благодарить за выполнение задач

Это неочевидно. Вам кажется, что зарплаты (зачастую весьма неплохой) вполне достаточно в качестве благодарности за выполнение задач. Это не так. Люди не роботы, у них есть мотивация. Когда вы благодарите человека за выполненную задачу, вы тем самым ему даёте понять, что то, что он делает, правильно и несёт пользу организации, а это очень сильно влияет на мотивацию.

Кроме того, сотрудник, когда его благодарят за качественно выполненные задачи, сам начинает стараться делать это почаще. Так что, пусть в вашем лексиконе поселятся слова: «спасибо», «благодарю», «молодец», ну или хотя бы большой палец или огонёк в телеграме, если у вас слова платные и вы их экономите.

В целом, применение этих пяти простых методов очень сильно повысит дисциплину ваших подчинённых, а значит и успешность бизнеса.