Ens rationis
У меня снова теоретическая статья. Давайте разберёмся, почему не стоит путать процесс и систему.
Многие менеджеры, особенно начинающие, используют слова «процесс» и «система» как равнозначные. Типа: «система управления проектами» и «процесс управления проектами». На самом деле, это не одно и то же. Давайте разбираться, почему это заблуждение появилось и почему оно вредит, даже если ваш клан — это вы один.
В контексте разработки ПО, системой называется структурированный объект с неким назначением. Процессом — последовательность действий и изменений, происходящие во времени.
Процесс — не отдельно лежащая сущность. Это описание фрагмента поведения системы.
Суть процессов
Процесс — это последовательность действий, операций или трансформаций, которые происходят в определенном порядке и во времени. Слово «процесс» происходит от латинского «processus» — движение, развитие, прохождение.
Предположим, вы хотите сварить яйца. Надо следовать процессу — набрать воду, посолить, закинуть туда яйца, варить сколько-то минут, потом вытащить, охладить и очистить. Это процесс.
В корпоративном мире тоже полно процессов. Например, процессы найма и увольнения.
Свойства процесса:
- Абстракция. Хоть действия и материальны, их последовательности у нас в головах, процесс — это концепция, пусть результат часто материален.
- Растянутость во времени. У него есть начало, промежуточные шаги, конец.
- Трансформация чего-либо. Состояние какого-либо объекта меняется в результате выполнения процесса.
Суть систем
Система — это объект, который состоит из нескольких элементов или подсистем, связанных между собой определенным образом. Система имеет функцию, процесс реализации, материал, структуру из материальных частей. Свойства системы не равны сумме свойств элементов.
Кастрюлька с яйцами — система. Физический объект, состоящий из компонентов — чана, рукояток, крышки, воды, яиц. Между ними есть связи, они взаимодействуют. У системы есть функция — она служит для варки яиц, это её назначение.
Но! Точно так же можно представить и рассмотреть и систему «Приготовление яиц для меня»:
- Функция: сварить мне яйца.
- Процесс: описан выше.
- Материал: кастрюлька из металла, наполненная подсоленной водой.
- Структура: элементы из материала (имеющие физические границы), связанные между собой как гравитацией (кастрюлька стоит на плите и не улетает), так и яйцами, перемещающимися между объектами.
Система характеризуется другими свойствами:
- Во‑первых, система имеет функцию и назначение. Система существует для того, чтобы что‑то делать, какой‑то процесс реализовывать или какую‑то функцию выполнять.
- Во‑вторых, это процессный аспект. Для того, чтобы система выполняла функции, в ней должны протекать процессы.
- В‑третьих, это материальность. Система — это реальный объект, который существует в физическом мире. У нее есть вес, размер, материальное воплощение.
- В‑четвертых, система имеет структуру. Она состоит из элементов и подсистем, которые связаны между собой определенным образом. Структура определяет, как устроена система и как ее части взаимодействуют.
Фундаментальная разница между процессом и системой
Теперь разберём ключевой момент. Разница между процессом и системой фундаментальна:
Система — это «что это такое». Это описание структуры, устройства, из каких элементов состоит объект, как они соединены, какая у них функция.
Процесс — это «что с ней происходит». Это описание того, как система работает, какие действия она выполняет, как изменяется ее состояние во времени.
Метафора: если система — это пекарня, вместе с пекарями, тестом, печами, другим оборудованием, то процесс — это выпечка булок и пирожков.
Возьмём некую условную фирму. Фирма как система — это некая оргструктура из начальников разного уровня, ведомств, отделов, команд, связей между ними, оборудования, помещений, расходников. И в этой организации происходят процессы. Руководители планируют и контролируют, исполнители кодят код, контроль качества обеспечивает качество, это всё процессы.
И вот здесь важный момент: для того, чтобы изучить систему, её надо рассмотреть с разных сторон. Нельзя полностью описать систему, посмотрев только на ее структуру или только на процессы. Нужно посмотреть на нее комплексно, как минимум в четырех аспектах. Поговорим о них.
Четыре аспекта системы
Система может быть описана через четыре взаимопроникающие и взаимовлияющие аспекта:
Функциональный аспект
Для чего нужна система. Назначение системы, ее основные и вспомогательные функции. Для того же кастрюльки с яйцами — это приготовление завтрака. Функция вытекает из структуры и материалов, но также диктует требования к ним.
Процессный аспект
Как работает система. Здесь мы описываем последовательность действий, которые система выполняет для реализации своих функций. Для кастрюльки это процесс налива воды, просаливания, кипячения, погружения яиц, извлечения яиц, слива воды. Процессы возможны благодаря структуре системы и материалам, из которых она сделана.
Материальный аспект
Компоненты. Здесь мы описываем, из каких материалов, веществ и субстанций состоит система. Материал определяет, каким именно образом могут быть воплощены элементы и подсистемы системы. Для кастрюльки это металл, вода, соль — каждый материал выбран для определенной части и определенной функции. Материал накладывает ограничения. Вода кипит при нормальном давлении при 100°, это накладывает ограничения на время приготовления яиц.
Структурный аспект
Связи между объектами, работа этих связей. Нет связей — нет системы.
Процесс же — это одно из описаний системы, но описание особенно важное, потому что показывает систему в действии, в движении, во времени. Однако полное понимание требует рассмотрения всех четырех системных аспектов.
Значение материала
Здесь не буду теоретизировать, сразу перейду к сути. Очень часто неудачи проектной деятельности бывают из-за неправильной работы с материальным аспектом. Нужны квалифицированные люди, надёжное железо, качественное сырьё. Попытка сэкономить на материальном аспекте приводит к появлению ненадёжных систем.
Люди тоже могут рассматриваться как материал системы. Очень сложный материал.
Почему это важно для практики?
То, что я описал выше, не просто академическое упражнение. Тут есть практическое значение.
Когда вы строите или улучшаете систему, нужно думать одновременно о четырех аспектах. Если вы сосредоточитесь только на структуре, вы получите хорошо организованный объект, который может быть неэффективен из‑за плохого материала или несовершенного процесса. Если думаете только о процессах, вы сможете оптимизировать отдельные действия, но можете упустить системные проблемы, коренящиеся в материале или структуре.
Менеджер должен очень чётко понять — чтобы улучшить работу системы, надо комплексно действовать по всем четырём аспектам.
Инженер должен очень чётко понять — проектируя систему, надо думать не только о физическом объекте, но и о материалах, о структуре, процессах. Все аспекты должны быть согласованы между собой.
Заключение
Процесс и система — две стороны одного объекта. Система — это материальный объект, состоящий из определенных материалов, с определенной структурой, функцией и назначением. Процесс — это последовательность действий, которые выполняются внутри системы.
Ключевое понимание: процесс — это одно из описаний системы, но описание особенно важное, потому что показывает, как система работает во времени, как она реализует свои функции через последовательность действий. Однако полное понимание системы требует рассмотрения четырех взаимосвязанных аспектов.
Чтобы по‑настоящему понимать и управлять системой, нужно рассматривать ее с разных сторон:
- Функциональный взгляд показывает, для чего система существует и какие функции выполняет.
- Процессный взгляд показывает, как система работает во времени.
- Материальный взгляд показывает, из чего система сделана и какие ограничения это накладывает.
- Структурный взгляд показывает, как организованы элементы и связи между ними.
Все четыре взгляда необходимы для полного понимания. И когда вы думаете о совершенствовании системы, будь то организация, технический процесс или что‑то еще, помните: вы должны думать целостно, рассматривая все четыре аспекта одновременно. Улучшение может потребоваться на любом из этих уровней. Только так вы можете действительно изменить систему к лучшему.
