О работе с почтой и нулевом инбоксе

Приёмы работы с электронной почтой.

Есть только два гендера. Один спокойно живёт с тысячью непрочитанных сообщений, второй же волнуется, если на баджике приложения горит единица и тут же стремится её убрать. Я скорее принадлежу ко второму и стараюсь держать инбоксы всех своих почтовых ящиков и мессенджеров пустыми. Несколько слов о том, как я это делаю. 

Давным-давно для работы с почтой я использовал The Bat, потом перешёл на веб-версию gmail, но потом гугловцы что-то с ней сделали и она стала грузиться по полминуты, из-за чего я снова поставил почтовый клиент — Airmail. Но потом всё же перешёл на дефолтный маковский почтовик Mail, он мне пришёлся по духу больше.

У меня три основных почтовых ящика:

  • proftwist@gmail.com – для рассылок, регистраций на сомнительных сайтах, автоинформаторов, календаря (прочитайте мою заметку, как сделать, чтобы в календарь не приходил спам) и адресной книги.
  • vladimir@bychko.ru – для адресной переписки.
  • v.polovcev@yandex.ru — для автоинформаторов Яндекс.Метрики и музыки с Яндекс.Музыки, для переписки же его не использую и к почтовому клиенту не подключаю.

Мой бывший работодатель, Денис Никаноров из Benovate, написал на vc статью о почти полном отключении уведомлений от всего. Я такого себе позволить не могу, так как 80 % моей работы — ответы на сообщения.

Если рассылка неинтересна, отписываюсь. Сначала ищу в письме ссылку для отписки и перехожу по ней. Если механизм отписки сломан, жму на кнопку отправки письма в спам, осознавая, что наношу рассыльщикам вред, но они сами себе злые буратины. 

Таким образом я отписался практически от всего мусора, на который в изобилии подписался в конце десятых. Остались vc и dtf, да ещё несколько полезных рассылок. 

Всё автоматическое, от чего не отписался, автосортирую. Прочитайте мою заметку с инструкцией по автосортировке писем в gmail. Под каждую рассылку, под каждый автоинформатор (например, Почту России или доставку еды) отдельную папку и пусть почта валится в неё, минуя инбокс и не вызывая пиликанья. Автосортировку всегда делаю средствами веб-версии почты, в почтовом клиенте ничего не настраиваю, так как клиентские фильтры работают, только когда комп онлайн. Устраиваясь на новую работу, первым делом создаю папку для Джиры или иного используемого таск-трекера, потому что писем оттуда будет множество. 

Письма по проектам в рабочей почте автосортировать несколько сложнее, их сортирую руками. Ответил, положил цепочку в папку проекта. 

Письма, содержащие важные инструкции или документы, отправляю в Эвернот (завёл в адресной книге контакт со служебным адресом Эвернота) и кладу в рабочий блокнот, в почте их архивирую. 

Некоторые коллеги советуют отмечать требующие ответа сообщения непрочитанными:

 

Из-за принадлежности ко второму гендеру, я так не могу, поэтому в почте помечаю их флажками, а в Телеграме отправляю в Избранное. Пробовал отправлять такие письма на служебный адрес Todoist для автоматического создания задачи, но мне не понравилось, как тело письма причепляется к описанию задачи. 

Всегда заношу в гугловую адресную книгу ключевых коллег, с которыми взаимодействую часто, записываю не только рабочие, но и личные контакты на будущее, вдруг у меня в другой компании найдётся для них интересная работа и их можно будет схантить. По этой же причине стараюсь каждому указывать должность и дескрипшен. Когда-то заморачивался с добавлением фотографий, но потом положился на автоматическое добавление из гуглопрофиля и забил, поэтому большая часть контактов сейчас без фотографий.

В целом, такой подход минимизирует количество входящих уведомлений, они остаются только для писем от живых адресатов, часть из которых реально требует быстрого ответа.