Во времена использования skype исключительно в личных целях, проблем не было, однако когда он стал служебным инструментом и количество диалогов и групповых чатов резко возросло, появились некоторые трудности:
- Слишком много активных чатов. Лишь некоторые из них действительно полезны, в остальные достаточно изредка заглядывать, но уведомления утомляют.
- Трудно найти старый групповой чат, в котором была достигнута какая-то договорённость.
- Контакт-лист становится реально огромным.
- Даже в рамках хистори одной переписки трудно найти нужное место.
- Некоторые люди очень долго не отвечают.
- Некоторые сотрудники используют вместо фотографий изображения котов, енотов, гербов,
хохлов.По фамилии человека не всегда можно опознать, приходится несколько секунд гадать, из какого отдела этот кот или енот.
Полезные советы:
- Выучите команды /alertsoff и /alertson. Первая выключает уведомления о новых сообщениях в данном чате, вторая включает. Требуется на случай, когда обязательно нужно висеть в каком-то чате, чтобы видеть инфу по необходимости, но реагировать не нужно.
- Создаёте групповой чат — сразу же присваивайте ему имя, соответствующее теме беседы. Я ещё и картинку присобачиваю, но это лишнее. Тема закрыта — архивируйте переписку и удаляйте чат. Если в контакт-листе есть неперименованные чаты — удаляйте.
- Все имена контактов должны быть в едином стиле. Лучше всего — Фамилия Имя. Также нужно добавлять к имени короткий тег, например #market, #admin или #coder на своё усмотрение. Очень сильно облегчает узнавание человека, с которым общаетесь редко.
- В скайпе есть странные стандартные смайлики неясного назначения, например, звёздочка. Так вот, их назначение — маркировка важного момента в длинной переписке. Например, достигли договорённости — сформулируйте её ещё раз и поставьте в начале фразы звёздочку — потом будет легко отыскать.
- Если есть возможность не писать текстом, а позвонить войсом — звоните. Если есть возможность видеосвязи, демонстрации экрана — обязательно пользуйтесь.
- Если во время голосового обсуждения достигли какой-либо договорённости, немедленно дублируйте её текстовой строкой в чате. По правилам делового общения, после такого обсуждения организатор высылает участникам резюме встречи, если дублировать устные договорённости текстом по мере разговора, это сильно ускорит написание резюме.
- В чате были написаны некие важные данные — немедленно дублируйте их в основную систему хранения информации (эвернот, закладки браузера, таск менеджер, что угодно). Не забывайте, что хистори в скайпе синхронизируется через задницу, при установке скайпа хистори нужно копировать руками. И вообще, присмотритесь к Viber — перспективная штука.
- Я вас умоляю, используйте в качестве аватара свою фотографию, причём в виде лицевого портрета без головного убора. Хотя бы для служебного акканута — в личном может быть всё, что угодно. Имеете что-то против — разместите логотип компании, но не зайчиков, котиков, анимешных персонажей и прочей ерунды. Во-первых, это совершенно неуместно, а во-вторых, ухудшает узнаваемость.
