Crescite, nos qui vivimus, multiplicamini
Введение
Эта статья относится к сфере управления портфелями и программами. Предположим, вы взялись руководить портфелем проектов и обнаружили, что:
- Проектов в вашем портфеле очень много. Сильно больше, чем пиэмов.
- По изрядной части проектов сроки заваливаются, из-за чего клиенты страшно недовольны.
Решение будет достаточно контринтуитивным. Потому что главная проблема заключается в мультизадачности. А именно в том, что истинной многозадачности не существует, а ложная губительна.
Если сильно утрировать, три проекта по месяцу, которые делаются последовательно, займут три месяца. Но если их делать одновременно, они займут не месяц и даже не три, а все пять из-за необходимости переключаться.
Личная практика.
Вот эти самые переключения руководителям свойственно сильно недооценивать.
Work in progress
В управлении проектами корневой для данной проблемы термин называется WIP: Work in progress. Сделаем небольшое отступление и разберёмся, как считается WIP для проектов разных типов:
Time&Material
- Процент завершённости.
- Определить какой процент от общего прогнозного объема трудозатрат акта команда уже отработала.
- Выручка (₽)
- Умножить прогнозную сумму акта на процент завершенности.
Full Time
- Процент завершённости.
- Определить какой процент от общего объема трудозатрат акта команда уже отработала.
- Выручка (₽)
- Умножить сумму акта на процент завершенности.
Fix Prise
- Определить перечень фич, которые относятся к текущему акту.
- Распределить фичи в таск-трекере по актам, объединив работы по одному акту в этап (Акт=Этап).
- Выбрать из фич акта те, которые на дату отчета завершены на 100 %.
- Процент завершённости.
- Актуализировать в таск-трекере прогноз по трудозатратам на все работы акта (4/4).
- Определить какой процент от прогнозных трудозатрат на все фичи акта, составляют трудозатраты на уже реализованные фичи этого акта
- Σ фактических трудозатрат на реализованные фич акта / Σ прогнозных трудозатрат на реализацию всех фич акта) × 100 %.
- Выручка (₽)
- Умножить сумму акта на процент завершенности.
Так вот, к чему я это всё. WIP нужно уменьшить. Возможно, радикально.
Решение проблемы
Вам придётся определить константу приемлемого количества проектов на одном пиэма. Эмпирически это не более трёх. Потом нужно оставить на пиэмах проекты с самыми ранними датами завершения, каждому не более трёх. Остальные проекты временно заморозить.
Да, если у пиэмов на количество проектов завязаны KPI, им это не понравится. Да, вас ждёт несколько неприятных разговоров с заказчиками, когда те узнают, что по некоторым их проектам работы не ведутся. Придётся подбирать слова.
Но метод работает. Сокращение количества переключений даст результат — оставшиеся проекты очень сильно ускорятся.
Вам в помощь канбан-доска с WIP лимитами.
Новая проблема — простои
Однако когда вы попытаетесь применить этот метод, вы столкнётесь с новой проблемой. Может сложиться ситуация, что у кого-то из пиэмов сразу по всем трём проектам будет затык. Заказчик не предоставил доступ, не готово важное ТЗ. Короче, все три проекта встали и у него простой.
Решение проблемы простоев
Проблема простоев решается при помощи Full Kit и «ворот».
Full Kit
Full Kit — это концепция из теории потока, которая подразумевает полную готовность всех необходимых ресурсов, информации и условий для выполнения задачи или этапа проекта до его начала.
Цель — минимизировать простои и хаос, которые возникают, если задача стартует без полной подготовки. Для этого собирается весь «комплект» перед началом работы, чтобы команда могла двигаться без остановок.
Что входит в Full Kit:
- Чёткие требования: Техническое задание (ТЗ), спецификации, понимание бизнес-целей.
- Ресурсы: Люди (разработчики, дизайнеры и т.д.), оборудование, доступы к системам, софт, аккаунты с доступами.
- Информация: Документация, согласования, ответы на вопросы от заказчика.
- План с вехами: Оценка трудозатрат, сроки, приоритеты.
- Риски: Идентифицированные риски и план их минимизации.
Ворота
Ворота (Gates) в теории потока — это контрольные точки или этапы в жизненном цикле проекта, на которых проверяется готовность Full Kit перед переходом к следующей фазе. Они действуют как фильтры, предотвращая запуск задач или этапов, если не все условия выполнены. Ворота помогают избежать ситуации, когда команда начинает работу с неполным комплектом, что ведёт к простоям, переделкам и срывам сроков.
Как работают ворота:
- На каждом этапе проекта (например, инициация, проектирование, разработка, тестирование) устанавливается «ворота» — момент, когда команда и стейкхолдеры оценивают, готов ли Full Kit.
- Если Full Kit не собран (например, нет согласованного ТЗ или ресурсов), переход к следующему этапу блокируется, пока всё не будет готово.
- Ворота часто сопровождаются чек-листом, который подтверждает наличие всех элементов Full Kit.
Связь с Full Kit: Ворота — это механизм, который гарантирует, что Full Kit собран на каждом этапе. Без ворот команда может начать работу с неполной подготовкой, что нарушает поток и увеличивает риски. Ворота обеспечивают дисциплину и контроль, чтобы Full Kit был не просто концепцией, а реальной практикой.
Применение ворот и Full Kit
Применение ворот требует структурированного подхода, особенно в сложных проектах. Вот пошаговый процесс, который можно интегрировать в ваши методологии (Scrum, Kanban, ватерфол):
- Определите этапы проекта и ворота:
- Разделите проект на ключевые фазы: инициация, планирование, проектирование, разработка, тестирование, релиз, поддержка.
- Для каждой фазы установите ворота. Например:
- Ворота 1 (инициация): Согласованы цели, бюджет, стейкхолдеры.
- Ворота 2 (проектирование): Утверждены ТЗ, UML/BPMN-диаграммы, дизайн.
- Ворота 3 (разработка): Команда собрана, доступы к API и стеку (например, Node.js) есть.
- Создайте чек-лист Full Kit для каждых ворот:
- Составьте список обязательных элементов. Например, для ворот перед разработкой:
- ТЗ с use case и sequence-диаграммами.
- Утверждённый бюджет.
- Выделенные ресурсы (разработчики, дизайнеры, qa).
- Согласования от заказчика.
- Риски оценены (например, задержки API).
- Чек-лист должен быть конкретным и измеримым.
- Составьте список обязательных элементов. Например, для ворот перед разработкой:
- Проводите встречи по достижению ворот:
- Организуйте встречи со стейкхолдерами для проверки Full Kit.
- Используйте софт-скиллы из этой статьи: активное слушание, ясность речи, визуализация (диаграммы в Miro/Figma), чтобы убедить заказчика или команду доделать недостающие элементы.
- Документируйте решения в Confluence.
- Блокируйте переход без Full Kit:
- Если чек-лист не выполнен (например, нет дизайна), не начинайте следующий этап. Это предотвращает хаос.
- Используйте тайм-менеджмент (Pomodoro, 3 MIT) для ускорения подготовки Full Kit.
- Интегрируйте с Agile/Scrum/Kanban:
- В Scrum ворота можно привязать к демо или ретроспективам. Например, перед спринтом проверяйте, готов ли бэклог спринта.
- В Kanban ворота — это точки проверки перед перемещением задач в колонку «In Progress».
- В гибридных методологиях ворота можно встроить в мастер-план.
- Отслеживайте метрики и риски:
- Используйте Jira для мониторинга прогресса и блокеров. Например, сколько раз ворота были «закрыты» из-за неполного Full Kit?
- Управляйте рисками: если заказчик задерживает согласования, эскалируйте через встречи или аналитическую эмпатию («5 почему»).
Заключение
Переключение между задачами, равно как и переключение между проектами часто недооцениваются руководством компании, желающим пилить много проектов параллельно. Контринтуитивное решение по сокращению одновременных проектов может радикально ускорить работу и решить проблему срыва сроков.
