Цифровая уборка

Когда-то давно я написал пост о цифровом минимализме. В этом посте материал эксперта по цифровому этикету и преподавателя Ольги Лукиновой (публикуется с её разрешения) с моими комментариями (курсивом), в нём о цифровой уборке более подробно.

Если давно хотели привести цифровое хозяйство в порядок, сделать это перед НГ — отличная идея.

Материал разбит на несколько дней, в течение которых предполагается постепенно привести цифровые объекты в порядок.

День 1. Наводим порядок в приложениях

Приложения забивают память телефона, присылают непрошенные уведомления, собирают наши данные, мешают быстро находить нужное. Поэтому сегодня мы почистим смартфон от приложений.

Помните, как в «Кремниевой долине» ребята придумали, как проникнуть в «хулифоны»? Идея была в том, что первое, что делают люди, пришедшие на конференцию — ставят приложение конференции, чтобы подключить бесплатный вайфай. А прикол в том, что практически все потом его не удаляют, забывают. И да, может случиться так, что приложение, которое вы когда-то установили и которое тихонько живёт на вашем смарте, стало вредоносным.

Я всегда говорил, что нужно устраивать смартфону «день здоровья», удаляя неиспользуемые приложения. Самое время это сделать.

Шаг 1. Удаляем лишнее

Вот какие приложения можно удалить из телефона:

• Те, которые вы не используете. Это могут быть приложения, предустановленные в телефоне. А могут быть те, которые вы сами скачали и ни разу не открыли. Если вы ими никогда не пользовались, то, скорее всего, и не будете — удаляйте. Если вдруг понадобятся, то заново скачаете.
• Дубли программ. Например, старые банковские приложения, вместо которых уже установили новые версии. Или приложения, которые выполняют одни и те же функции. Скажем, из нескольких приложений интернет-браузеров можно оставить 1-2 любимых.
• Пожиратели времени. Если есть приложение, которое отнимает ваше время, и вы давно хотели с ним расстаться, то сейчас подходящий момент! Может быть, это игры, социальные сети, новостные каналы. 

У меня, например, обнаружился «Мой налог». Приложение было нужно, когда я работал по самозанятости. Какой смысл его держать, если самозанятость закрыта?

Шаг 2. Обновляем оставшиеся приложения

Часто разработчики в обновлениях устраняют уязвимости приложения, которыми могут воспользоваться злоумышленники. Поэтому старайтесь регулярно  обновлять приложения. Ну и сейчас как раз самое время сделать это в рамках уборки.

Когда-то вопроса обновления просто не было. Все приложения ставились из Google Play, при появлении вайфая сами в фоне обновлялись. Но из-за одного великого геополитика, часть приложений были выкинуты из сторов и у нас появилось богатство выбора — качать их по прямым ссылкам, ставить из российских сторов или придумывать ещё что-то. Банковские я время от времени обновляю руками.

Шаг 3. Упорядочиваем оставшееся

• Самые часто используемые приложения разместите на главном экране. Тогда у вас всегда будет к ним доступ. Близкие по типу приложения удобно размещать рядом. Например, приложения банков можно разместить в одной строке.
• Менее частые приложения поместите на второй экран.
• Приложения, которые вы используете редко, объедините в папки и дайте им понятные названия (например, «Игры», «Соцсети», «Магазины», «Сервисы»).

У меня, например, есть папки «Банки», «Еда» (в Кёниге некоторую еду дешевле заказывать через «Батутто» или «Друзья Табаско», чем из Яндекс.Еды).

* * *

День 2. Чистим подписки в телеграме

Каналы в телеграме требуют внимания и отвлекают нас больше, чем обычные соцсети: они показывают, сколько постов мы пропустили, и присылают обновления вперемешку с личными сообщениями. Чтобы снизить информационную нагрузку, сегодня будем чистить подписки в телеграме.

Шаг 1. Соберите все каналы в одну папку

Этот шаг нам нужен, чтобы увидеть масштабы бедствия, чаты и группы не мешали нам работать с каналами. Для этого зайдите в профиль → настройки → папки с чатами → создать папку → в графе «выбранные чаты» нажмите «добавить чат» и выберите категорию «Каналы». Теперь в эту папку соберутся все каналы.

Шаг 2. Отпишитесь от ненужных каналов

Вот от чего стоит отписаться в первую очередь:

• Каналы, в которых скопилось больше нескольких десятков или даже сотен уведомлений (вероятно, вам не очень интересен контент, раз вы так давно не заходили, либо канал пишет в таком темпе, который вам не подходит).
• Каналы, которые друг друга дублируют по функциям. Например, если вы подписаны на много новостных каналов, то можете оставить только 1-2, которые подходят вам по степени подробности и оперативности обновлений. 
• Каналы, которые для вас больше не актуальны. Скажем, вы хотели выучить итальянский язык, подписывались на каналы по теме, а теперь решили учить другой язык. Значит, от итальянских каналов можно отписаться.

В общем, можно отписаться ото всего, что не приносит ни пользы, ни радости.

Что мы делаем, когда видим интересный канал? Правильно, подписываемся, навсегда отключаем уведомления, время от времени в него заглядываем и с раздражением сбрасываем счётчик новых сообщений. Иногда каналы, действительно, теряют актуальность. Например, был подписан на канал с пиэмскими вакансиями, но в последнее время пиэмских там практически нет, один мусор.

Ещё добавлю, что бывают заброшенные каналы. Если в них есть ценная для вас информация, лучше скопируйте её в другое хранилище и отпишитесь.

Ещё можете встретить такой артефакт (держать такое в списке совершенно нет смысла):

Ещё при просмотре списка вы можете обнаружить, что забитые тысячу лет назад в записную книжку телефоны превратились в аккаунты каких-то непонятных людей. Такое бывает, когда владелец теряет доступ к номеру и этот номер перепродают другому человеку. Их тоже нет смысла держать в списке.

Шаг 3. Удалите ненужные вам папки

Возможно, вы подписывались на папки с каналами (когда все рекламировали свои каналы при помощи папок) или, может быть, вы сами группировали каналы по папкам. Часто тематические папки не помогают, а только создают дополнительный информационный шум. Вы можете удалить папку, но при этом не отписываться от каналов, которые были в этих папках. Для этого нажмите на папку → удалить. Когда ТГ спросит вас «Покинуть также чаты из этой папки?», снимите галочки с тех каналов, в которых хотите остаться.

У меня всего три папки: основная, каналы с пиэмскими вакансиями, рекрутеры. Последнюю всегда вычищаю, когда контакт с рекрутером не закончился трудоустройством — вытирайте гель салфеткой, этот рекрутер вас больше никогда не наймёт, держать его в папке нет никакого смысла.

* * *

День 3. Чистим почту от рассылок

Рекламные рассылки засоряют почту, занимают место в ящике и мешают найти нужные письма. Поэтому сегодня расхламляем ящик от рекламных рассылок.

• Шаг 1. Заходим в письмо с рекламной рассылкой. Находим кнопку «отписаться от рассылки». Отписываемся. Теперь рассылка от этого бренда больше не будет вам приходить. Если по-прежнему хотите получать эти рассылки, то пропустите этот шаг.
• Шаг 2. Скопируйте адрес отправителя. В поиск по письмам введите этот адрес. Вы увидите все письма, которые от него приходили. Одним взглядом можно сразу оценить, нужны ли вам эти письма. Выделяйте все, помечая их общей галочкой, и удаляйте.
• Шаг 3. Повторите так с письмами от других брендов.

Такой подход позволит очищать ящик сразу целыми цепочками и быстро просматривать, есть ли в каждой из них что-то ценное. Это гораздо быстрее, чем заходить в каждое отдельное письмо.

---

Бонус рекомендация: отделяем рассылки от важных писем

Чтобы в будущем письма от брендов не перемешивались с другими письмами, можно сделать так:

Способ 1: завести для рассылок отдельный ящик и именно на него регистрироваться во всех интернет-магазинах и сервисах, которые грешат рассылкой.

Способ 2: настроить правила сортировки писем в почтовом ящике — чтобы все рассылки или письма с определенных адресов падали в нужные папки.

---

К этому посту могу посоветовать прочитать мой гайд по автоматической сортировке писем в джимейле. Например, я всегда автосортирую письма с квитанциями от провайдеров бытовых услуг, очень удобно.

Мне нравится держать инбоксы всех почтовых ящиков пустыми. Закрыли вопрос с данной цепочкой — архивируем её в папку. Иначе потом найти её будет сложно.

* * *

День 4. Избавляемся от непрочитанных писем

Это продолжение вчерашнего задания. От спама мы уже избавились, но, возможно, в вашем ящике остались непрочитанные письма. И не исключено, что лежат они там очень давно. Может быть, там просьба или предложение, на которое вы когда-то не решились ответить отказом, может быть, там задачи, которые вы хотели решить, когда будет побольше времени.

Такие письма могут создавать ощущение невыполненных обязательств и провоцировать чувство вины. Сегодня от них избавимся. Соберите всю силу воли и зайдите в каждое непрочитанное письмо. 

• Если в непрочитанном важная информация, которая вам пригодится в будущем, то скопируйте ее и положите в то место, где у вас лежит полезная информация — ее там будет проще найти.
• Если непрочитанное требует от вас какого-то действия, то сделайте его, наконец. Может быть, нужно просто написать «Извини, я не смогу помочь». А может быть, просьба уже не актуальна, и вы можете уже пометить письмо прочитанным.
• Если в письме задача, которую вы планировали сделать «когда-нибудь потом», то сделайте ее прямо сейчас или внесите в список дел. 
• Если это просто спам, то вернитесь ко вчерашнему заданию.

Когда в ящике все письма прочитаны и на иконке приложения нет красного счетчика, дышать как будто становится легче.

День 5. Чистим фотогалерею

Когда в фотогалерее накапливается много фото и видео, то забивается память телефона, а нужные снимки очень трудно найти. Поэтому сегодня мы почистим фотогалерею в телефоне. 

Некоторые используют такой способ: копируют все фотографии в облачное хранилище или на жесткий диск и одним кликом очищают память на телефоне. Но наша цель — не просто освободить память, а почистить хранилища от цифрового мусора:

• дубли,
• брак,
• автоматические загрузки из мессенджеров,
• случайно снятые фото и видео,
• скриншоты и фото, потерявшие актуальность и важность.

---

Способ 1. Вручную.  

Чистим вручную, просматривая каждую фотографию и видео, принимаем решение: нужны они нам или нет. 

Лайфхак: я советую посмотреть, в какие категории ваш смартфон уже сгруппировал файлы, и чистить именно по категориям — так будет проще принимать решения. Например, мой телефон группирует скриншоты в отдельную папку. Очень удобно сразу просмотреть все снимки экрана. Если есть отдельная папка загрузок из мессенджера — ее тоже очень легко чистить, просматривая целиком, а не вперемешку с другими снимками. Некоторые телефоны еще отдельно собирают категорию «дубли», что тоже упрощает чистку.

Способ 2. С помощью приложений.

Можно воспользоваться приложениями, которые находят дубли и предлагают удалить некачественные фото, например, Slidebox, Cleanup, Flic, Photo Cleaner, Remo, Gemini Photos. Большая часть из них имеет бесплатную базовую версию и платную premium версию. 

Напомню еще один аргумент в пользу разбора фотоархивов: когда в телефоне несколько сотен фотографий одного события и большая часть из них — это брак, то пересматривать такие фотографии даже не захочется. И тогда какой смысл их хранить? А если в альбоме остались только хорошие снимки, которые радуют, то и возвращаться к ним гораздо приятнее.

Если вы используете Dropbox, скорее всего, держите включённой галку автоматической загрузки в дропбокс всех создаваемых на смартфоне фоток — собственно, фотографий и скриншотов. И у вас на компе есть папка Camera Uploads. Так вот, эта папка — первейший кандидат на чистку. Например, я вчера был в почтовом отделении, в котором электронная очередь не печатает талон, его надо сфотографировать на смартфон. Ну вот зачем хранить эту фотку? Так вполне можно получить несколько сотен мегабайт места в облаке.

* * *

День 8. Чистим рабочий стол на компьютере

На захламленном рабочем столе трудно найти что-либо. А еще он давит беспорядком и напоминает про недоделанные дела. Будем очищать рабочий стол. 

Просматривайте документы, которые лежат на рабочем столе, и расправляйтесь с каждым из них:

• Ненужное — в корзину.
• Нужное — в ту папку, где этот файл логично будет лежать и ждать вашего возвращения.
• Если из файла нужна только какая-то информация, скопируйте ее туда, где потом удобно будет забрать, а сам файл удалите.
• Если файл требует какого-то вашего действия, то сделайте его (вдруг там дело на пару минут) или занесите в свой список задач. А сам файл с рабочего стола уберите.

Чем меньше файлов на рабочем столе, тем легче сконцентрироваться и не отвлекаться каждый раз, когда включаете компьютер.

Относительно рабочего стола, у маководов тоже есть два гендера — люди, у которых стол завален ровным слоем файлов и ярлыков и сторонники минимализма, у которых на нём нет ничего, кроме обоев. У меня так:

Заваливание десктопа раньше несло с собой ещё один риск — про эти файлы вечно забывали, когда винда накрывалась и её восстанавливали, форматируя системный раздел. Тогда эти файлы безвозвратно терялись. Сейчас многие бэкапят десктоп в облако. Но всё равно, советую держать его чистеньким.

* * *

День 9. Наводим порядок в файлах

Будем наводить порядок в файлах на компьютере. 

Мы будем создавать древовидную структуру: в папках есть подпапки, а в подпапках — еще подпапки, а в них файлы. Это как домашний адрес: мы сначала едем на нужную улицу, потом находим нужный дом, потом поднимаемся на нужный этаж, и уже там видим нужную нам квартиру. 

Многие зумеры этот подход не поймут, они не используют иерархии, просто складывая все файлы в одну папку и находя их поиском. Проблемы начинаются, когда становится нужно работать с сотнями тысяч однотипно названных файлов, как, например, в астрономии или профессиональной фотографии, когда наснимать тысячу фоток за свадебный день — обычная практика.

Я за иерархии.

---

Шаг 1. Создайте папки по сферам вашей жизни

Например, Работа, Проекты, Учеба, Хобби, Семья, Развлечения. Пусть корневых папок будет не слишком много (от 3 до 7 — идеально).

Все файлы и папки, которые уже есть на компьютере, распределите между этими корневыми папками. Шаг 1 сделан! 

Шаг 2. Придумайте для каждой папки следующий уровень иерархии

Например:

• папку «Проекты» можно разделить на подпапки с названиями отдельных проектов.
• папку «Развлечения» можно разделить по типам файлов: Книги, Музыка, Видео, Игры.
• папку «Учеба» можно разделить по годам обучения: 1 курс, 2 курс, 3 курс.

Раскидывайте все файлы внутри папок по этим подпапкам. Несмотря на то, что внутри папок все еще может быть хаос, сами папки уже задают структуру, в которой гораздо легче ориентироваться.

Шаг 3.  Если файлов в подпапках слишком много, можете придумать дополнительную группировку

Например, папку с конкретным проектом можно разделить на подпапки «ТЗ и бриф», «Юридические документы», «Материалы», «Отчетность». Если вы нашли удачную структуру, то можете использовать ее внутри каждой папки подобного типа.

Шаг 4. Сделайте систему именования файлов

Вы можете придумать свою систему называния файлов. Например, в название можно включить: дату (начиная с года), жанр документа (договор, ТЗ, статья), ключевые слова (имя контрагента, название проекта, тему или что-то другое), статус документа (final, утверждено, черновик и т.д.):

2024.10.12_Договор_Лютик_final
2024.01_Статья_Цифровой этикет_черновик

Если найти удобный способ называния, то можно использовать его во всех файлах.

Я давно заметил, правда, не в личной, а в корпоративной практике, что если сделать хранилище файлов и не придумать систему именования, после смены двух поколений сотрудников, там уже будет ничего не найти.

---

Как проверить, насколько логична ваша система? Попросите члена семьи или друга найти что-то на вашем компьютере. Как быстро он справится?

Лайфхак: создайте папку «Временное». Туда можно складывать все, что не нужно хранить в ваших папках постоянно. Это позволит не раскладывать по вашим идеальным полочкам всякий мусор и не превращать рабочий стол в свалку (ведь именно рабочий стол часто выполняет роль этой «Временной» папки). 

В общем, сначала все сортируем по коробочкам, а потом уже наводим порядок внутри каждой из них. Каждый шаг наводит резкость в общей картине ваших файлов. И даже если вы не пройдете все шаги, каждый из них делает ваше хранилище значительно более упорядоченным.

У меня большая часть данных лежит в Эверноте, там возможны всего два уровня иерархии — группа блокнотов и блокнот. Теги поддерживают любую вложенность, но мои попытки делать иерархии тегами ни к чему не привели. В общем, раскладываю так. Недавно разделил блокнот «Гарантийники», отпочковав от него «Лицензии на софт».

* * *

День 10. Отказываемся от ненужных платных подписок

Это задание принесет вам деньги, точнее, спасет от ненужных трат.

Сегодня мы будем отказываться от тех платных подписок на контент, услуги, приложения, которые больше не актуальны. Сервисы часто списывают небольшие суммы, и нам бывает проще не обращать внимание на списанные 49 или 99 рублей, чем разбираться, за что их списали. Но сегодня мы проверим наши подписки и перестанем платить за то, чем не пользуемся.

Как обнаружить подписки, за которые мы платим?

• Зайти в историю платежей в своем онлайн-банке и внимательно просмотреть все списания. Чтобы увидеть ежемесячные платежи, потребуется изучить историю последнего месяца. Чтобы увидеть ежегодные платежи, придется просмотреть историю за целый год.
• Посмотреть список платных подписок в магазине приложений.
  • Google Play: зайдите в магазин, нажмите на картинку профиля, а затем выберите пункт «Платежи и подписки»
  • App Store: Перейдите в настройки профиля, нажмите на раздел «Подписки» — там будет список ваших подписок на iOs.
• Зайти в сервисы, которыми регулярно пользуетесь, и проверить тарифный план или дополнительные услуги. Например, можно обнаружить, что сотовый оператор подключил вам ненужные услуги или тарифный план не соответствует вашим потребностям.

---

Для примера расскажу, от чего отписалась я:

• смс-оповещения от банка (мне они не нужны, потому что, кроме смс, банк присылал еще пуш-уведомления): за 3 карточки я платила 297 руб. в месяц
• тариф Business в зуме: 20 $ в месяц
• изменила тариф у сотового оператора: сократила оплату на 300 рублей в месяц.

---

Чтобы в будущем упростить управление подписками, полезно вести свой реестр, куда записывать все сервисы, за которые вы регулярно платите.

Я принадлежу к числу людей, ведущих домашнюю бухгалтерию, поэтому обычно знаю, сколько на что списывается. Но да, есть смысл в конце года пересмотреть список подписок и отказаться от ненужных. Например, Яндекс.Плюс и Яндекс 360 для бизнеса я в этом году продлил, а вот от Apple Arcade отказался — играть там не во что.

* * *

День 11. Разбираем заметки

Наша цифровая уборка приближается к финалу. Осталось совсем немного. Сегодня будем разбирать заметки в телефоне. Там могло скопиться много мусора. 

• Удалите все ненужные заметки (неактуальные данные или информацию, которую вы не можете расшифровать).
• В полезные заметки добавьте название или ключевые слова, чтобы легко находить нужную запись в списке. Например, если вы сохранили чей-то домашний адрес, то прямо в заметку напишите слово «адрес», чтобы по поиску можно было потом легко отыскать. 
• Перенесите информацию из заметок в те места, где она будет более эффективно работать. Например, если у вас в заметках хранятся чьи-то дни рождения, то удобно их пренести в календарь, чтобы календарь прислал вам напоминание в нужное время. 
• Структурируйте заметки. 

Способ 1:  объединить заметки в папки (например, «Идеи для постов», «Рецепты», «Цитаты»).

Способ 2: объединять в одну заметку несколько (например, если в разных заметках записаны фильмы, которые вы хотите посмотреть, то можно создать одну заметку со списком).

Я не веду заметки в телефоне, у меня всё в Эверноте. В частности, есть блокнот для каждого года, создаю на каждый месяц специальную заметку с целями на месяц и отмечают там галочками всё, что получилось, пишу краткие меморандумы по событиям месяца, потом их легко восстанавливать, даже не заглядывая в подробный дневник. Обязательный ритуал конца года — создать тринадцатую заметку с внутренними итогами года (публичные тут), потом создать блокнот для нового года и поместить в область ярлыков.

Зато я часто использую вместо заметок Избранное телеграма и к концу года оно частенько превращается в настоящую свалку. НГ — хороший повод вычистить всё лишнее и неактуальное, а нужное перенести в основное хранилище.

* * *

День 12. Очищаем списки задач и желаний.

Последний день цифровой уборки!

Говорят, что не нужно откладывать на завтра то, что вы не хотите делать в этой жизни. И с этим трудно поспорить.

Возможно, вы составляли себе списки дел, задач или желаний на уходящую неделю, месяц, год. Сейчас самое время посмотреть на них и вычеркнуть лишнее — чтобы войти в новый год налегке.

• Вычеркивайте те дела, которые уже сделали, и те желания, которые исполнились. Тут можно себя поблагодарить за совершенное и свершившееся. 
• Вычеркивайте то, что больше не актуально. Например, задачи, которые сейчас делать не будете, а в следующем году уже будет и не нужно. 
• Вычеркивайте желания и мечты, которые оказались не вашими. Может быть, в прошлом году вы обещали себе бегать по утрам? Но если вы ни разу не вышли на пробежку, возможно, это не ваше желание.

Оставшиеся желания и задачи можно использовать для составления планов на 2025 год. Но это уже по желанию)

Надеюсь, что при помощи этого задания вы сможете порадоваться тому, как много уже сделали, вычеркнуть тяготящие вас задачи, отказаться от не ваших целей и почувствовать, что хотите включить в список задач и желаний на следующий год.