О написании должностных инструкций.

 

Ранее я писал статью о регламентах, этим постом хотел бы её дополнить группой советов о том, как сделать должностные инструкции лучше. 

Бизнес-проблема

Не стесняйтесь в начале инструкции написать причину, по которой она возникла. Иными словами, бизнес-проблема, которую она решает. Например: «В детализациях для подрядчиков, в каждой задаче в обязательном порядке должен быть указан НМА, чтобы вести по ним учёт капитализации. Чтобы избежать ошибок, был внедрён механизм автоматического поиска задач, закрытых в данном месяце без указания НМА с выгрузкой списка таких задач в таблицу, чтобы менеджеры могли его просмотреть и руками указать НМА. Инструкция описывает, как это сделать». Пусть читающему будет понятно, зачем именно эта инструкция нужна. 

Указание должности

Достаточно очевидный пункт, но о нём почему-то забывают. Обязательно указывайте, для кого предназначена эта инструкция. Новички, отправленные знакомиться с инструкциями, будут благодарны за понимание, какие документы им читать, а на какие можно забить. 

Пишите простым языком

Когда я только начинал карьеру в должности системного аналитика, шеф постоянно твердил мне: «Твои концепты, планы, техзадания, инструкции должны быть написаны так, чтобы их мог прочесть и понять любой сотрудник компании, от гендиректора до уборщицы». Наверное, для техзаданий такое упрощение нужно не всегда, но инструкции и регламенты нужно стремиться описывать максимально простым языком, никаких бинормальных функций деструптивного лаплассиана. Если вводите специфический термин — напишите расшифровку.

Пишите, как делать правильно

Сфокусируйтесь на том, чтобы описать правильные шаги для достижения результата. Делай раз, делай два, делай три, получишь результат. Типичные ошибки описать можно, но лучше в конце инструкции, так это будет наиболее полезно. 

Доступность

Если для получения инструкции нужно запросить доступ, подключить виртуальный диск, прописать несколько правил в впн, ввести сложный пароль и проделать ещё пяток действий, никто не будет ими пользоваться. Инструкции должны быть под рукой, к ним должно быть легко получать доступ, они должны быстро открываться и легко читаться. Двадцать секунд для поиска и открытия любой из них, вот норматив. 

Краткость

Инструкция, размером в сто страниц, подавляет, никто не хочет читать такой документ. Напишите лучше десять инструкций по десять страниц, каждая из которых будет описывать решение одной проблемы.

Простота названий

Давайте файлам или страницам с инструкциями очень простые и понятные названия. Книги Ильяхова про пиши сокращай вам в помощь. Если инструкция описывает, как давать оптовым клиентам скидки, назовите её: «Скидки для оптовых клиентов». Не надо придумывать МБОУ ГБУ ЛСДУЗ ЙЯФЯЮ.