PMBOK категоричен. В зрелых, с точки зрения проектного управления, компаниях менеджер проектов ведёт только один проект, уделяя ему всё рабочее время. Однако реалии таковы, что РМ-у приходится управляться с двумя-тремя в лучшем случае, а в худшем — с десятком мелких проектов.

В договоре о сотрудничестве закрепляются официальные e-mail-адреса, с которых будет вестись переписка по проекту. Эта переписка не заменяет общение в чате, а закрепляет ключевые решения. Письма в случае конфликта будут служить доказательствами правоты той или иной стороны.

Проблема. Если у вас много проектов, по каждому из которых идёт переписка, без сортировки почты вы очень быстро захламите ящик и не сможете ничего найти. Можно сортировать цепочки писем, вручную распихивая их по папкам, а можно воспользоваться следующим лайфхаком.

Договоритесь с заказчиком и коллегами, что в заголовках писем по данному проекту всегда будет фигурировать конструкция в виде кода проекта в квадратных скобках. Во всех письмах без исключения. Если получится так договориться, вам останется только настроить автоматическую сортировку по данному коду в заголовке.

Гуглопочта и яндекс почта точно поддерживают такую сортировку. Вот, как это настраивается в гуглопочте:

К сожалению, содержимое моего рабочего почтового ящика под NDA, поэтому показываю, как настроить сортировку на примере уведомления от КуражБамбей.

Есть несколько видов знания. Покажу на примере.

1. Чувак не умел драться, но никогда об этом не задумывался, так как необходимости не было. Это неосознанное незнание.
2. Чувака гопнули гопники и отжали телефон. И он резко осознал, что не умеет драться. Это осознанное незнание. 
3. Чувак пошёл к тренеру, который в деталях обучил его, как наносить хук справа. Какое-то время чувак точно помнил, как сжимать кулак, как разворачивать корпус и как поднимать руку. Это осознанное знание.
4. Чувак довёл хук справа до автоматизма и перестал ходить к тренеру. Навык остался, но он забыл, как это делается в деталях. Это неосознанное знание. 

Многие эксперты в предметной области подобны чуваку на четвёртой стадии. Они много лет осуществляют некую группу процессов, но совершенно не могут объяснить, как они это делают.

В качестве примера можно привести бабушку из регистратуры. Она двадцать лет записывает людей на приём, её можно опросить и она расскажет, как это делает. В частности, чтобы записать на приём, нужен паспорт, полис и снилс. И на первый взгляд кажется, что мы, услышав это, разобрались, как записывать на приём. Сформировали требования, сделали систему, запустили в опытную эксплуатацию. И тут вылезают нюансы. На приём может прийти военный (у них ведомственная медицина, но прививку они могут сделать и в обычной клинике), у которого паспорт в части, а вместо паспорта военный билет. Или моряк, у которого паспорт моряка. И выясняется, что бабушка знала, как их записывать, неосознанно и сообщить об этом забыла, а наша система, как оказалось, не покрывает всех требований.

Выявить такие скрытые требования помогает обсервация или наблюдение. Садимся недалеко от бабушки и наблюдаем, как она работает. Минус метода в том, что он, как и интервьюирование, относительно дорог и не каждый человек может таким наблюдением заниматься.

Kick-off – значит «вбрасывание». Если вы работаете в маленькой компании, где все постоянно друг с другом взаимодействуют, нужды в kick-off совещании нет, но если мы говорим о крупной, с отделами и департаментами, оно необходимо.

Этим совещанием начинается работа по проекту, прошедшему фазу инициации и планирования. То есть, сформирован устав и концепция проекта, написан план работ, издан приказ о старте проекта.

1. Собираем всю команду в одном месте. Если команда распределённая — созваниваемся, но эта практика больше для офисных команд.
2. Зовём спонсора проекта. Очень важно, чтобы он пришёл, сказал приветственное слово и сразу же ушёл. Нужно для придания официальности мероприятию.
3. Просим каждого члена команды встать, представиться и назвать свою роль. В больших компаниях, особенно с большой текучкой, есть вероятность, что кто-то кого-то не знает, а после такой инициализации появляется вероятность, что ранее незнакомые люди будут контачить.
4. Спрашиваем, все ли видели устав проекта и приказ о старте. Просим поднять руки всех, кто не видел. Если такие есть, даём им доступ и присылаем ссылку.
5. Спрашиваем, все ли видели план работ и ознакомились с ним. У плохого менеджера член команды говорит: «Я закончил, что делать дальше?». У хорошего же: «Я закончил с этапом x и, в соответствии с планом, приступил к этапу y».

Всё, на этом расходимся. Kick-off совещание короткое, на нём необязательно вести протокол, но оно очень чётко даёт понять всем участником команд, что проект начат и всё серьёзно.

Руководитель может наделать типовых ошибок, которые облегчат увод бизнеса, особенно если он целиком в интернете. Речь не о рейдерском захвате, а об очень неприятных ситуациях, таких как:

• Кража продажником клиентской базы
• Создание уволившимся сотрудником точно такого же конкурирующего бизнеса

При грамотно построенной системе мотивации этого не произойдёт, но хороший руководитель потому и хорош, что предвидит возможные проблемы и действует на упреждение.

В гармоничной организации генеральный директор не занимается продажами, так как в этом случае уровень дохода компании становится ограничен личным временем директора. Занимаются продажами и общаются с клиентами продаваны, что создаёт риск ухода с кражей клиентской базы.

Прежде всего, все ключевые должности должны быть продублированы. Один — самое плохое слово в бизнесе. Если понимаете, что один из сотрудников делает что-то, в чём вы не разбираетесь, на определённом этапе можно нанять ему помощника, пояснив сотруднику, что он кандидат на повышение и ему нужен дублёр.

Нельзя на одного человека замыкать несколько бизнес-процессов. Например, продажник не должен знать, откуда берутся лиды. Лидогенератор не должен знать, как построено производство. Руководитель производства не должен знать, как делаются продажи.

Для того, чтобы продаван не смог унести с собой всю историю общения с клиентом, даже на ранних стадиях нужно внедрять CRM, в которой в обязательном порядке каждое касание с клиентом должно фиксироваться. Когда общались, о чём был разговор, о чём договорились, какие дальнейшие действия, ссылка на аудиозапись разговора (разговоры обязательно нужно писать).

Все сотрудники должны в работе использовать исключительно корпоративную почту на корпоративном домене и все доступы ко всем системам и документам должны открываться на неё. Это здорово облегчает ситуацию, когда нужно разом закрыть сотруднику все доступы.

Крайне важно заключать с сотрудниками NDA. Можно не лютовать и разрешить упоминать, с какими проектами сотрудник работал, но запретить рассказывать детали о производственном процессе. Некоторые компании в дополнение к NDA заставляют подписывать неконкуренцию — чтобы сотрудник в течение трёх лет не имел права работать в конкурирующих компаниях.

К сожалению, это незаконно. Кроме этого исходя из анализа норм действующего законодательства РФ следует, что сам факт заключения подобного соглашения будет нарушением, как Конституции РФ, так и законодательства о труде.

Так, статьей 37 Конституции РФ за всеми гражданами РФ закреплено свободное право на труд и на распоряжение своими способностями. А потому любые ограничения таких прав не допустимы.

Как следует из положений ст. 168 ГК РФ,  соглашение о неконкуренции будет являться  ничтожной сделкой по причине его несоответствия требованиям закона, а потому не может повлечь юридических последствий.

Наконец, невозможно скопировать бизнес, в котором привлечение клиентов основано на личном бренде.

Есть разные сотрудники, которым можно делегировать на разном уровне. Начинающие руководители часто допускают следующую ошибку. К ним приходит новичок, они дают ему сразу проект или даже идею и предлагают самостоятельно с этим разобраться.

Однако если бы он мог, он не пришёл бы в вашу компанию работать, а создал бы свой бизнес. Новых людей надо растить и делать это последовательно.

Есть четыре уровня делегирования, вот они (от простых к сложным):

1. Задачи
2. Процессы
3. Проекты
4. Идеи

Новому сотруднику даётся регламент и задачи, которые он должен по регламенту делать. Он выполняет их один раз, дважды, трижды… сколько нужно раз, пока вы не поймёте, что с задачами он справляется. Возьмём в качестве примера задачу проведения оценки лида. Допустим, сотруднику нужно взять детализированную постановку задачи, связаться с техническим специалистом, на основании ответов которого составить смету и передать её на проверку. Всё. Уровень рядового сотрудника.

Ко второму уровню можно перейти где-то через месяц. Если сотрудник справляется с задачами, ему следует предложить взять на себя процесс, частью которого являются выполняемые задачи. Например, полный процесс работы с лидами, от получения лида от заказчика, до выставления сметы. Естественно, процесс должен быть регламентирован. Начинать с процесса нельзя, сотрудник ещё не знает, как функционирует ваша компания и виноваты в провале будете только вы. Уровень младшего руководителя.

Если сотрудник способен возглавлять и соблюдать процесс, можно предложить ему проект. Например, есть выигранный лид, который превратился в один из проектов компании. Даём сотруднику право вести этот проект, выделяем ресурсы, обозначаем рамки полномочий. Уровень старшего руководителя.

Большинство сотрудников будет в худшем случае будут испытывать затруднения с делегированием проекта и в их работу будет необходимо периодически вмешиваться с супервизией, либо, в лучшем случае, справятся и на этом застрянут. Следующий уровень, вообще, мало кому доступен.

Сотрудникам, способным самостоятельно справляться с проектами, можно попробовать делегировать идеи. Например, внедрить работу по скраму в компании, которая всегда исповедовала классический проектный подход. Вот тебе идея, разбирайся. Если сотрудник справится, его спокойно можно делать своим заместителем.

Вообще, эксель — одна из лучших программ на свете. Но в ней есть одно неотключаемое гадство. Если эксель считает, что число похоже на дату, оно его в эту дату преобразовывает. Если при вводе с этим можно бороться, вводя впереди числа апостроф, то при импорте из csv ничего не получается, часть чисел превращается в даты.

Чуть ли не единственный способ бороться с этим — переименовать csv в txt и импортировать как текст. В этом случае будет возможность пометить столбец с числами как текст. Его потом можно будет очень легко преобразовать в численный столбец и ничего в даты не превратится.

Продуктивные совещания ускоряют работу и вносят в неё ясность. Непродуктивные запутывают участников и вызывают чувство горечи о потерянном времени. Превратить вторые в первые можно, если избежать группы стандартных ошибок, о которых я расскажу в этой статье.
 
 
 
Для начала, расскажу, зачем, вообще, нужны совещания.

Контроль статуса работ над проектом.
Ответственные сотрудники могут отчитаться о том, в каком состоянии находятся работы на их участках. Заинтересованные лица могут задать им контрольные вопросы.

Облегчение уведомлений
Предположим, нам нужно уведомить всю проектную группу о важном известии. Если сделать это в корпоративном чате или переписке, есть вероятность, что информация до кого-то не дойдёт или дойдёт в искажённом виде. На совещании все всё поймут правильно, в крайнем случае — зададут вопросы. К сожалению, в варианте удалённой работы эта цель недостижима, придётся пользоваться электронными средствами коммуникации.

Облегчение согласований
Предположим, по какому-то вопросу нужно принять коллективное решение. Переписка в этом случае может затянуться, на совещании устроить мозговой штрум и прийти к устраивающему всех варианту можно быстрее и проще.

Надёжная фиксация поручений
Поручения, выданные в ходе совещания, заносятся в протокол (об этом ниже) при свидетелях. Саботировать такое поручение будет намного сложнее, чем если бы оно было выдано в устной форме или даже в трекере задач (исполнитель может сказать, что ему не упало уведомление).

Мотивация команды
В целом, грамотно организованные периодические совещания мотивируют и сплачивают команду.
 
 
 
Теперь о типичных ошибках.

Не отслеживается статус по решениям предыдущих совещаний
Актуально для периодических встреч. На прошлом совещании о чём-то договорились, зафиксировали и успешно забыли. Чтобы избежать данной ошибки, новое совещание следует начинать с обсуждения решений, принятых на предыдущем в формате кратких докладов исполнителей.

Результаты не протоколируются
Если не писать митинг-репорт, принятые решения обязательно забудутся и потеряются. Перед началом встречи следует назначить человека, ответственного за ведение протокола и рассылку этого протокола всем участникам.

Длительное совещание проводится под конец рабочего дня
Особенно критично для мозговых штурмов. Сотрудники устали, хотят домой, кому-то нужно успеть на автобус. Интеллектуальная активность будет гарантированно низкой, возникнет ненужная нервозность. Следует с уважением относиться к личному времени сотрудников и проводить мозговые штурмы с утра, либо в середине рабочего дня.

В длительном совещании не предусмотрены перерывы
Да, конечно, всем хочется поскорее принять решение и разойтись, но людям трудно сохранять концентрацию дольше часа. Будьте милосердны, разрешите пятнадцатиминутные перерывы в конце каждого часа обсуждения, дайте возможность людям попить воды, размяться, кому нужно — покурить.

Все роются в гаджетах
Если совещание не предусматривает использование гаджетов (например, раздатка дана в электронном виде), это нужно пресечь и запретить, иначе люди будут отвечать на сообщения и письма, отвлекаться от беседы, продуктивность совещания снизится.

Затягивание совещания
Критично для совещаний с большим количеством участников. Все хотят высказаться, никто не следит за временем. Или большой начальник любит произносить длинные речи и его никто не решается прервать. Решается назначением модератора (обычно его функции выполняет руководитель, собравший совещание), следящего за временем и прерывающего участников.

С другой стороны, в моей практике часто бывают созвоны, длящиеся по два с половиной-три часа. Чаще всего, это промежуточные приёмки больших кусков системы, технический директор показывает функциональность, заинтересованные лица задают вопросы, фиксируются замечания. Это, пожалуй, исключение, тут сократить время никак не выйдет.

Опоздуны
Назначено определённое время начала и окончания совещания, участники задерживаются, на обсуждение обстановки остаётся всё меньше времени, пришедшие вовремя демотивированы. Нужно доносить, что совещание начинается в строго определённое время, опоздавших не ждём. Если есть критичные люди, нужно предварительно выяснить, когда у них окна в графике и назначить совещание на это время. Также хорошо помогает минимизация количества участников. Об этом следующий пункт.

Много лишних людей
Нельзя забывать, что каждый час рабочего времени каждого человека стоит компании денег. И итоговая стоимость рассчитывается как произведение количества участников на количество часов и на стоимость часа. Просто не нужно звать людей, которых тема совещания не затрагивает и компетенции которых на нём не нужны.

Отсутствует председатель
На совещании должен в явном виде присутствовать руководитель. Оглашать пункты повестки, следить за временем, распоряжаться фиксированием решений, подводить итог.

Отсутствует повестка
Замечал эту ошибку во многих компаниях. Приходит приглашение на собрание с неинформативной темой и без повестки. Руководитель тратит время на вводные, ключевые участники тратят время совещания на подготовку ответов на вопросы. Повестка должна быть и с ней должны ознакомиться все участники до совещания.

Совещание не нужно
Перед тем, как собирать встречу, руководителю следует спросить себя, нельзя ли решить проблему более дешёвым способом — пообщаться один на один, задать вопрос в переписке или чате.

В заказных или продуктово-заказных компаниях есть процесс внешней приёмки. То есть, мы задизайнили, заверстали, закодили, протестили и выложили на внешний тестовый стенд, а заказчик проверяет.

В серьёзных компаниях для учёта ошибок этой приёмки используется таск трекер. Бейскамп, джира, редмайн, тысячи их. Но я столкнулся с ситуацией, когда со стороны заказчика один суровый программист и один менеджер, которые считают заведение себе трекера излишним.

Можно кидаться багами в чате. Но в этом случае очень трудно отслеживать их закрытие. Иными словами, в данный момент времени неясно, какие баги в каком состоянии находятся.

Мы сделали на коленке решение в виде доступной обеим сторонам гуглотаблицы следующего вида:

Забрать себе эту таблицу вы можете по ссылке.

Вопросы вызывает колонка «Статус». Как сделать выпадающий список значений?
Выбираем столбец, жмём «Данные → Проверка данных»

В поле «Диапазон ячеек» меняем D1 на D3, чтобы проверка не затрагивала шапку таблицы. В поле Правила выбираем из списка значение «Значение из списка» (лол) и вписываем все состояния тасков через запятую без пробелов. Мне кажется, что этот список должен быть таким: «Открыта,В работе,Готова,Закрыта,Возвращена,Заморожена».

Я сделал гифку:

Собственно, всё. Остаётся своевременно заносить в эту таблицу баги и таски, ставить им корректные состояния. Единственный недостаток такого псевдотрекера в том, что он не умеет слать на почту уведомления (если вы знаете, как это реализовать, напишите в комментарии).

Миллениалы — это люди, родившиеся в период с 1980 по 2000 год, их ещё называют поколением Y. Они встретили новое тысячелетие в юном возрасте и глубоко вовлечены в цифровые технологии. К этому поколению отношусь и я.

Есть мнение, что эти люди нетрудолюбивы и ленивы, «летуны эпохи стартапов», но это не так, это прекрасные сотрудники, они лишь требуют несколько иных методов менеджмента.

Традиционный менеджмент «копать от забора до обеда», успешно работавший на поколении X, будучи применённым к миллениалам, натыкается на стену непонимания и приводит лишь к увеличению текучки, что не есть хорошо.
 
 
 

Никаких штрафов

Давным-давно, когда слоники были волосатыми, рабов за проступки было принято пороть. К сожалению, с тех пор мышление руководителей не изменилось, многие из них искренне убеждены, что штрафовать за косяки — единственный способ бороться с ними. Пожалуйста, забудьте об этом архаизме.

Намного эффективнее работает привязка бонусной части к разумным KPI там, где это возможно. Например, менеджер проекта может получать бонус в виде процента от прибыли проекта, если проект завершился с прибылью.

Если миллениал плохо работает, это далеко не всегда означает, что он идиот или вредитель. Это могут быть эмоциональное выгорание, внешние факторы или даже депрессия, рубить с плеча в такой ситуации, по меньшей мере, глупо.
 
 
 

Различные бонусы

Денежная мотивация работает, но функционировать исключительно за деньги умному человеку через какое-то время наскучивает. Предложите отличившимся за счёт фирмы курсы английского языка, тренинг по менеджменту или возможность провести собственный мини-проект, это наверняка найдёт позитивный отклик.
 
 
 

Своя территория

Миллениалы работают лучше всего, когда им выделяется некая зона, в пределах которой они могут принимать решения и нести ответственность. Дайте им возможность проявлять инициативу, корректировать бизнес-процессы и другие свободы в обозначенных рамках.
 
 
 

Гибкие списки задач

Прежде всего, нельзя давать очевидно бессмысленные задачи, лишь бы человек был чем-то загружен, в результате получите лишь необходимость снова и снова заполнять вакансию.

Сделайте список задач на неделю, но дайте возможность самостоятельно решать, какие задачи из него и в каком порядке выполнять, а также убирать из него неактуальные записи и вписывать неожиданно прилетевшие дела.
 
 
 

Разумный баланс между доверием и контролем

Во-первых, регулярно хвалить за успехи. Разумеется, соблюдая священное правило хвалить публично, а ругать приватно.

Во-вторых, не спрашивать постоянно: «Ну что, ты уже сделал?». Достаточно один раз в день уточнить состояние работ по текущим делам. Не предъявить: «Какого чёрта ты до сих пор не сделал, я же давал задание вчера?», а именно уточнить.

Тогда происходит чудо — люди, которые сами определяют приоритетность задач и несут ответственность за их выполнение, почувствовав уважительное отношение, начинают вкладывать в работу душу, а именно это и является нашей целью.