Классический менеджмент на этот счёт суров — нет дедлайна, нет задачи. У любой задачи должны быть точки контроля и хотя бы примерный крайний срок.

Насчёт точек контроля, пожалуй, соглашусь. Контроль в начале, в середине и в конце выполнения для каждой делегированной задачи критически важен, когда вы только-только получили должность, без этого вас не начнут уважать. Да и после того, как начнут, контролировать всё равно, надо. А вот с дедлайном всё более спорно.

Есть три основных аспекта, которые сильно влияют на нужность дедлайна.

Творчество и НИОКР

Проблема в том, что сотрудников, выполняющих творческие или научно-исследовательские задачи, дедлайн скорее напрягает. Есть двухсерийный советский фильм «Иду на грозу», там многоопытный завлаб на конференции говорит: «Надеюсь, практические результаты мы получим уже в этом тысячелетии». И научному сотруднику он с порога заявляет: «Не ждите быстрого успеха». Бизнесу такое претит, он всё время норовит навязать исследователям дедлайн, чтобы иметь представление о бюджете, который придётся в эти исследования закопать. Ему больше по нраву конкурент Данкевича, обещающий всё сразу и через четыре месяца, неважно, что у него нет ни подходов, ни методов, один энтузиазм и горящие глаза.

Изменчивость среды

Также имеет значение, изменчива ли среда, в которой делается задача. Меняется среда — меняются параметры задачи, едут сроки. Поэтому в постоянно изменяющихся условиях от жёстких дедлайнов мало толку. Готовность к изменениям важнее следования плану.

Состояние процессов

Имеет большое значение, расписаны ли отдельные подпроцессы, из которых состоит задача. Сколько-нибудь точное прогнозирование дедлайна работает только в условиях ясных процессов. Зато у задач с непрописанными процессами больший потенциал для оптимизации, нужно только в неё погрузиться и понять, что делается неэффективно.

---

Для остальных задач дедлайны скорее полезны, но надо учитывать индивидуальные особенности тех, кому делегируете ответственные участки задачи.

Для себя отмечаю, что с задачами без дедлайна справляюсь быстрее. Логика такая — всё равно, когда сделать задачу, никто не торопит. Почему бы не сделать её сейчас? А если есть дедлайн, думаю так — до дедлайна есть ещё время, отложу ещё на один день, сделаю потом. Но такое мышление скорее исключение, в целом люди с задачами с дедлайнами справляются быстрее.

Эта статья может быть полезна начинающим PM-ам.

Снизу вверх

Я применяю этот метод чаще других. Он сводится к тому, что ТЗ декомпозируется до атомарных (или не очень атомарных, но относительно мелких) задач и каждая из этих задач оценивается. Затем оценки суммируются и мы получаем достаточно точную калькуляцию.

Недостатки метода в том, что он не работает, когда нет чёткого ТЗ и в том, что он относительно медленный.

Сверху вниз

Этот метод мной применяется чуть реже. Он работает, когда бюджет уже известен. Заказчик, к примеру, готов выделить на проект от 2 до 2,5 миллионов рублей и не более полугода срока. И тут уже исходя из этой суммы нужно определить доли, сколько каким специалистам уйдёт и какие работы мы в рамках данного бюжета можем сделать.

Главная проблема этого метода в том, что бюджета, скорее всего, не хватит, чтобы сделать работы нормально, а сроки чересчур короткие. Придётся резать качество, искать более дешёвых специалистов, придумывать разные оптимизации.

Оценка по аналогам

Подходит, если нужно оценить что-то, с чем ранее вы уже сталкивались. Да, каждый проект уникален, но внутри разных проектов могут быть куски, очень сильно похожие на аналогичные в других проектах.

Например, вы часто делаете вёрстку одностраничников и примерно представляете, сколько времени займёт простая или средней сложности вёрстка (сложную лучше так не оценивать). Для очень приблизительной, первичной оценки вполне сойдёт.

Параметрическая оценка

Усложнённый вариант оценки по аналогам. Например, если мы говорим о вёрстке, вы можете по опыту предыдущих проектов понять, что, например, блок обратной связи ваш верстальщик делает за 3 часа, а классический слайдер с кружочками и стрелками по бокам — за 4 часа. Таким образом, можно рассчитать стоимость достаточно быстро и точнее, чем при оценке по аналогам.

Чаще всего параметрическая оценка применяется не в айти, а в ремонтно-строительном деле или бытовых услугах. Например, компания может заявить стоимость мытья полов в квартире, равной 50 рублей за квадратный метр и делать оценку, исходя из количества квадратных метров.

Анализ предложений

Этот метод предполагает отправку на виртуальный рынок и запрашивание предложений. Хорошо работает, если вы заказчик. Формируем ТЗ, засылаем десятку аутсорсных контор, анализируем сметы, которые они пришлют.

Недостаток метода в том, что предложения могут различаться на порядок и никакого вывода из этой оценки вы сделать не сможете. Ну и применим он, когда вы заказчик или генеральный подрядчик, если вы конечный исполнитель, запрашивать предложения будет не у кого.

Экспертная оценка

Зовём внешнего или внутренного эксперта с большим опытом и просим оценить. На первый взгляд, здраво, но на самом деле, делать проект будет не этот эксперт и реальные цифры могут довольно сильно от этой оценки отклониться, особенно если ваша компания грешит выделением на ключевые участки работ джунов.

Ну и важный момент напоследок. Всегда, во всех случаях, на всех проектах обязательно проводите сверку итоговых фактических затрат с плановыми, чтобы сделать вывод о качестве оценки выводы и принять меры по её уточнению на следующих проектах.