совещание | Владимир Бычко об управлении проектами

Владимир Бычко об управлении проектами

пиэм разъясняет, предостерегает, рекомендует

Тег: совещание

Как донести до подчинённых важную информацию и быть услышанным

Изображение с unsplash.com, автор Philip Strong

Многие руководители жалуются на «испорченный телефон» при передаче важной инфы подчинённым. Даже когда они собирают большое совещание на кучу народа, выступают на этом совещании лично, рассказывают подробно, приводят доводы, почему-то изрядная часть сотрудников их не слышит.

Часто ошибка заключается в том, что вы высоко сидите, далеко глядите, а подчинённые погрязли в операционке и им просто не до ваших стратегических распоряжений, предостережений, увещеваний, справиться бы с текущими вопросами. В такой ситуации лучше вообще отказаться от такого информирования и помочь разгрести операционку.

Если же эта проблема неактуальна, то применяем следующие решения:

Привлеките внимание

Объясните коллегам, почему ваше сообщение важно. Можно использовать какую-нибудь яркую метафору. В мою бытность продактом «Системных технологий», гендиректор однажды на собрании провёл параллель с детьми Могадишо. Ну, что типа на словах всех волнует судьба детей в Могадишо, но, положа руку на сердце, нам на них плевать. И было бы неплохо, чтобы мы перестали относиться к нашим продуктам как к детям в Могадишо. Из памяти стёрлось, о чём была остальная часть собрания, но параллель запомнилась. Ну и пункт был выполнен, внимание было привлечено. Можно рассказать о конкретных угрозах, какой-то опасной ситуации, которая может произойти и которая напрямую повлияет на людей в зале.

Дайте решение

Да, бывают совещания, которые как раз посвящены выработке решения, всякие мозговые штурмы, мозговые атаки и проч. Но мы говорим о немного другой ситуации, когда всё более-менее определённо и вы знаете, что делать. Поясните в общих чертах основные пункты плана, по которому будем действовать, чтобы угроза, озвученная в предыдущем пункте, не стала реальностью.

Распределите роли

Объясните, какой именно руководитель какого именно отдела какую часть плана будет выполнять. Если необходимо, детализируйте до уровня ключевых исполнителей. Без этого хода, не вполне ясно, кто и что должен делать, люди могут понадеяться друг на друга и ваш план провалится.

Повторите сказанное

Ларри Кинг в книге «Как разговаривать с кем угодно, когда угодно и где угодно» утверждает, что для того, чтобы выступление запомнили, нужно:

  1. Сказать, о чём вы собираетесь говорить.
  2. Сказать это.
  3. Сказать, о чём вы только что говорили.

Вам совершенно точно придётся несколько раз повторить сказанное в предыдущих пунктах. Обязательно нужно разослать по итогам информирования письмо, в котором информация будет продублирована. Не исключено, что распределение ролей придётся повторить устно. Это нормально, мало кто с ходу воспринимает и запоминает новую информацию, особенно в условиях информационного шума. Это никому не нравится, но если вы действительно хотите донести важную информацию, придётся это делать.

Ответьте на вопросы

Вы не обязаны знать все аспекты работы всех подчинённых во всех деталях. Поэтому, когда они начнут осознавать сказанное и мапить на свою работу, неизбежно вылезут вопросы и шероховатости. И наличие этих вопросов — хороший знак. Крайне важно поощрить вопросы и грамотно на них ответить. Возможно, вы что-то не учли и кому-то понадобятся дополнительные ресурсы или методологическая поддержка.

Изображение с hennkim.tumblr.com

Kick-off совещание

Kick-off – значит «вбрасывание». Если вы работаете в маленькой компании, где все постоянно друг с другом взаимодействуют, нужды в kick-off совещании нет, но если мы говорим о крупной, с отделами и департаментами, оно необходимо.

Этим совещанием начинается работа по проекту, прошедшему фазу инициации и планирования. То есть, сформирован устав и концепция проекта, написан план работ, издан приказ о старте проекта.

  1. Собираем всю команду в одном месте. Если команда распределённая — созваниваемся, но эта практика больше для офисных команд.
  2. Зовём спонсора проекта. Очень важно, чтобы он пришёл, сказал приветственное слово и сразу же ушёл. Нужно для придания официальности мероприятию.
  3. Просим каждого члена команды встать, представиться и назвать свою роль. В больших компаниях, особенно с большой текучкой, есть вероятность, что кто-то кого-то не знает, а после такой инициализации появляется вероятность, что ранее незнакомые люди будут контачить.
  4. Спрашиваем, все ли видели устав проекта и приказ о старте. Просим поднять руки всех, кто не видел. Если такие есть, даём им доступ и присылаем ссылку.
  5. Спрашиваем, все ли видели план работ и ознакомились с ним. У плохого менеджера член команды говорит: «Я закончил, что делать дальше?». У хорошего же: «Я закончил с этапом x и, в соответствии с планом, приступил к этапу y».

Всё, на этом расходимся. Kick-off совещание короткое, на нём необязательно вести протокол, но оно очень чётко даёт понять всем участником команд, что проект начат и всё серьёзно.

Совещания

Продуктивное совещание

Продуктивные совещания ускоряют работу и вносят в неё ясность. Непродуктивные запутывают участников и вызывают чувство горечи о потерянном времени. Превратить вторые в первые можно, если избежать группы стандартных ошибок, о которых я расскажу в этой статье.
 
 
 
Для начала, расскажу, зачем, вообще, нужны совещания.

Контроль статуса работ над проектом.
Ответственные сотрудники могут отчитаться о том, в каком состоянии находятся работы на их участках. Заинтересованные лица могут задать им контрольные вопросы.

Облегчение уведомлений
Предположим, нам нужно уведомить всю проектную группу о важном известии. Если сделать это в корпоративном чате или переписке, есть вероятность, что информация до кого-то не дойдёт или дойдёт в искажённом виде. На совещании все всё поймут правильно, в крайнем случае — зададут вопросы. К сожалению, в варианте удалённой работы эта цель недостижима, придётся пользоваться электронными средствами коммуникации.

Облегчение согласований
Предположим, по какому-то вопросу нужно принять коллективное решение. Переписка в этом случае может затянуться, на совещании устроить мозговой штрум и прийти к устраивающему всех варианту можно быстрее и проще.

Надёжная фиксация поручений
Поручения, выданные в ходе совещания, заносятся в протокол (об этом ниже) при свидетелях. Саботировать такое поручение будет намного сложнее, чем если бы оно было выдано в устной форме или даже в трекере задач (исполнитель может сказать, что ему не упало уведомление).

Мотивация команды
В целом, грамотно организованные периодические совещания мотивируют и сплачивают команду.
 
 
 
Теперь о типичных ошибках.

Не отслеживается статус по решениям предыдущих совещаний
Актуально для периодических встреч. На прошлом совещании о чём-то договорились, зафиксировали и успешно забыли. Чтобы избежать данной ошибки, новое совещание следует начинать с обсуждения решений, принятых на предыдущем в формате кратких докладов исполнителей.

Результаты не протоколируются
Если не писать митинг-репорт, принятые решения обязательно забудутся и потеряются. Перед началом встречи следует назначить человека, ответственного за ведение протокола и рассылку этого протокола всем участникам.

Длительное совещание проводится под конец рабочего дня
Особенно критично для мозговых штурмов. Сотрудники устали, хотят домой, кому-то нужно успеть на автобус. Интеллектуальная активность будет гарантированно низкой, возникнет ненужная нервозность. Следует с уважением относиться к личному времени сотрудников и проводить мозговые штурмы с утра, либо в середине рабочего дня.

В длительном совещании не предусмотрены перерывы
Да, конечно, всем хочется поскорее принять решение и разойтись, но людям трудно сохранять концентрацию дольше часа. Будьте милосердны, разрешите пятнадцатиминутные перерывы в конце каждого часа обсуждения, дайте возможность людям попить воды, размяться, кому нужно — покурить.

Все роются в гаджетах
Если совещание не предусматривает использование гаджетов (например, раздатка дана в электронном виде), это нужно пресечь и запретить, иначе люди будут отвечать на сообщения и письма, отвлекаться от беседы, продуктивность совещания снизится.

Затягивание совещания
Критично для совещаний с большим количеством участников. Все хотят высказаться, никто не следит за временем. Или большой начальник любит произносить длинные речи и его никто не решается прервать. Решается назначением модератора (обычно его функции выполняет руководитель, собравший совещание), следящего за временем и прерывающего участников.

С другой стороны, в моей практике часто бывают созвоны, длящиеся по два с половиной-три часа. Чаще всего, это промежуточные приёмки больших кусков системы, технический директор показывает функциональность, заинтересованные лица задают вопросы, фиксируются замечания. Это, пожалуй, исключение, тут сократить время никак не выйдет.

Опоздуны
Назначено определённое время начала и окончания совещания, участники задерживаются, на обсуждение обстановки остаётся всё меньше времени, пришедшие вовремя демотивированы. Нужно доносить, что совещание начинается в строго определённое время, опоздавших не ждём. Если есть критичные люди, нужно предварительно выяснить, когда у них окна в графике и назначить совещание на это время. Также хорошо помогает минимизация количества участников. Об этом следующий пункт.

Много лишних людей
Нельзя забывать, что каждый час рабочего времени каждого человека стоит компании денег. И итоговая стоимость рассчитывается как произведение количества участников на количество часов и на стоимость часа. Просто не нужно звать людей, которых тема совещания не затрагивает и компетенции которых на нём не нужны.

Отсутствует председатель
На совещании должен в явном виде присутствовать руководитель. Оглашать пункты повестки, следить за временем, распоряжаться фиксированием решений, подводить итог.

Отсутствует повестка
Замечал эту ошибку во многих компаниях. Приходит приглашение на собрание с неинформативной темой и без повестки. Руководитель тратит время на вводные, ключевые участники тратят время совещания на подготовку ответов на вопросы. Повестка должна быть и с ней должны ознакомиться все участники до совещания.

Совещание не нужно
Перед тем, как собирать встречу, руководителю следует спросить себя, нельзя ли решить проблему более дешёвым способом — пообщаться один на один, задать вопрос в переписке или чате.

Изображение jaycover.com