Жаль, что в цифровом веке всё ещё нельзя отказаться от бумажных документов — увы, суды сканы документами не считают. Однако это не означает, что бумажную документацию не нужно оцифровывать.
Данный кейс полностью решает проблему: «А в какой папке лежит этот блджадский договор, не помню когда заключённый с Иваном Никифоровым?».
Раз в месяц печатаем листы-заготовки с маленькими этикеточками, содержащими номера для будущих входящих документов. Разрезаем, складываем стопочками. Можно этого и не делать, но так реально быстрее.
Поступил документ — берём этикетку с номером, присобачиваем к первой странице. Если документ многостраничный, расшиваем, сканим на хорошей МФУшке, тут же делаем pdf и кидаем в эвернот.
Заранее заводим экселевский файлик, в котором прописываем колонку с входящими номерами. По мере поступления, вписываем названия документов и сопутствующую информацию в ячейки напротив номеров. Советую не делить файл на листики в зависимости от типа документа, а завести отдельную колонку для типа — потом будет проще анализировать, плюс сквозная нумерация. А вот для исходящей документации отдельный листик вполне можно завести.
По привычке пишу «экселевский», но лучше использовать гуглодокументы — там удобнее организована совместная работа.
Скрепляем степплером бумажную версию документа, подшиваем в сегрегатор. К эвернотовской заметке с pdf-овской версией цепляем тег, соответствующий номеру бумажной папки. С заголовком заметки можно не заморачиваться — когда придёт пора отыскать этот документ по названию, входящему номеру или даже просто по фразе, он легко отыщется поиском, а по тегу с номером можно будет определить номер папки, в которой он физически лежит. И наоборот, двойной клик по тегу покажет список бумажек, лежащих в данной папке.
Крайне желательно иметь премиум аккаунт, чтобы этот процесс могли осуществлять несколько человек.
Естественно, раз в неделю соблюдение правил работы с входящей документацией должен проверять какой-нибудь супервайзер.
1
