Владимир Бычко об управлении проектами

запихиваем проекты в треугольники

Категория: Разработка

Руководство к своду знаний по управлению проектами

Сегодня мне хотелось бы поделиться настольной книгой любого профессионального проектного менеджера.

На всякий случай, дополнительная ссылка на скачивание.

О дневниках

Дневник

Когда вам пять лет, каждый день кажется значительным, каждый месяц весьма продолжительным, а год — почти вечностью. В этом нет ничего удивительного — для маленького человека один год равняется одной пятой прожитой жизни. Чем старше становится человек, тем быстрее пролетают дни, месяцы, годы.

Порой возникает ощущение, что год пролетел как один день и за это время практически ничего не произошло. На самом деле, это не так, но для того, чтобы это осознать, необходим дневник.

Я многократно пытался вести дневник, но каждый раз спотыкался на том, что забивал на его ведение через два-три дня, когда энтузиазм проходит.

«Лечение» было найдено. Для начала было принято решение фиксировать события не за день, а за месяц. Я создал специальный блокнот в evernote и обозвал его «2012». Затем сделал заметку «Март» и записал в неё четыре цели на месяц:

  1. Удержаться на работе (меня только что наняли аналитиком в небольшую IT-компанию).
  2. Найти квартиру и переехать (на тот момент приходилось ездить на работу аж за пятьдесят километров, это утомляло).
  3. Завербовать и нанять давнюю знакомую, в настоящее время сидящую без работу (спустя несколько лет выяснилось, что эта цель глубоко ошибочна, но в марте 2012 года данная задача была выполнена).
  4. Разгрести все заказы по фрилансу.

 
 
Затем я снабдил каждую цель чекбоксом и по мере успехов ставил галочки с краткими комментариями.

Я кратко зафиксировал все произошедшие в марте события: был официально принят на работу, нашёл квартиру, переехал, нанял знакомую, дал интервью небольшому веб-изданию, разгрёб заказы на фриланс.

Мартовская заметка вышла небольшой, на половину листа А4, но сейчас, мельком взглянув, я могу легко вызывать в памяти образы событий марта 2012 года.

Практика пришлась по душе и с тех пор мной каждый месяц создётся заметка с целями и там фиксируются впечатления.

Ключевые моменты:

  1. Нет необходимости подробно и художественно описывать события, достаточно пары-тройки ключевых слов.
  2. Фотографии лучше слов. Как только приобрёл хороший смартфон, дело пошло веселее. Нужно только не забывать периодически вынимать его из кармана и делать фото.

 
 
Довольно быстро обнаружилось, что снимать квартиру в чужом городе, работая за крайне небольшую зарплату, сложно и рискованно. Нужно точно знать, сколько и на что можно потратить, чтобы не остаться в день квартплаты с пустым кошельком. Пришла идея ведения личной бухгалтерии (о ней я расскажу подробно в одном из следующих постов).

Заметки стали снабжаться финансовыми результатами. Выгруженный отчёт, анализ исполнения бюджета, финансовые цели, планы крупных покупок.

К августу 2012 года заметка стала иметь следующую структуру:

  1. Финансовые цели. Отметки о получении зарплаты на основной работе и гонорара за фриланс, отметки об оплате квартплаты и коммунальных, а также домашнего интернета.
  2. Бухгалтерские сверки. Ведение личной бухгалтерии требует большой дисциплины, этому нужно учиться. Ошибки возможны, поэтому необходимо раз в неделю сверять цифры в учётной системе с фактически имеющимися деньгами.
  3. Два отчёта — доходы с расходами и исполнение бюджета.
  4. Планируемые покупки. В августе мне был нужен роутер и новый кошелёк. И то и другое было приобретено.
  5. Личные цели. В том месяце я был чрезвычайно занят и единственной личной целью стала починка сантехники.
  6. Фотовпечатления. Фотка и подпись.

 
 
В таком ритме я вёл ежемесячный дневник до апреля 2014 года, пока не понял, что готов к ежедневным записям. Поставил замечательную программу DayOne и попытался записывать события каждый день. Два-три абзаца плюс фотография каждый день.

И что бы вы думали? Четвёртый месяц получается. Благодаря двум факторам — возросшей личной дисциплине и удобному инструменту. Теперь заметки из DayOne каждый месяц выгружаются и прикрепляются к ежемесячной заметке в раздел фотовпечатлений.
 
 
Подведём итоги:

  1. Начать с малого — ежемесячного дневника.
  2. Достаточно кратких фраз и фотографий.
  3. Установить удобную для себя форму записи.
  4. Найти удобный инструмент и перейти к ежедневным записям.

Чудовище

Чудовище

Человечество бессмертно. Даже если когда‐нибудь, через многие тысячи лет… даже если представить себе самое худшее, – всепобеждающий разум возродится, как Феникс из пепла.

Слушать

Цифровой детокс

Цифровой детоксикант

Периодически встречаю посты вида «в качестве эксперимента хочу на какое-то время отказаться от социальных сетей/компьютера/телефона». Посмотрим, мол, что получится.

Этакий «цифровой детокс». У меня пару раз был «цифровой детокс», когда на старой съёмной квартире полностью выходило из строя электричество. И знаете, что я думаю? Что это отстой.

Я родился в середине восьмидесятых, детство прошло в девяностые. Круг общения — ребята с нашего двора™. Единственный способ связаться с кем-то из другого двора — топать туда ногами и колотить в дверь. У пары человек, надо сказать, были стационарные телефоны, но это мало помогало.

Главный мажор класса всегда был в тренде — отец-новопредприниматель периодически снабжал его клёвыми книжками, аудио и видеокассетами.

Я читал книги, но их было мало. Даже с учётом мамы-библиотекаря и неограниченного доступа в любые библиотеки города.

Кино — только то, что показывают по телевизору. Точнее, двух российских каналах и одном польском.

Появление первого компьютера (ещё даже не своего, школьного) стало лёгким шоком. Особенно WordPad и Paint. Можно сначала написать текст, а потом отредактировать! Разные шрифты! Выравнивание! Вставка картинок! А в Paint можно сколько угодно малевать, не беспокоясь о бумаге и фломастерах.

Первый мобильный телефон стал не меньшим откровением. Доступ ко всем знакомым в кармане. Нужно встретиться — звонишь и договариваешься о встрече.

Доступ к интернету можно сравнить с обретением нового органа чувств. Любая информация, общение с любыми людьми, вне зависимости от географической привязки. Всегда хотелось издавать газету — на тебе LiveJournal. Берёшь и пишешь и это могут читать любые люди.

Первый ноутбук. Твой «офис» всегда с тобой. Особенно это сказалось на работе. Больше не нужно таскать к клиентам гору дисков и флешек. А дома можно работать, лёжа на диване с ноутом на пузе. Супер, супер, супер.

Первый смартфон на андроиде дал ещё один орган чувств. Всё то же самое, но в кармане, плюс камера, по качеству не уступающая мыльничному фотоаппарату.

Социальные сети вообще, открыли новый формат общения. Где-то на свете живёт интересный человек и периодически постит фотки/тексты. Мне не очень хочется общаться с ним в режиме текстового чата, зато смотреть/слушать/читать такой-то «цифровой монолог» — самое то.

Цифровой детокс? Идите в пень. Это как отказаться от зрения или слуха только потому, что их использование отнимает слишком много времени.

Об учёте рабочего времени

Время циклично. Времени много.

В России ябедничать не принято. В отличие, например, от Европы или Америки, где даже детям в детском саду категорически запрещают выяснять отношения самостоятельно. Ни в коем случае — зовите взрослых, они разрулят проблему.

Поэтому управленец любого уровня, работающий в российской компании априори не имеет полной картины. Нормальный менеджер среднего звена знает примерно 10 % происходящего. Хороший — 15 %. Чем выше позиция в иерархии компании, тем меньше достоверной информации.

Для того, чтобы лучше контролировать подчинённых, управленцы высокого уровня могут попытаться внедрить систему дневной отчётности. Требования к детализации могут быть самыми разными, вплоть до поминутной фиксации.

Внедрение подобных систем злит подчинённых — они справедливо полагают, что их заставляют заниматься ненужными активностями, не создающими ценности. И это частично так.

Если речь идёт о продуктовой разработке, учёт трудозатрат позволит более детально понять производительность команды и улучшить процесс планирования.

Если речь идёт о заказной разработке, учёт позволит понять разницу между количеством часов, согласованным с клиентом и реально затраченным на доработку.

На мой взгляд, не стоит увлекаться и требовать фиксировать в отчёте каждый шаг. Достаточно, если исполнитель будет иметь возможность просто списать некоторое количество часов на некоторую задачу, указав, в какой именно день он ей занимался.

В kanbanize схема работает так:

Исполнитель открывает доску и нажимает «Log time», чтобы списать время на задачу.

Исполнитель открывает доску и нажимает «Log time», чтобы списать время на задачу.


 
Исполнитель вводит количество затраченных часов и пишет краткий комментарий о том, что именно сделал.

Исполнитель вводит количество затраченных часов и пишет краткий комментарий о том, что именно сделал.


 
Система отображает запись о трудозатратах с возможностью редактирования.

Система отображает запись о трудозатратах с возможностью редактирования.

Данный подход легко внедряется и не вызывает негатива. В большинстве случаев он необходим и достаточен.

Об очередях

Это очередь. Здесь ожидают.

Заказчиков много, исполнителей мало. Каждый заказчик хочет, чтобы его заказ был исполнен как можно быстрее, исполнителям всё равно, какой заказ выполнять.

Люди готовы стоять в очереди, если соблюдается несколько условий:

  1. Конец очереди виден.
  2. Продвижение в очереди заметно.
  3. Никто не лезет без очереди.

В разработке добиться корректной работы очереди возможно.

Начнём с визуализации очереди. Простейшее решение — trello, но есть множество значительно более функциональных сервисов.

Заказчик видит очередь → понимает, почему его доработку нельзя выполнить прямо сейчас и морально готовится ожидать.

После визуализации необходимо сформулировать несколько правил и неукоснительно следить за их исполнением.

Все новые запросы на доработку добавляются в конец бэклога.

Позволяет обойтись без приоритизации. Большие, средние, маленькие, срочные, несрочные — всё в конец. Тем не менее, исключение возможно.

Если заказчик желает исполнения своего заказа раньше остальных, он должен лично договориться с каждым заказчиком, занимающим более высокое положение в очереди.

Прошу обратить внимание — заказчик не должен просить его «продвинуть» человека, контролирующего очередь. Он должен договариваться с другими заказчиками.

Ограничение на количество запросов, единовременно находящихся в работе у каждого исполнителя.

Исполнителю морально тяжело, когда на нём «висит» множество запросов. Кроме того, возникают потери на переключение между задачами («транспортные расходы»). Рационально ограничить количество задач в единовременном производстве одной-двумя и выдавать новые задания только после окончания работ по старым. Из этого правила вытекает следующее:

Ограничение на время приёмки запроса. Заказчик должен в ограниченный срок либо признать запрос исполненным, либо обозначить претензии. Держать запрос «висящим на сдаче» месяцами, недопустимо.

Причина проста — любой выполненный, но не принятый заказчиком запрос может быть неожиданно реактивирован, что снижает предсказуемость разработки. В случае автоматического закрытия ситуация упрощается — вместо реактивации нужно будет завести новый запрос по общим правилам.

Возможна «платная» очередь.

Если входящий поток неконтролируемо растёт, это означает нехватку исполнителей. Временное решение — выделить лучшего исполнителя и назначить за его услуги двойную или тройную ставку. Заказчикам, действительно нуждающимся в реализации их запроса, будет нетрудно найти дополнительные деньги за скорость.

Привет, мир!

Вордпресс предлагает отредактировать или удалить первую блогозапись. А вот не буду. Пускай висит. Привет, мир.