Владимир Бычко об управлении проектами

пиэм разъясняет, предостерегает, рекомендует

О жёлтом человечке.

under_construction

В интернете конца девяностых и начале двухтысячных большая часть сайтов вместо контента содержала человечка с лопатой на жёлтом фоне.

В 2014 году единственно верный подход таков:

Если на сайте незаполнен раздел — не нужно отображать ссылку на него. Если для карточки товара нет фотографии — не нужно её отображать, переместите карточку в черновики. Если поиск не работает — не нужно отображать строку поиска.

Потому что отсутствие услуги — меньшее зло, по сравнению с некачественно оказываемой услугой.

Руководство к своду знаний по управлению проектами

Сегодня мне хотелось бы поделиться настольной книгой любого профессионального проектного менеджера.

На всякий случай, дополнительная ссылка на скачивание.

О лжи в клиентском сервисе.

В большинстве своём, люди готовы быть обманутыми. Особенно те, кто говорят, что их непросто обмануть. Тем не менее, наглая ложь «в лоб» способна вывести из себя кого угодно.

Пример первый. Интернет-магазин. Иконка в шапке страницы:
Иконка бесплатной доставки

Мысли потребителя: «Всё понятно. Доставка бесплатная, но с кучей оговорок — только по городу и только при заказе на сумму, больше x рублей. Но предположим, я поверил.»

Потребитель щёлкает по иконке и видит следующую информацию:
Описание доставки

Мысли: «Ну супер. Я как раз хочу заказать записную книжку, стоимостью около 1300 рублей, здорово, что мне её бесплатно привезут».

Но на странице оформления заказа внезапный сюрприз:
Оформление заказа

Это пример того, как лгать нельзя ни в коем случае. Сто рублей — сумма небольшая, но худшее, что можно сделать, это сказать, что в магазине бесплатная доставка, а потом в последний момент добавить, что на самом деле, она не очень бесплатная. Нужно ли говорить, что я ничего не заказал в этом магазине и не закажу никогда?

Правильное решение — убрать слово «бесплатная» с кнопки доставки и указать на соответствующей странице точную стоимость доставки.
 
 
Со вторым примером столкнулся сегодня. Вызвал такси «Кобра», чтобы отвезти продукты из оптового магазина. Оператор пообещала машину через двадцать пять минут.

Через сорок минут я перезвонил и спросил, не забыли ли они про меня. Оператор извинилась, сказала, что заказ передан, но нужно подождать ещё минут десять.

Через десять водитель всё-таки подъехал. Почти час я проторчал на жаре с тележкой продуктов на пару недель. Нужно ли говорить, что я больше никогда не воспользуюсь услугами этого такси?

2014-08-03 21.01.18

2014-08-03 21.01.29

Правильным решением со стороны оператора было бы позвонить мне на двадцать пятой минуте, извиниться и предложить небольшую скидку, инцидент был бы исчерпан.

О дневниках

Дневник

Когда вам пять лет, каждый день кажется значительным, каждый месяц весьма продолжительным, а год — почти вечностью. В этом нет ничего удивительного — для маленького человека один год равняется одной пятой прожитой жизни. Чем старше становится человек, тем быстрее пролетают дни, месяцы, годы.

Порой возникает ощущение, что год пролетел как один день и за это время практически ничего не произошло. На самом деле, это не так, но для того, чтобы это осознать, необходим дневник.

Я многократно пытался вести дневник, но каждый раз спотыкался на том, что забивал на его ведение через два-три дня, когда энтузиазм проходит.

«Лечение» было найдено. Для начала было принято решение фиксировать события не за день, а за месяц. Я создал специальный блокнот в evernote и обозвал его «2012». Затем сделал заметку «Март» и записал в неё четыре цели на месяц:

  1. Удержаться на работе (меня только что наняли аналитиком в небольшую IT-компанию).
  2. Найти квартиру и переехать (на тот момент приходилось ездить на работу аж за пятьдесят километров, это утомляло).
  3. Завербовать и нанять давнюю знакомую, в настоящее время сидящую без работу (спустя несколько лет выяснилось, что эта цель глубоко ошибочна, но в марте 2012 года данная задача была выполнена).
  4. Разгрести все заказы по фрилансу.

 
 
Затем я снабдил каждую цель чекбоксом и по мере успехов ставил галочки с краткими комментариями.

Я кратко зафиксировал все произошедшие в марте события: был официально принят на работу, нашёл квартиру, переехал, нанял знакомую, дал интервью небольшому веб-изданию, разгрёб заказы на фриланс.

Мартовская заметка вышла небольшой, на половину листа А4, но сейчас, мельком взглянув, я могу легко вызывать в памяти образы событий марта 2012 года.

Практика пришлась по душе и с тех пор мной каждый месяц создётся заметка с целями и там фиксируются впечатления.

Ключевые моменты:

  1. Нет необходимости подробно и художественно описывать события, достаточно пары-тройки ключевых слов.
  2. Фотографии лучше слов. Как только приобрёл хороший смартфон, дело пошло веселее. Нужно только не забывать периодически вынимать его из кармана и делать фото.

 
 
Довольно быстро обнаружилось, что снимать квартиру в чужом городе, работая за крайне небольшую зарплату, сложно и рискованно. Нужно точно знать, сколько и на что можно потратить, чтобы не остаться в день квартплаты с пустым кошельком. Пришла идея ведения личной бухгалтерии (о ней я расскажу подробно в одном из следующих постов).

Заметки стали снабжаться финансовыми результатами. Выгруженный отчёт, анализ исполнения бюджета, финансовые цели, планы крупных покупок.

К августу 2012 года заметка стала иметь следующую структуру:

  1. Финансовые цели. Отметки о получении зарплаты на основной работе и гонорара за фриланс, отметки об оплате квартплаты и коммунальных, а также домашнего интернета.
  2. Бухгалтерские сверки. Ведение личной бухгалтерии требует большой дисциплины, этому нужно учиться. Ошибки возможны, поэтому необходимо раз в неделю сверять цифры в учётной системе с фактически имеющимися деньгами.
  3. Два отчёта — доходы с расходами и исполнение бюджета.
  4. Планируемые покупки. В августе мне был нужен роутер и новый кошелёк. И то и другое было приобретено.
  5. Личные цели. В том месяце я был чрезвычайно занят и единственной личной целью стала починка сантехники.
  6. Фотовпечатления. Фотка и подпись.

 
 
В таком ритме я вёл ежемесячный дневник до апреля 2014 года, пока не понял, что готов к ежедневным записям. Поставил замечательную программу DayOne и попытался записывать события каждый день. Два-три абзаца плюс фотография каждый день.

И что бы вы думали? Четвёртый месяц получается. Благодаря двум факторам — возросшей личной дисциплине и удобному инструменту. Теперь заметки из DayOne каждый месяц выгружаются и прикрепляются к ежемесячной заметке в раздел фотовпечатлений.
 
 
Подведём итоги:

  1. Начать с малого — ежемесячного дневника.
  2. Достаточно кратких фраз и фотографий.
  3. Установить удобную для себя форму записи.
  4. Найти удобный инструмент и перейти к ежедневным записям.

Чудовище

Чудовище

Человечество бессмертно. Даже если когда‐нибудь, через многие тысячи лет… даже если представить себе самое худшее, – всепобеждающий разум возродится, как Феникс из пепла.

Слушать

Цифровой детокс

Цифровой детоксикант

Периодически встречаю посты вида «в качестве эксперимента хочу на какое-то время отказаться от социальных сетей/компьютера/телефона». Посмотрим, мол, что получится.

Этакий «цифровой детокс». У меня пару раз был «цифровой детокс», когда на старой съёмной квартире полностью выходило из строя электричество. И знаете, что я думаю? Что это отстой.

Я родился в середине восьмидесятых, детство прошло в девяностые. Круг общения — ребята с нашего двора™. Единственный способ связаться с кем-то из другого двора — топать туда ногами и колотить в дверь. У пары человек, надо сказать, были стационарные телефоны, но это мало помогало.

Главный мажор класса всегда был в тренде — отец-новопредприниматель периодически снабжал его клёвыми книжками, аудио и видеокассетами.

Я читал книги, но их было мало. Даже с учётом мамы-библиотекаря и неограниченного доступа в любые библиотеки города.

Кино — только то, что показывают по телевизору. Точнее, двух российских каналах и одном польском.

Появление первого компьютера (ещё даже не своего, школьного) стало лёгким шоком. Особенно WordPad и Paint. Можно сначала написать текст, а потом отредактировать! Разные шрифты! Выравнивание! Вставка картинок! А в Paint можно сколько угодно малевать, не беспокоясь о бумаге и фломастерах.

Первый мобильный телефон стал не меньшим откровением. Доступ ко всем знакомым в кармане. Нужно встретиться — звонишь и договариваешься о встрече.

Доступ к интернету можно сравнить с обретением нового органа чувств. Любая информация, общение с любыми людьми, вне зависимости от географической привязки. Всегда хотелось издавать газету — на тебе LiveJournal. Берёшь и пишешь и это могут читать любые люди.

Первый ноутбук. Твой «офис» всегда с тобой. Особенно это сказалось на работе. Больше не нужно таскать к клиентам гору дисков и флешек. А дома можно работать, лёжа на диване с ноутом на пузе. Супер, супер, супер.

Первый смартфон на андроиде дал ещё один орган чувств. Всё то же самое, но в кармане, плюс камера, по качеству не уступающая мыльничному фотоаппарату.

Социальные сети вообще, открыли новый формат общения. Где-то на свете живёт интересный человек и периодически постит фотки/тексты. Мне не очень хочется общаться с ним в режиме текстового чата, зато смотреть/слушать/читать такой-то «цифровой монолог» — самое то.

Цифровой детокс? Идите в пень. Это как отказаться от зрения или слуха только потому, что их использование отнимает слишком много времени.

Об учёте рабочего времени

Время циклично. Времени много.

В России ябедничать не принято. В отличие, например, от Европы или Америки, где даже детям в детском саду категорически запрещают выяснять отношения самостоятельно. Ни в коем случае — зовите взрослых, они разрулят проблему.

Поэтому управленец любого уровня, работающий в российской компании априори не имеет полной картины. Нормальный менеджер среднего звена знает примерно 10 % происходящего. Хороший — 15 %. Чем выше позиция в иерархии компании, тем меньше достоверной информации.

Для того, чтобы лучше контролировать подчинённых, управленцы высокого уровня могут попытаться внедрить систему дневной отчётности. Требования к детализации могут быть самыми разными, вплоть до поминутной фиксации.

Внедрение подобных систем злит подчинённых — они справедливо полагают, что их заставляют заниматься ненужными активностями, не создающими ценности. И это частично так.

Если речь идёт о продуктовой разработке, учёт трудозатрат позволит более детально понять производительность команды и улучшить процесс планирования.

Если речь идёт о заказной разработке, учёт позволит понять разницу между количеством часов, согласованным с клиентом и реально затраченным на доработку.

На мой взгляд, не стоит увлекаться и требовать фиксировать в отчёте каждый шаг. Достаточно, если исполнитель будет иметь возможность просто списать некоторое количество часов на некоторую задачу, указав, в какой именно день он ей занимался.

В kanbanize схема работает так:

Исполнитель открывает доску и нажимает «Log time», чтобы списать время на задачу.

Исполнитель открывает доску и нажимает «Log time», чтобы списать время на задачу.


 
Исполнитель вводит количество затраченных часов и пишет краткий комментарий о том, что именно сделал.

Исполнитель вводит количество затраченных часов и пишет краткий комментарий о том, что именно сделал.


 
Система отображает запись о трудозатратах с возможностью редактирования.

Система отображает запись о трудозатратах с возможностью редактирования.

Данный подход легко внедряется и не вызывает негатива. В большинстве случаев он необходим и достаточен.

Об очередях

Это очередь. Здесь ожидают.

Заказчиков много, исполнителей мало. Каждый заказчик хочет, чтобы его заказ был исполнен как можно быстрее, исполнителям всё равно, какой заказ выполнять.

Люди готовы стоять в очереди, если соблюдается несколько условий:

  1. Конец очереди виден.
  2. Продвижение в очереди заметно.
  3. Никто не лезет без очереди.

В разработке добиться корректной работы очереди возможно.

Начнём с визуализации очереди. Простейшее решение — trello, но есть множество значительно более функциональных сервисов.

Заказчик видит очередь → понимает, почему его доработку нельзя выполнить прямо сейчас и морально готовится ожидать.

После визуализации необходимо сформулировать несколько правил и неукоснительно следить за их исполнением.

Все новые запросы на доработку добавляются в конец бэклога.

Позволяет обойтись без приоритизации. Большие, средние, маленькие, срочные, несрочные — всё в конец. Тем не менее, исключение возможно.

Если заказчик желает исполнения своего заказа раньше остальных, он должен лично договориться с каждым заказчиком, занимающим более высокое положение в очереди.

Прошу обратить внимание — заказчик не должен просить его «продвинуть» человека, контролирующего очередь. Он должен договариваться с другими заказчиками.

Ограничение на количество запросов, единовременно находящихся в работе у каждого исполнителя.

Исполнителю морально тяжело, когда на нём «висит» множество запросов. Кроме того, возникают потери на переключение между задачами («транспортные расходы»). Рационально ограничить количество задач в единовременном производстве одной-двумя и выдавать новые задания только после окончания работ по старым. Из этого правила вытекает следующее:

Ограничение на время приёмки запроса. Заказчик должен в ограниченный срок либо признать запрос исполненным, либо обозначить претензии. Держать запрос «висящим на сдаче» месяцами, недопустимо.

Причина проста — любой выполненный, но не принятый заказчиком запрос может быть неожиданно реактивирован, что снижает предсказуемость разработки. В случае автоматического закрытия ситуация упрощается — вместо реактивации нужно будет завести новый запрос по общим правилам.

Возможна «платная» очередь.

Если входящий поток неконтролируемо растёт, это означает нехватку исполнителей. Временное решение — выделить лучшего исполнителя и назначить за его услуги двойную или тройную ставку. Заказчикам, действительно нуждающимся в реализации их запроса, будет нетрудно найти дополнительные деньги за скорость.

Привет, мир!

Вордпресс предлагает отредактировать или удалить первую блогозапись. А вот не буду. Пускай висит. Привет, мир.