Kick-off – значит «вбрасывание». Если вы работаете в маленькой компании, где все постоянно друг с другом взаимодействуют, нужды в kick-off совещании нет, но если мы говорим о крупной, с отделами и департаментами, оно необходимо.

Этим совещанием начинается работа по проекту, прошедшему фазу инициации и планирования. То есть, сформирован устав и концепция проекта, написан план работ, издан приказ о старте проекта.

1. Собираем всю команду в одном месте. Если команда распределённая — созваниваемся, но эта практика больше для офисных команд.
2. Зовём спонсора проекта. Очень важно, чтобы он пришёл, сказал приветственное слово и сразу же ушёл. Нужно для придания официальности мероприятию.
3. Просим каждого члена команды встать, представиться и назвать свою роль. В больших компаниях, особенно с большой текучкой, есть вероятность, что кто-то кого-то не знает, а после такой инициализации появляется вероятность, что ранее незнакомые люди будут контачить.
4. Спрашиваем, все ли видели устав проекта и приказ о старте. Просим поднять руки всех, кто не видел. Если такие есть, даём им доступ и присылаем ссылку.
5. Спрашиваем, все ли видели план работ и ознакомились с ним. У плохого менеджера член команды говорит: «Я закончил, что делать дальше?». У хорошего же: «Я закончил с этапом x и, в соответствии с планом, приступил к этапу y».

Всё, на этом расходимся. Kick-off совещание короткое, на нём необязательно вести протокол, но оно очень чётко даёт понять всем участником команд, что проект начат и всё серьёзно.

Руководитель может наделать типовых ошибок, которые облегчат увод бизнеса, особенно если он целиком в интернете. Речь не о рейдерском захвате, а об очень неприятных ситуациях, таких как:

• Кража продажником клиентской базы
• Создание уволившимся сотрудником точно такого же конкурирующего бизнеса

При грамотно построенной системе мотивации этого не произойдёт, но хороший руководитель потому и хорош, что предвидит возможные проблемы и действует на упреждение.

В гармоничной организации генеральный директор не занимается продажами, так как в этом случае уровень дохода компании становится ограничен личным временем директора. Занимаются продажами и общаются с клиентами продаваны, что создаёт риск ухода с кражей клиентской базы.

Прежде всего, все ключевые должности должны быть продублированы. Один — самое плохое слово в бизнесе. Если понимаете, что один из сотрудников делает что-то, в чём вы не разбираетесь, на определённом этапе можно нанять ему помощника, пояснив сотруднику, что он кандидат на повышение и ему нужен дублёр.

Нельзя на одного человека замыкать несколько бизнес-процессов. Например, продажник не должен знать, откуда берутся лиды. Лидогенератор не должен знать, как построено производство. Руководитель производства не должен знать, как делаются продажи.

Для того, чтобы продаван не смог унести с собой всю историю общения с клиентом, даже на ранних стадиях нужно внедрять CRM, в которой в обязательном порядке каждое касание с клиентом должно фиксироваться. Когда общались, о чём был разговор, о чём договорились, какие дальнейшие действия, ссылка на аудиозапись разговора (разговоры обязательно нужно писать).

Все сотрудники должны в работе использовать исключительно корпоративную почту на корпоративном домене и все доступы ко всем системам и документам должны открываться на неё. Это здорово облегчает ситуацию, когда нужно разом закрыть сотруднику все доступы.

Крайне важно заключать с сотрудниками NDA. Можно не лютовать и разрешить упоминать, с какими проектами сотрудник работал, но запретить рассказывать детали о производственном процессе. Некоторые компании в дополнение к NDA заставляют подписывать неконкуренцию — чтобы сотрудник в течение трёх лет не имел права работать в конкурирующих компаниях.

К сожалению, это незаконно. Кроме этого исходя из анализа норм действующего законодательства РФ следует, что сам факт заключения подобного соглашения будет нарушением, как Конституции РФ, так и законодательства о труде.

Так, статьей 37 Конституции РФ за всеми гражданами РФ закреплено свободное право на труд и на распоряжение своими способностями. А потому любые ограничения таких прав не допустимы.

Как следует из положений ст. 168 ГК РФ,  соглашение о неконкуренции будет являться  ничтожной сделкой по причине его несоответствия требованиям закона, а потому не может повлечь юридических последствий.

Наконец, невозможно скопировать бизнес, в котором привлечение клиентов основано на личном бренде.

Есть разные сотрудники, которым можно делегировать на разном уровне. Начинающие руководители часто допускают следующую ошибку. К ним приходит новичок, они дают ему сразу проект или даже идею и предлагают самостоятельно с этим разобраться.

Однако если бы он мог, он не пришёл бы в вашу компанию работать, а создал бы свой бизнес. Новых людей надо растить и делать это последовательно.

Есть четыре уровня делегирования, вот они (от простых к сложным):

1. Задачи
2. Процессы
3. Проекты
4. Идеи

Новому сотруднику даётся регламент и задачи, которые он должен по регламенту делать. Он выполняет их один раз, дважды, трижды… сколько нужно раз, пока вы не поймёте, что с задачами он справляется. Возьмём в качестве примера задачу проведения оценки лида. Допустим, сотруднику нужно взять детализированную постановку задачи, связаться с техническим специалистом, на основании ответов которого составить смету и передать её на проверку. Всё. Уровень рядового сотрудника.

Ко второму уровню можно перейти где-то через месяц. Если сотрудник справляется с задачами, ему следует предложить взять на себя процесс, частью которого являются выполняемые задачи. Например, полный процесс работы с лидами, от получения лида от заказчика, до выставления сметы. Естественно, процесс должен быть регламентирован. Начинать с процесса нельзя, сотрудник ещё не знает, как функционирует ваша компания и виноваты в провале будете только вы. Уровень младшего руководителя.

Если сотрудник способен возглавлять и соблюдать процесс, можно предложить ему проект. Например, есть выигранный лид, который превратился в один из проектов компании. Даём сотруднику право вести этот проект, выделяем ресурсы, обозначаем рамки полномочий. Уровень старшего руководителя.

Большинство сотрудников будет в худшем случае будут испытывать затруднения с делегированием проекта и в их работу будет необходимо периодически вмешиваться с супервизией, либо, в лучшем случае, справятся и на этом застрянут. Следующий уровень, вообще, мало кому доступен.

Сотрудникам, способным самостоятельно справляться с проектами, можно попробовать делегировать идеи. Например, внедрить работу по скраму в компании, которая всегда исповедовала классический проектный подход. Вот тебе идея, разбирайся. Если сотрудник справится, его спокойно можно делать своим заместителем.

На собеседованиях спрашивают примерно одно и то же. В 2-х случаях из 3-х вас вначале попросят рассказать о себе. Меня настолько задолбал этот момент, что я сделал письменную версию этого рассказа и засылаю его рекрутеру перед собеседованием с пометкой, что если он это прочтёт, это сильно сократит время собеседования.

Рассказ ни в коем случае не стоит начинать с того, что вы были подвижным и любознательным ребёнком, работодателя интересует практический опыт. Какими проектами в каких компаниях руководили, какие были особенности у этих проектов, сколько человек было в команде.

Почему ушли с прошлого места работы?
Всех задолбавший вопрос, задаваемый на 100 % собеседований, честным ответом на который в 50 % случаев будет: «Зажали повышение зарплаты на сто долларов», и ещё в 50 % «Начальник — чудак». Однако есть нормы этикета, так отвечать нельзя, как и нельзя откровенно хаять предыдущее место работы, даже если оно было той ещё галерой. Если не можете придумать ничего корректного, скажите: «На этом месте работы я достиг своего потолка, дальнейшего развития не предвидится, а я хочу двигаться дальше»

Что будете делать, если поймёте, что не укладываетесь в сроки?
Правдивым ответом на этот вопрос было бы: «Нужно нормально оценивать и каждый раз после итерации вычислять ошибку, а для следующей итерации этим значением компенсировать оценку». Но от вас ждут: «Привлеку к проекту дополнительных людей». Как будто компании держат запасных программистов на этот случай.

Ещё на эту тему можно рассказать:

• Распараллелить всё, что можно, в частности, фронтенд и бэкенд можно делать одновременно. Легальный способ сжатия расписания, но вам лично придётся больше коммуницировать и координировать, плюс повышаются риски.
• Провести переоценку. Часто оценка делается до того, как детально проработаны все требования и её можно уменьшить с учётом новых знаний. Иногда подключение эксперта позволяет выявить участки, на которых менее опытный сотрудник решил перезаложиться.
• Урезать работы. Выкинуть ненужное, перенести его за пределы данного релиза.
• Урезать качество. Отказаться от некоторых видов тестирования. Не самый хороший путь, но это тоже метод.
• Привлечь в команду дополнительных специалистов того же уровня, что и имеющиеся или вообще, привлечь эксперта. Это увеличит стоимость проекта, но поможет сжать расписание. Однако нельзя забывать про закон убывающей предельной полезности.
• Сделать расписание с переработками. Запланировать больше часов в неделю, заставить сотрудников работать на выходных. Ведёт к выгоранию сотрудников и увольнениям. С переработками можно работать 3-4 недели, потом производительность упадёт. Если причина просрочки в изменениях, пришедших в середине проекта, можно отказаться от этих изменений.

Что будете делать, если за пару дней до релиза заказчик выкатил вам десяток новых фич, которые нужно сделать срочно и ВНЕЗАПНО?
В реальной ситуации заказчика нужно очень корректно и грамотно послать, но у HR-а записан в голове правильный ответ, который и нужно озвучить, а именно:

• Поговорить с заказчиком, выбрать самые важные, которые можно успеть.
• Подключить людей с другого проекта.
• Делегировать часть работы фрилансерам.

Разработчики оценили проект в 300 часов, а заказчик хочет, чтобы было 150.
Если с вами на реальном проекте приключится такая ситуация, нужно действовать так. Первым делом, нужно вместе со старшим разработчиком или аналитиком устроить созвон с заказчиком и уточнить требования. Есть вероятность, что разработчики не получили ответы на какие-то вопросы и перезаложились. Убрав неопределённость, можно оценку сократить. Если и после этого оценка не будет устраивать заказчика, возможно он возражает не против часов, а против рублей. Можно подключить коммерческого или генерального директора и выбить скидку в рублях, оставив оценку в покое.

Социально приемлемый ответ: «Надо посмотреть, что запланировали разработчики. Возможно, они хотят сделать сложную архитектуру, которая в данном случае абсолютно не нужна, а время съест много»

Что будете делать, если выяснится, что не успеваете протестировать?
В этой ситуации правдивый ответ совпадает с приемлемым для HR-а. «Посажу программистов тестировать вместе с тестировщиками, чтобы проверяли модули друг друга».

Чем хотите заниматься, какая работа вам интересна?
Ответ зависит от вакансии. Можно сказать: «Хочу делать качественные и востребованные потребителями продукты».

Вы сегодня уезжаете в отпуск, а на проекте проблема. Что будете делать?
Только не врите, что отмените отпуск. Лучше скажите, что всегда оставляете вместо себя заместителя, который и должен будет решить проблему. На реальных проектах так поступать категорически рекомендуется, только надо выбить у руководства для такого заместителя небольшую материальную компенсацию.

Ещё могут спросить, какой был ваш самый сложный проект, как справлялись со сложными заказчиками, приходилось ли нанимать людей, умеете ли писать ТЗ, какими системами трекинга задач владеете и проч. Тут никаких хитростей нет, просто ответы на эти вопросы нужно продумать заранее.

2

Error happened.

Очень часто участники проектного процесса получают доступ к важной для компании информации. В ряде случаев такая информация может быть секретной. Если это про вас и вашу компанию, то заключая трудовой договор, нужно подписать с работником NDA, что означает «non-disclosure agreement». Если переводить дословно, то получается «соглашение о неразглашении». В этой статье мы разберём, как составить NDA.
 
 

Какие бывают виды тайны?

У айтишных компаний бывают два вида тайн:

1. Коммерческая.
2. Профессиональная.

Примером сведений, попадающих под тайну можно назвать клиентскую базу, заполучить которую мечтает любой конкурент. Не менее желанной информация является построение бизнес-процессов. Правда, в случае диджитал контор это не так интересно, как техпроцессы у производственных компаний — очень часто процессы, хорошо работающие у одной компании, не будут работать в другой.
 
 

Что такое коммерческая тайна?

Информация, составляющая коммерческую тайну, включает в себя:

• финансовые сведения — сколько стоят активы, какой размер уставного капитала, сколько денег на счетах и в кассе;
• платежные сведения — например, сколько стоят доработки в часах и рублях;
• авторские сведения — в трудовом договоре часто прописывается, что изобретения, созданные работником, являются интеллектуальной собственностью компании. В нашем случае это различные программные решения;
• производственные сведения — какие трекеры используются, в каких IDE кодят разработчики, в какой среде аналитики ведут требования.

Что такое профессиональная тайна?

Сюда относятся сведения, доступные кадровикам, HR-ам и штатным рекрутерам. Внутренние базы соискателей, личные дела работников. Поэтому NDA должен заключаться не только с исполнителями, но и с описанной выше категорией сотрудников.
 
 
 

Как составить NDA?

Некого единого образца NDA не существует, каждая компания разрабатывает свою форму. Структура соглашения может быть следующей:

1. вводная часть (в ней указывается наименование, дата и место составления документа, называются стороны соглашения и цель его создания);
2. пункт «Предмет соглашения» (содержит перечисление сведений, подпадающих под режим конфиденциальности);
3. пункт «Обязательства сторон»;
4. пункт «Прочие условия» (включает порядок действий сторон на случай наступления необычных ситуаций, например посягательств третьих лиц на получение доступа к охраняемой информации);
5. пункт «Ответственность» (определяет меру ответственности сторон за нарушение режима конфиденциальности);
6. в конце указываются адреса, реквизиты и подписи сторон.

Обязательно нужно прописать, когда NDA вступает в силу (обычно с момента подписания) и когда прекращает действия (привязывается к дате увольнения работника или, вообще, становится бессрочным).
 
 
 

Как оформить NDA с работником?

В NDA с работником обязательно включают следующие пункты:

Сведения о сторонах соглашения (их наименования, должности и Ф. И. О. сотрудника и представителя работодателя).

Перечень инфы, составляющей тайну. Сюда могут относиться:

• контактные данные и иные сведения о клиентах компании;
• стоимость разработок в часах и рублях;
• информация о дебиторской и кредиторской задолженности компании;
• методы сбора информации о конкурентах на рынке;
• организация бизнес-процессов;
• иные сведения на усмотрение руководителя.

Перечень сведений, относящихся к тайне должен утверждаться приказом гендиректора. Всех сотрудников, подписывающих NDA следует с ним ознакомить.

В приказ должны входить следующие сведения:

• Права и обязанности сторон. Работник имеет право использовать сведения, составляющие тайну в ходе исполнения своих служебных обязанностей. Указываем, что в обязанности работника входит прилагать все усилия, чтобы сохранить режим секретности сведений, составляющих коммерческую тайну. В NDA прописывается запрет на передачу полученных данных третьим лицам, если на то не будет распоряжения непосредственного руководителя. Сотрудник не вправе получать информацию, которая не нужна ему по работе. Например, программистам совершенно не нужно знать, сколько стоят в рублях производимые ими доработки.
• Ответственность сторон соглашения. Пишем, что за нарушение коммерческой тайны работник несет ответственность не только в рамках трудового и гражданского права, но и уголовную или административную ответственность.
• Срок действия. Соглашение распространяет свое действие на весь период работы сотрудника на соответствующей должности, а обычно и в течение некоторого времени после его увольнения. В соглашении может быть предусмотрено, что оно действует, например, еще два года после увольнения работника. Мне приходилось подписывать и бессрочное соглашение, это также законно.
• Раздел «Прочие условия» включает в себя те правила, которые не уместились ни в один предыдущий пункт. Пишем сведения о количестве экземпляров соглашения, о способе его изменения и другие условия.
• Подписи и реквизиты сторон.

Семь советов о составлении NDA.

NDA можно оформит отдельным документом, а можно включить в трудовой договор (так поступают, если объём NDA незначительный). Так или иначе при утверждении ограничивающих условий нужно руководствоваться следующими правилами:

1. В тексте не должно быть мест с двояким толкованием или размытых формулировок, кроме того, текст должен быть написан в соответствии с принятыми юридическими практиками, поэтому обязательно согласуйте NDA с юристом.
2. Все пункты NDA должны быть законными.
3. Не увлекайтесь, ограничивая доступ к сведениям, которые не имеют никакого отношения к возможным убыткам, а только будут мешать в работе.
4. Четко определитесь с предметом соглашения, установите сферу сведений, подлежащих охране.
5. Установите причинно-следственную связь между ограничениями и областью защиты компании.
6. Создайте структуру своего соглашения, чтобы легко было выделить отдельные пункты, внесите условие, согласно которому договор будет считаться нарушенным при несоблюдении хотя бы одного положения.
7. Удостоверьтесь в том, что работникам понятна суть соглашения. По-хорошему, с работниками нужно провести разъяснительную беседу, в которой рассказать, что они подписывают и зачем.

Типовые ошибки при заключении NDA.

Ошибка 1. Предмет коммерческой тайны не раскрыт подробно.

Зачастую в NDA не прописывают, что конкретно является коммерческой тайной.

Издаётся локальный акт, в котором приводятся положения п. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — закон № 98-ФЗ): «Научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны».

Это не работает, потому что здесь фактически не определены сведения, составляющую коммерческую тайну. При таком подходе к делу любой менеджер сможет разгласить секретные сведения и вы не сможете его привлечь. Если вы не конкретизируете предмет соглашения о конфиденциальности, уволить сотрудника за разглашение сведений вы также не сможете.

Ошибка 2. Сведения, отнесенные к разряду коммерческой тайны, не являются таковыми по закону

Некоторые директора увлекаются в засекречивании информации и запрещают разглашать сведения, которые обязаны раскрывать по закону. Сюда относятся финансовая отчётность, данные о численности штата, о совершённых правонарушениях, сведения о системе оплаты труда, наличии вакансий, задолженности по налогам. Эти данные коммерческой тайной не являются и если вы запретите их разглашать в NDA, такое NDA будет признано незаконным.

И ещё один момент. Официальный сайт. Часть информации о себе организация сообщает на своем веб-ресурсе. При этом вводить посетителей в заблуждение категорически запрещено. Это значит, что вы не можете написать, что у вас трудится более 50 специалистов, когда в штате всего 20 человек. Вы не можете заявить, что в числе ваших клиентов есть «Сбербанк» или «Газпром», если на самом деле вы не состоите с ними в партнерских отношениях. Если обман вскроется, то деловая репутация компании заметно пострадает, а ваши конкуренты получат серьезное преимущество. Сообщайте о себе только правдивую информацию.

Ошибка 3. В документах не установлен режим охраны коммерческой тайны

Ещё одна частая ошибка. NDA подписан обоими сторонами, перечень секретной информации в нём указан, но на самих документах не проставлен гриф «Коммерческая тайна».
 
 
 

Последствия нарушения NDA.

Есть несколько видов ответственности за нарушение NDA. Худший вариант развития событий предусмотрен нормами УК РФ,

Ответственность определяется тяжестью вины. Если разглашение тайны произошло не намеренно, а по неосторожности, то работник будет наказан дисциплинарным взысканием по ТК.

Если же NDA был нарушен намеренно, а работник имел корыстные мотивы, то ответственность будет зависеть от наступивших последствий. Если был раскрыт секрет производства, руководствоваться нужно статьей 1472 Гражданского кодекса РФ, согласно которой виновная сторона возмещает все возникшие убытки.

Если коммерчески значимая информация целенаправленно собирается для дальнейшего разглашения, такие действия подпадают под ст. 183 Уголовного кодекса РФ, по которой работник может быть приговорен к 7 годам тюрьмы.

В менее опасных случаях нарушитель может быть наказан по статье 13.14 Кодекса об административных правонарушениях РФ, предусматривающей штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для физических лиц, а для должностных — от 4 000 до 5 000 руб.

В ряде случаев охраняемые сведения распространяются с целью получения конкурентного преимущества. В такой ситуации нарушение подпадает под статью 14.33 Кодекса об административных правонарушениях РФ (недобросовестная конкуренция) или статью 178 Уголовного кодекса РФ (ограничение конкуренции).

Вообще, эксель — одна из лучших программ на свете. Но в ней есть одно неотключаемое гадство. Если эксель считает, что число похоже на дату, оно его в эту дату преобразовывает. Если при вводе с этим можно бороться, вводя впереди числа апостроф, то при импорте из csv ничего не получается, часть чисел превращается в даты.

Чуть ли не единственный способ бороться с этим — переименовать csv в txt и импортировать как текст. В этом случае будет возможность пометить столбец с числами как текст. Его потом можно будет очень легко преобразовать в численный столбец и ничего в даты не превратится.

Так получилось, что мне пришлось выступить в роли практически полноценного рекрутера, нанимал андроид-разработчика. Хотел бы поделиться несколькими советами для соискателей, использующих хедхантер как основной источник работы. Ниже привожу советы по мере убывания значимости.
 
 

Скорость

Чем быстрее вы откликнетесь на вакансию, тем лучше. Работодатель может иметь некий фиксированный интервал времени, в течение которого собирает отклики. В моём случае это были два дня. В целом, не тупите. Откладывать вакансию в отобранные, чтобы откликнуться при случае, практически бесполезно, ваш отклик не увидят.

К сожалению, скорость отклика не гарантирует попадание в верхнюю часть списка соискателей в панели рекрутера — там по-молчанию стоит умная сортировка, загадочный алгоритм помещает наверх наиболее подходящих претендентов.
 
 

Сопроводительное письмо

Будучи соискателем я не очень любил писать сопроводительные письма, оставлял их только в том случае, если работодатель прямо просил об этом в вакансии.

На самом деле, отклики с сопроводительными письмами выгодно выделяются в панели рекрутера и их читают в первую очередь. Даже банальное «Прошу рассмотреть мою кандидатуру» лучше, чем ничего. Но лучше составьте нормальное письмо, в двух словах расскажите о ключевом опыте и чем заинтересовала вакансия.
 
 

Скайп

Можно сколько угодно говорить, что скайп умирает и есть более совершенные способы коммуникации, но он до сих пор остаётся стандартом де-факто в корпоративном мире. Собеседование в 99 % процентах случаев будет проходить именно по скайпу. Да, Телеграм удобнее, звук там чище, глюков меньше, но созвониться на троих-четверых, как это бывает нужно для собеседования, до сих пор нельзя.

Указывайте скайп-логин в способах связи. Сэкономите время рекрутеру и себе.
 
 

Пунктуальность

В России считается допустимым опоздать на собеседование на десять минут. Если планируете опоздать на большее время, напишите рекрутеру просьбу о переносе. Если не напишете, потеряете это возможное место работы. Я работаю удалённо и собеседую удалёнщиков, но если собеседование очное, правила те же. Планируйте время на пробки, приезжайте за десять-пятнадцать минут до старта.
 
 

Фотография

Резюме с фоткой выглядит презентабельней резюме без фотки. Плюс, приятно иметь некий визуальный образ того, с кем предстоит общаться. Естественно, фотка не должна вызывать отторжения — селфи с пивом и шашлыками туда лучше не ставить. Подойдёт нейтральный портрет. Был соискатель с рисованным портретом. Такое тоже приемлемо. Те же правила относятся к аватарке в скайпе. Пусть она будет, но приличная.
 
 

Портфолио

Хедхантер позволяет загрузить сертификаты, портфолио и заполнить раздел «Обо мне». Если вы разработчик-фрилансер и у вас в опыте два-три пункта, среди которых самый длительный «Самозанятость/фриланс», в раздел «Обо мне» разместите ссылки на свои приложения. Если предпочитаете работать в штате, давайте ссылки на приложения в разделе опыта, для каждой компании отдельно. Когда будете это делать, вспомните, подписывали ли NDA. Если подписывали, увы, эту рекомендацию выполнить не выйдет, бывший работодатель непременно увидит и заклюёт.

Ссылка на гитхаб/битбакет также желательна, но скорее всего, на собеседовании тимлид отдельно попросит выслать обезличенный кусок кода с бизнес-логикой.
 
 

Заголовок

Если вы универсальный солдат, не пишите через слеш в заголовке резюме все свои специализации. Лучше сделайте под каждую специализацию отдельное резюме и откликайтесь на вакансии по профилю, благо оно клонируется в один клик.

Продуктивные совещания ускоряют работу и вносят в неё ясность. Непродуктивные запутывают участников и вызывают чувство горечи о потерянном времени. Превратить вторые в первые можно, если избежать группы стандартных ошибок, о которых я расскажу в этой статье.
 
 
 
Для начала, расскажу, зачем, вообще, нужны совещания.

Контроль статуса работ над проектом.
Ответственные сотрудники могут отчитаться о том, в каком состоянии находятся работы на их участках. Заинтересованные лица могут задать им контрольные вопросы.

Облегчение уведомлений
Предположим, нам нужно уведомить всю проектную группу о важном известии. Если сделать это в корпоративном чате или переписке, есть вероятность, что информация до кого-то не дойдёт или дойдёт в искажённом виде. На совещании все всё поймут правильно, в крайнем случае — зададут вопросы. К сожалению, в варианте удалённой работы эта цель недостижима, придётся пользоваться электронными средствами коммуникации.

Облегчение согласований
Предположим, по какому-то вопросу нужно принять коллективное решение. Переписка в этом случае может затянуться, на совещании устроить мозговой штрум и прийти к устраивающему всех варианту можно быстрее и проще.

Надёжная фиксация поручений
Поручения, выданные в ходе совещания, заносятся в протокол (об этом ниже) при свидетелях. Саботировать такое поручение будет намного сложнее, чем если бы оно было выдано в устной форме или даже в трекере задач (исполнитель может сказать, что ему не упало уведомление).

Мотивация команды
В целом, грамотно организованные периодические совещания мотивируют и сплачивают команду.
 
 
 
Теперь о типичных ошибках.

Не отслеживается статус по решениям предыдущих совещаний
Актуально для периодических встреч. На прошлом совещании о чём-то договорились, зафиксировали и успешно забыли. Чтобы избежать данной ошибки, новое совещание следует начинать с обсуждения решений, принятых на предыдущем в формате кратких докладов исполнителей.

Результаты не протоколируются
Если не писать митинг-репорт, принятые решения обязательно забудутся и потеряются. Перед началом встречи следует назначить человека, ответственного за ведение протокола и рассылку этого протокола всем участникам.

Длительное совещание проводится под конец рабочего дня
Особенно критично для мозговых штурмов. Сотрудники устали, хотят домой, кому-то нужно успеть на автобус. Интеллектуальная активность будет гарантированно низкой, возникнет ненужная нервозность. Следует с уважением относиться к личному времени сотрудников и проводить мозговые штурмы с утра, либо в середине рабочего дня.

В длительном совещании не предусмотрены перерывы
Да, конечно, всем хочется поскорее принять решение и разойтись, но людям трудно сохранять концентрацию дольше часа. Будьте милосердны, разрешите пятнадцатиминутные перерывы в конце каждого часа обсуждения, дайте возможность людям попить воды, размяться, кому нужно — покурить.

Все роются в гаджетах
Если совещание не предусматривает использование гаджетов (например, раздатка дана в электронном виде), это нужно пресечь и запретить, иначе люди будут отвечать на сообщения и письма, отвлекаться от беседы, продуктивность совещания снизится.

Затягивание совещания
Критично для совещаний с большим количеством участников. Все хотят высказаться, никто не следит за временем. Или большой начальник любит произносить длинные речи и его никто не решается прервать. Решается назначением модератора (обычно его функции выполняет руководитель, собравший совещание), следящего за временем и прерывающего участников.

С другой стороны, в моей практике часто бывают созвоны, длящиеся по два с половиной-три часа. Чаще всего, это промежуточные приёмки больших кусков системы, технический директор показывает функциональность, заинтересованные лица задают вопросы, фиксируются замечания. Это, пожалуй, исключение, тут сократить время никак не выйдет.

Опоздуны
Назначено определённое время начала и окончания совещания, участники задерживаются, на обсуждение обстановки остаётся всё меньше времени, пришедшие вовремя демотивированы. Нужно доносить, что совещание начинается в строго определённое время, опоздавших не ждём. Если есть критичные люди, нужно предварительно выяснить, когда у них окна в графике и назначить совещание на это время. Также хорошо помогает минимизация количества участников. Об этом следующий пункт.

Много лишних людей
Нельзя забывать, что каждый час рабочего времени каждого человека стоит компании денег. И итоговая стоимость рассчитывается как произведение количества участников на количество часов и на стоимость часа. Просто не нужно звать людей, которых тема совещания не затрагивает и компетенции которых на нём не нужны.

Отсутствует председатель
На совещании должен в явном виде присутствовать руководитель. Оглашать пункты повестки, следить за временем, распоряжаться фиксированием решений, подводить итог.

Отсутствует повестка
Замечал эту ошибку во многих компаниях. Приходит приглашение на собрание с неинформативной темой и без повестки. Руководитель тратит время на вводные, ключевые участники тратят время совещания на подготовку ответов на вопросы. Повестка должна быть и с ней должны ознакомиться все участники до совещания.

Совещание не нужно
Перед тем, как собирать встречу, руководителю следует спросить себя, нельзя ли решить проблему более дешёвым способом — пообщаться один на один, задать вопрос в переписке или чате.

В заказных или продуктово-заказных компаниях есть процесс внешней приёмки. То есть, мы задизайнили, заверстали, закодили, протестили и выложили на внешний тестовый стенд, а заказчик проверяет.

В серьёзных компаниях для учёта ошибок этой приёмки используется таск трекер. Бейскамп, джира, редмайн, тысячи их. Но я столкнулся с ситуацией, когда со стороны заказчика один суровый программист и один менеджер, которые считают заведение себе трекера излишним.

Можно кидаться багами в чате. Но в этом случае очень трудно отслеживать их закрытие. Иными словами, в данный момент времени неясно, какие баги в каком состоянии находятся.

Мы сделали на коленке решение в виде доступной обеим сторонам гуглотаблицы следующего вида:

Забрать себе эту таблицу вы можете по ссылке.

Вопросы вызывает колонка «Статус». Как сделать выпадающий список значений?
Выбираем столбец, жмём «Данные → Проверка данных»

В поле «Диапазон ячеек» меняем D1 на D3, чтобы проверка не затрагивала шапку таблицы. В поле Правила выбираем из списка значение «Значение из списка» (лол) и вписываем все состояния тасков через запятую без пробелов. Мне кажется, что этот список должен быть таким: «Открыта,В работе,Готова,Закрыта,Возвращена,Заморожена».

Я сделал гифку:

Собственно, всё. Остаётся своевременно заносить в эту таблицу баги и таски, ставить им корректные состояния. Единственный недостаток такого псевдотрекера в том, что он не умеет слать на почту уведомления (если вы знаете, как это реализовать, напишите в комментарии).

Уже много лет я играю в Castle Clash, он же Битва замков. В целом, эта игра сделана по всем канонам геймдизайна, стабильно развивается, удерживает сотни игроков и приносит создателям сотни нефти. Однако есть в этой игре настоящий пример того, как не надо делать. Это служба поддержки.

В игре есть возможность раз в сутки вызвать босса гильдии, набить ему морду и получить за это внутриигровые ресурсы. Для удобства реализовано выставление времени суток, в которое босс автоматически вызывается. В общем, стал он вызываться через раз. Я, как старый игрок, а по совместительству гильдмастер, решил написать об этом в саппорт.

Начнём с того, что саппорта в игре я не нашёл и стал гуглить. Нагуглил емейл. Написал на этот емейл письмо с жалобой. Получил следующий ответ:

Вы поняли? Не: «Извините, уже чиним», а обратитесь другим способом. Ну ладно, мы не гордые, напишем обращение ещё раз.

С первого раза у меня ничего не вышло, окошко, вызываемое описанной в письме последовательностью действий, содержало ошибку.

Со второго раза формочка таки прогрузилась, но, честное слово, лучше бы там оставалась ошибка:

Начнём с дублирующегося поля категории. Наверное, в других разделах есть категория и подкатегории, но в разделе «Ошибки в игре» единственная подкатегория «Ошибки в игре». Ничего не мешает убрать лишнюю подкатегорию и сократить форму на одно поле.

Второе. Я обращаюсь к помощи из игры, предварительно авторизовавшись игровым аккаунтом. Реализовать автоматическое получение IGG ID (кстати, не каждый казуал поймёт, где его искать) — одна строчка кода. Нет, мы заставим пользователя закрыть форму, переписать ID на бумажку, снова открыть форму и ввести его ещё раз.

Но на этом сюрпризы формы не заканчиваются:

Видите звёздочку? Поле скриншота сделано обязательным. Но это совершенно нелогично, скриншот к ошибке, как раз, штука опциональная. Как я могу заскриншотить босса, не вызывающегося автоматически?

На этом я общение с техподдержкой данной игры прекратил.

Выводы (капитанство, но, как видите из статьи выше, не для всех они очевидны):

1. Неважно, по какому каналу к вам обратился пользователь. Если он указывает на проблему, её нужно решать.
2. Не надо прятать возможность создать запрос в техподдержку в дебри игрового интерфейса.
3. Не плодите поля.
4. Если есть возможность получить какие-либо сведения о пользователе автоматически, сделайте это.
5. Будьте осторожны с обязательностью полей.