Попса

популярный светский альманах

Тег: продуктивность

О совещаниях

Продуктивное совещание

Продуктивные совещания ускоряют работу и вносят в неё ясность. Непродуктивные запутывают участников и вызывают чувство горечи о потерянном времени. Превратить вторые в первые можно, если избежать группы стандартных ошибок, о которых я расскажу в этой статье.
 
 
 
Для начала, расскажу, зачем, вообще, нужны совещания.

Контроль статуса работ над проектом.
Ответственные сотрудники могут отчитаться о том, в каком состоянии находятся работы на их участках. Заинтересованные лица могут задать им контрольные вопросы.

Облегчение уведомлений
Предположим, нам нужно уведомить всю проектную группу о важном известии. Если сделать это в корпоративном чате или переписке, есть вероятность, что информация до кого-то не дойдёт или дойдёт в искажённом виде. На совещании все всё поймут правильно, в крайнем случае — зададут вопросы. К сожалению, в варианте удалённой работы эта цель недостижима, придётся пользоваться электронными средствами коммуникации.

Облегчение согласований
Предположим, по какому-то вопросу нужно принять коллективное решение. Переписка в этом случае может затянуться, на совещании устроить мозговой штрум и прийти к устраивающему всех варианту можно быстрее и проще.

Надёжная фиксация поручений
Поручения, выданные в ходе совещания, заносятся в протокол (об этом ниже) при свидетелях. Саботировать такое поручение будет намного сложнее, чем если бы оно было выдано в устной форме или даже в трекере задач (исполнитель может сказать, что ему не упало уведомление).

Мотивация команды
В целом, грамотно организованные периодические совещания мотивируют и сплачивают команду.
 
 
 
Теперь о типичных ошибках.

Не отслеживается статус по решениям предыдущих совещаний
Актуально для периодических встреч. На прошлом совещании о чём-то договорились, зафиксировали и успешно забыли. Чтобы избежать данной ошибки, новое совещание следует начинать с обсуждения решений, принятых на предыдущем в формате кратких докладов исполнителей.

Результаты не протоколируются
Если не писать митинг-репорт, принятые решения обязательно забудутся и потеряются. Перед началом встречи следует назначить человека, ответственного за ведение протокола и рассылку этого протокола всем участникам.

Длительное совещание проводится под конец рабочего дня
Особенно критично для мозговых штурмов. Сотрудники устали, хотят домой, кому-то нужно успеть на автобус. Интеллектуальная активность будет гарантированно низкой, возникнет ненужная нервозность. Следует с уважением относиться к личному времени сотрудников и проводить мозговые штурмы с утра, либо в середине рабочего дня.

В длительном совещании не предусмотрены перерывы
Да, конечно, всем хочется поскорее принять решение и разойтись, но людям трудно сохранять концентрацию дольше часа. Будьте милосердны, разрешите пятнадцатиминутные перерывы в конце каждого часа обсуждения, дайте возможность людям попить воды, размяться, кому нужно — покурить.

Все роются в гаджетах
Если совещание не предусматривает использование гаджетов (например, раздатка дана в электронном виде), это нужно пресечь и запретить, иначе люди будут отвечать на сообщения и письма, отвлекаться от беседы, продуктивность совещания снизится.

Затягивание совещания
Критично для совещаний с большим количеством участников. Все хотят высказаться, никто не следит за временем. Или большой начальник любит произносить длинные речи и его никто не решается прервать. Решается назначением модератора (обычно его функции выполняет руководитель, собравший совещание), следящего за временем и прерывающего участников.

С другой стороны, в моей практике часто бывают созвоны, длящиеся по два с половиной-три часа. Чаще всего, это промежуточные приёмки больших кусков системы, технический директор показывает функциональность, заинтересованные лица задают вопросы, фиксируются замечания. Это, пожалуй, исключение, тут сократить время никак не выйдет.

Опоздуны
Назначено определённое время начала и окончания совещания, участники задерживаются, на обсуждение обстановки остаётся всё меньше времени, пришедшие вовремя демотивированы. Нужно доносить, что совещание начинается в строго определённое время, опоздавших не ждём. Если есть критичные люди, нужно предварительно выяснить, когда у них окна в графике и назначить совещание на это время. Также хорошо помогает минимизация количества участников. Об этом следующий пункт.

Много лишних людей
Нельзя забывать, что каждый час рабочего времени каждого человека стоит компании денег. И итоговая стоимость рассчитывается как произведение количества участников на количество часов и на стоимость часа. Просто не нужно звать людей, которых тема совещания не затрагивает и компетенции которых на нём не нужны.

Отсутствует председатель
На совещании должен в явном виде присутствовать руководитель. Оглашать пункты повестки, следить за временем, распоряжаться фиксированием решений, подводить итог.

Отсутствует повестка
Замечал эту ошибку во многих компаниях. Приходит приглашение на собрание с неинформативной темой и без повестки. Руководитель тратит время на вводные, ключевые участники тратят время совещания на подготовку ответов на вопросы. Повестка должна быть и с ней должны ознакомиться все участники до совещания.

Совещание не нужно
Перед тем, как собирать встречу, руководителю следует спросить себя, нельзя ли решить проблему более дешёвым способом — пообщаться один на один, задать вопрос в переписке или чате.

Метод искусственных ограничений

Цепи освобождают

Всегда можно повысить продуктивность при помощи искусственных ограничений. Вот несколько кейсов.

Избавляемся от ненужных вещей.

Если дома накапливается ненужный, занимающий место хлам, заведите небольшую коробку и ограничьте количество хлама этой коробкой, остальное — выбросьте или подарите. В будущем в коробку можно будет класть вещи только вместо уже лежащих в пропорции 1:2. Хотите положить новую какашку — должны избавиться от двух старых.

Испытано — выкинутый хлам НИКОГДА не пригождается. Я переехал в новую квартиру из старой, десятилетиями заполняемой разнообразными вещами и взял с собой лишь те вещи, которые реально использую и их крайне мало.
 
 
============================

Закладки в браузере.

Для хранения закладок используйте ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО панель Chrome. Туда влезает 10-12 сайтов. Хотите поставить новую, сверх лимита — придётся удалить одну старую. Если ссылка реально может пригодиться в будущем, кидайте в соответствующий блокнот эвернота, но в браузере не держите.

Испытано — 16 кнопок спид диала хватает вообще на всё, причём три-четыре пустуют. После перехода на мак, стал пользоваться панелью Safari и её же спид диалом. Ограничения работают.
 
 
Моя панель выглядит так:
Панель закладок Safari
 
Двух-трёх букв достаточно для идентификации сервиса.

  • FD — RSS-ридер Feedly.
  • BB — интернет-банк.
  • GK — Google Calendar.
  • EN — веб версия Evernote.
  • GD — GoogleDoc
  • GM — GoogleMaps
  • TJ — Tjournal, весьма интересный ресурс.
  • PB — Пикабу, убийца времени.
  • Mtr — Метрополь, ещё один убийца времени.
  • TG — Веб версия Телеграма.
  • ВК — Вконтакте.
  • GA — GoogleAnalytics
  • ПОПСА — этот самый блог.
  • GTr — гугловый переводчик.

 
 
============================

Лишний софт.

Продумайте, какие программы используете на компьютере и минимизируйте их количество. В идеале нужно оставить браузер, дропбокс, эвернот и скайп. Для всего остального используйте веб сервисы. Знаю, тяжело, зато такой подход обеспечивает мобильность.

Испытано — я больше не боюсь кражи/выхода из строя ни ноутбуков, ни ПК и готов развернуть рабочее окружение за пятнадцать минут. Позже запилю пост об используемом ПО на работе и дома.
 
 
============================

Безбумажность.

Если у вас скапливается много бумаги, заведите папочку и ограничьте её объём 30 листами. Всё остальное мужественно сканируем, конвертируем, проставляем теги и с огромным наслаждением пропускаем бумажные версии через шрёдер. Папочка работает так же, как и коробка для хлама: хотите положить листик — должны выкинуть два имеющихся.

Не пробовал — у меня мало бумаги.

О потоках

Я ушёл в поток.

Люди, ставшие менеджерами, сталкиваются с проблемой — если возникает ситуация, когда нужно лично сделать что-нибудь «руками» (написать требования, сделать презентацию), это оказывается практически невозможным — постоянно отвлекают.

К сожалению, единственное решение в данном случае — «красный флажок» и уход в автономное плаванье на несколько часов, иначе поток не создашь. Секрет в том, что не нужно стесняться использовать эту возможность.

У разных организаций разная специфика, однако опыт показывает, что есть лишь одна причина срочно отрывать менеджера — неожиданно всплывший у клиента грозный дефект ПО, который мешает ему работать. Всё остальное может потерпеть несколько часов.

По теме. Интересный пост Людвига Быстроновского о том, как всё успевать.